Senior Project Ondersteuner 40u/w Den Haag • DC Professionals

In deze rol werk je drie dagen per week als managementassistent en twee dagen per week als projectsecretaris. Je helpt bij belangrijke beslissingen en zorgt dat alles soepel verloopt. Je werkt met verschillende mensen samen en houdt van een omgeving. Belangrijk is dat je goed kunt plannen, verslagen maken en zorgen dat acties worden opgevolgd. Ook gebruik je speciale tools om te helpen bij je werk. Sta je te popelen om meer te leren? Lees verder.

Standplaats: 'S-GRAVENHAGE
Duur: 03-11-2025 - 31-05-2026
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 17-10-2025
Opdrachtomschrijving

De Senior Project Ondersteuner biedt zowel management- als directieondersteuning binnen de directie Informatie & Technologie (I&T) van de KB.
Het is een gemixte opdracht:

3 dagen per week ondersteun je als managementassistent de afdelingshoofden Informatievoorziening.
2 dagen per week werk je mee met de directieleden in het zogeheten netwerk office en vervul je een projectsecretarisrol bij besluitvormingstrajecten en netwerksamenwerkingen.

We zoeken iemand die snel kan schakelen, zelfstartend is en overzicht weet te creëren in een dynamische omgeving waar meerdere belangen samenkomen.

Je bent de verbindende schakel tussen de afdelingshoofden, het directielid en de bredere organisatie.
Je ondersteunt zowel op operationeel niveau (planning, verslaglegging, documentatie, acties) als op strategisch niveau (voorbereiden van besluitvorming, bijdragen aan overleggen in het netwerk en het bewaken van opvolging).

Belangrijkste taken en verantwoordelijkheden
Managementondersteuning: agendabeheer, coördineren van afspraken, voorbereiden van vergaderingen en opvolging van actiepunten.
Projectsecretariaat: opstellen van besluitenlijsten, voortgangsrapportages en notulen; voorbereiden van stukken voor besluitvorming op directieniveau.
Netwerkondersteuning: deelnemen aan overleggen binnen het netwerk van de directieleden en bijdragen aan het goed vastleggen en opvolgen van besluiten.
Structuur en efficiëntie aanbrengen in de administratieve processen van zowel de afdelingen als de directie.
Gebruik van Synscloud (overheidstool) en andere standaard Office-tools voor verslaglegging, planningen en documentbeheer.
Procesbewaking: signaleren van knelpunten en zorgen dat deadlines, acties en besluiten tijdig worden opgevolgd.
Slim werken: gebruikmaken van tools of methodes om efficiënter te plannen, rapporteren en communiceren

Resultaatverwachting
Goed georganiseerde en actuele project- en besluitvormingsadministratie.
Correcte, tijdige en bruikbare notulen, rapportages en besluitenlijsten.
Efficiënte en overzichtelijke samenwerking tussen management en directie.
Proactieve ondersteuning bij besluitvorming binnen het netwerk van I&T.

Eisen
Minimaal 2 à 3 jaar ervaring in een vergelijkbare functie als managementassistent, directiesecretaris of projectsecretaris.
Gewend om te werken op directieniveau of binnen grote publieke organisaties.
Sterke organisatorische en administratieve vaardigheden.
Ervaring met verslaglegging, besluitvormingsprocessen en projectadministratie.
Bedreven met Office 365 (Outlook, Teams, SharePoint, Word, Excel).
Nauwkeurig, proactief, communicatief vaardig en in staat om meerdere taken te coördineren.
Weet mensen op een prettige manier aan te jagen en afspraken te bewaken. Solliciteer nu!