HR & Payroll Specialist Den Bosch • Oogwereld Groep

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Doel van de functie:

Zorgdragen voor een foutloze en tijdige verwerking van de maandelijkse salarisadministratie voor alle personeelsleden in samenwerking met onze externe salarisverwerker Crowe en bijdragen aan de verbetering en professionalisering van de HR- en payrollprocessen.

Plaats in de organisatie:

Aanspreekpunt voor de gehele organisatie betreft salarisadministratie. Rapporteert aan de HR Business Partner & Team Lead en is onderdeel van het HR backoffice team.

Taken en verantwoordelijkheden:

• Mutaties salarisadministratie
  • Dagelijks zorgdragen dat salaris­mutaties welke via Daywize en de mailbox binnenkomen tijdig en correct worden verwerkt (denk aan in-, door- en uitstroommutaties). Correct registreren van de mutatie in de mutatielijsten en controleren van de mutaties in NMBS. Tevens controleren van mutaties welke doorgevoerd moeten worden in Kantoor of de juiste informatie is verwerkt zodat beide systemen synchroon lopen.
  • Bij mutaties het controleren van wet- en regelgeving zoals het minimumloon, arbeidstijdenwet en naleving van het personeelshandboek.
  • Voor de 1e van de maand zijn alle op dat moment bekende salaris­mutaties voor de aankomende nieuwe maand weggewerkt.
• Salarisvragen
  • Het beantwoorden van complexe salarisvragen zowel telefonisch als per e-mail. Tevens het opstellen van werkgeversverklaringen, maken van proforma loonstroken en het maken van berekeningen voor het uitbetalen van voorschotten.
• Administratieve systemen
  • In verschillende situaties (zoals bijvoorbeeld bij uitdiensttreding) maandelijks controleren en mogelijk corrigeren van de (vakantie-)uren van medewerkers met diverse overeenkomsten (zoals min-max contracten of stagiaires) plus in de diverse systemen zorgen voor juiste administratie na eventueel overleg met leidinggevenden.
  • Diverse administratieve afhandelingen verzorgen en monitoren voor de secundaire arbeidsvoorwaardelijke regelingen en hierover contact houden met de externe partijen (zoals Lease a Bike en Bedrijfsfitness) en het verzorgen van aanvragen voor expatregelingen.
• Overzichten en rapportages
  • Het uitdraaien en aanleveren van diverse overzichten en rapportages, zoals het maandelijkse overzicht van leaseauto’s en leasefietsen en het overzicht van medewerkers met het minimumloon. Daarnaast regelmatig controleren van facturen voor de Teamlead of Finance.
• Jaar­kalender salarisadministratie
  • Zorgdragen dat alle acties voortvloeiend uit de jaar­kalender salarisadministratie maandelijks correct en tijdig worden afgerond.
• Standaardregisters
  • Het verklaren van de verschillen in de maandelijkse standaardregisters conform gemaakte afspraken.
• Loonstroken
  • Het maandelijks klaarzetten van alle loonstroken en het uitvoeren van een laatste controle hierop.
• Loon­aangiftes
  • Het klaarzetten van de maandelijkse loonaangiftes.
• Nieuw aangesloten winkels
  • De inrichting van de salarisadministratie en de controle hiervan.
• Projecten
  • Zelfstandig werken aan projecten op gebied van salarisadministratie zoals bijvoorbeeld de jaarlijkse fusiering, CO₂-registratieplicht en uniformering arbeidsduur per week.
• Verbeter­mogelijkheden
  • Het signaleren van verbetermogelijkheden binnen de salarisadministratie en het inrichten van deze processen.
• Wet en regelgeving
  • Veranderingen in wet- en regelgeving houd je scherp in de gaten en pas je correct toe.
• Jaarovergang
  • Zorgen voor een correcte jaarovergang en alle acties die hierbij komen kijken.
• Accountantscontrole
  • Verzorgen van het voorbereidende werk voor de jaarlijkse accountantscontrole.
• Afwezigheid collega’s backoffice team
  • Bij afwezigheid van de medewerkers van het Backoffice de werkzaamheden van hen overnemen zoals het beantwoorden van de algemene HR-telefoon, de HR-mailbox en de algemene backoffice taken in Daywize.

Eigenschappen en vaardigheden:

• Integriteit
  • Betrouwbaar, houdt zich aan gemaakte afspraken, is eerlijk, doet wat hij/zij zegt, is bereid om achter een standpunt te staan. Begrijpt dat bepaalde zaken niet direct gedeeld kunnen worden.
• Accuraat, aandacht voor details
  • Consistent en effectief kunnen omgaan met detailinformatie.
• Voortgangscontrole
  • De voortgang van processen, taken of activiteiten van medewerkers en de eigen werkzaamheden en verantwoordelijkheden bewaken.
• Stressbestendigheid
  • Effectief gedrag vertonen bij druk en stressvolle situaties.
• Gestructureerd werken / Plannen en organiseren
  • Analytisch vermogen
  • Zelfstandigheid
  • Inlevingsvermogen
  • Communicatief vaardig en servicegericht

Wat wij bieden:

• Een uitdagende en afwisselende functie binnen een groeiend en innovatief bedrijf.
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en doorgroeimogelijkheden.
• Een competitief salaris (3000-4000 afhankelijk van ervaring) en aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden.
• Een energiek en enthousiast team van professionals.