Office Manager | 28 - 32 uur Utrecht • Pienk | Office Professionals

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Ben jij een organisatietalent dat energie krijgt van structuur, overzicht en mensen ondersteunen? Vind jij het leuk om te zorgen dat alles binnen een kantoor soepel verloopt én om met veel verschillende mensen te schakelen? Dan is deze functie jou op het lijf geschreven.

Wij zoeken een proactieve, parttime Office Manager voor een organisatie die financieel advies geeft aan instellingen. Vanuit het kantoor in Utrecht West werkt een betrokken team van 13 collega’s dagelijks aan strategisch advies, praktische ondersteuning en innovatieve oplossingen om onderwijsorganisaties financieel gezond en efficiënt te laten opereren.

Als Office Manager ben jij de spin in het web van deze organisatie. Jij zorgt ervoor dat alles op kantoor goed georganiseerd is en dat collega’s, klanten en leveranciers altijd kunnen rekenen op jouw overzicht en betrokkenheid. Je ondersteunt zowel het managementteam als de adviseurs op organisatorisch, administratief en facilitair gebied. Geen dag is hetzelfde, de ene keer plan je een teamoverleg of evenement, de andere keer help je met de financiële administratie of optimaliseer je een intern proces.

Je bent iemand die vooruitdenkt, signalen oppikt en zaken soepel laat verlopen. Kortom: jij zorgt dat de organisatie draait.

Je krijgt een breed en afwisselend takenpakket, waaronder:

• Ondersteunen van de bedrijfsvoering en meedenken over verbeteringen in interne processen;
• Beheren van de dagelijkse kantoororganisatie en facilitaire zaken;
• Agendabeheer en ondersteuning van het managementteam;
• Administratieve en secretariële werkzaamheden, zoals:
  • Beheren van e-mailboxen
  • Opstellen van correspondentie en documenten
  • Samenvatten van interne vergaderingen
  • Bijdragen aan rapportages en overzichten
• Organiseren van interne en externe meetings, evenementen en trainingen;
• Beheren van contracten en relaties met leveranciers en externe partijen;
• Ondersteunen van de financiële administratie (urenverwerking, debiteuren- en crediteurenbeheer);
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor medewerkers en klanten bij operationele vragen.

Je krijgt de kans om echt het kloppend hart van de organisatie te zijn. In deze parttime functie combineer je organisatiekracht, mensenkennis en zelfstandigheid in één veelzijdige rol. Je werkt in een professionele maar informele sfeer, binnen een klein en hecht team dat waarde hecht aan samenwerking en open communicatie.

Kortom: Een ideale kans voor een ervaren Office Manager met oog voor detail, gevoel voor verhoudingen en een hands-on mentaliteit!

In deze rol draait alles om verantwoordelijkheid, overzicht en initiatief. Je bent iemand die snel schakelt, vooruitdenkt en met plezier de touwtjes in handen neemt. Dankzij jouw ervaring weet je precies wat er nodig is om een kantoor soepel te laten draaien en collega’s optimaal te ondersteunen.

Je neemt het volgende mee:

• Aantoonbare, recente ervaring in een ondersteunende of coördinerende functie als office manager | secretaresse (binnen een consultancy- of adviesomgeving is een pré)
• Hbo-werk- en denkniveau
• Een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk
• Goede kennis van Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint en Outlook)
• Beschikbaarheid parttime van 28 tot 32 uur per week (hybride werken is mogelijk)
• Bereidheid om één keer per maand op vrijdag aanwezig te zijn voor het maandelijkse overleg
• Woonachtig in de regio Utrecht

Daarnaast herken jij jezelf in deze eigenschappen:

• Je hebt sterke organisatorische en communicatieve vaardigheden
• Je bent proactief, flexibel en denkt graag een stap vooruit
• Je blijft kalm en overzichtelijk, ook onder druk
• Je hebt een hands-on mentaliteit – je pakt gewoon aan wat moet gebeuren
• En bovenal: je bent klantgericht, servicegericht en krijgt energie van het ondersteunen van anderen

Ben jij die echte regelaar die plezier haalt uit structuur, samenwerking en het ontzorgen van anderen? Dan ontmoeten we je graag, reageer vandaag nog!

Je krijgt de kans om te werken in een veelzijdige en zelfstandige parttime functie als Office Manager, waarin je een belangrijke rol speelt binnen een organisatie die écht impact heeft in het onderwijs. De functie is deels vanuit huis uit te voeren, waardoor werk en privé goed in balans blijven.

Daarnaast kun je rekenen op aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden:

• Een jaarcontract met de intentie om dit om te zetten naar een vast dienstverband;
• Een salaris tussen 3.600 en 4.500 euro bruto per maand op basis van 40 uur;
• Een winstuitkering van 6,8 procent;
• 30 vakantiedagen per jaar (op basis van 40 uur);
• Een laptop en telefoon om je werk optimaal te kunnen doen;
• Een goede pensioenregeling;
• Reiskostenvergoeding.

Een mooie combinatie van inhoudelijk interessant werk, zelfstandigheid en uitstekende voorwaarden.

Heb je interesse of wil je meer weten? Neem gerust contact op, we vertellen je graag meer over deze functie.