Specialist aanbesteding eHRM-systeem Utrecht • Masters in Public

Amersfoort is een stad met ruim 160.000 inwoners, waar historie en vernieuwing hand in hand gaan. Een groeiende stad, die zich in hoog tempo ontwikkelt. Een stad vol duurzame en sociale initiatieven, waarin iedereen mee kan doen. In 2024 kreeg Amersfoort internationale erkenning als European City of the Year. Zo’n 1.500 collega’s zorgen dat Amersfoort een geweldige stad blijft om in te wonen, werken en leven. Dat doen ze samen met de stad: met inwoners, ondernemers, vrijwilligers en partners. Collega’s waarderen de positieve, resultaatgerichte en collegiale werksfeer: “we doen het samen.”

De afdeling Organisatie en Talentontwikkeling zorgt voor een optimale inrichting en ondersteuning van de werkomgeving zodat deze medewerkers hun werk prettig en goed kunnen doen. Daar hoort een moderne informatievoorziening bij die zowel de afdeling O&T als de managers en medewerkers van organisatie maximaal ondersteunt. De kern van deze informatievoorziening bestaat uit een e-HRM-systeem voor het ondersteunen van de processen voor o.a. personeels- en salarisadministratie, ziekte & verzuim en werving & selectie. Het contract voor het huidige systeem Youforce loopt af en wordt opnieuw aanbesteed. De gemeente Amersfoort is daarom voornemens een Europese aanbesteding uit te voeren voor een e-HRM-systeem. Voor het adviseren over de aanbesteding zijn zij op zoek naar een inhoudelijk specialist aanbesteding e-HRM-systeem.

Opdrachtformulering

De opdracht bestaat uit het geven van gevraagd en ongevraagd advies over de aanbesteding en bijdragen aan de voorbereidende werkzaamheden. Een greep uit de onderwerpen waarvoor je gevraagd zult worden bij te dragen:

Scopebepaling en strategisch advies
Adviseren over de functionele en technische scope van de aanbesteding
Onderbouwen van keuzes met betrekking tot het (functioneel) beheer van de applicatie en realiseren van nieuwe ontwikkelingen. Centrale vraag hierbij is: wat doet de gemeente zelf en wat doet de leverancier?
Helpen bij het afbakenen van verantwoordelijkheden tussen leverancier en gemeente.
Marktverkenning
Bijdragen aan het opstellen van een gerichte vragenlijst voor de marktconsulatie.
Analyseren van marktinformatie en vertalen naar relevante inzichten voor de aanbesteding.
Vergelijken van de kosten van de systemen, zowel structureel (licentie en onderhoud) als incidenteel (implementatie).
Beoordelen van de betrouwbaarheid en expertise van de leveranciers.
Identificeren van trends, innovaties en best practices binnen eHRM-oplossingen en vertalen naar relevante inzichten voor de aanbesteding.
Aanbestedingsstrategie en -documentatie
Meedenken over de meest passende aanbestedingsvorm (bijv. openbare procedure, concurrentiegerichte dialoog).
Adviseren over gunningscriteria en beoordelingsmethodiek.
Adviseren over de vorm en inhoud van het prijzenblad.
Ondersteunen bij het opstellen van overige aanbestedingsdocumenten.
Programma van eisen
Adviseren over impact van functionele en technische eisen en wensen.
Beoordelen van haalbaarheid van eisen vanuit leveranciersperspectief.
Duiden van impact van eisen op implementatie, kosten en doorlooptijd.
Ondersteunen bij het classificeren van vereisten in eisen en wensen.
Risicoanalyse en -mitigatie
Signaleren van risico’s in eisen, scope en strategie.
Voorstellen doen voor mitigerende maatregelen, incl. verwerking in aanbestedingsdocumenten.
Algemeen advies en kennisdeling
Geven van gevraagd en ongevraagd advies gedurende het traject.
Delen van kennis en ervaring met eerdere eHRM-aanbestedingen.
Fungeren als sparringpartner voor opdrachtgever, projectmanager en het aanbestedingsteam.

Als ervaren consultant zet je jouw inhoudelijke expertise in om de opdrachtgever te adviseren en houd je in de gaten of de belangen van alle stakeholders zijn meegenomen. Je adviseert zowel zelfstandig als in multidisciplinair verband aan de opdrachtgever. Jouw opdrachtgever is de afdelingsmanager O&T van de gemeente Amersfoort en je werkt vanuit de afdeling Informatievoorziening (Team Business en Informatiemanagement). Je werkt nadrukkelijk samen met de adviseurs en medewerkers van de afdeling O&T, IV en stakeholders in de organisatie.