Programmamanager aanbesteding CAD-Informatiebeheersysteem Utrecht • OverheidZZP

In het kort: Je gaat het aanbestedingstraject voor een nieuw CAD-informatiebeheersysteem leiden, waarbij je verantwoordelijk bent voor stakeholdermanagement, kwaliteitsborging en de implementatie van het systeem in lijn met gemeentelijke strategieën.

Korte beschrijving speelveld
Utrecht heeft jou nodig! De gemeente Utrecht staat voor een belangrijke moderniseringsslag binnen het fysieke domein. Om beheer, gebruik en uitwisseling van CAD-tekeningen en aanverwante informatie toekomstbestendig te organiseren, starten we een aanbestedingstraject voor een nieuw CAD-informatiebeheersysteem. Dit systeem wordt een strategisch knooppunt in onze informatievoorziening, met koppelingen naar geografische informatiesystemen (GIS), assetmanagement, vastgoed en basisregistraties. Het sluit aan bij de koers richting objectgericht werken, Common Ground en de Federatieve Data Strategie (FDS).

Opdrachtomschrijving (de taken):
Wij zoeken een ervaren Programmamanager die dit traject van voorbereiding tot implementatie gaat leiden. Je bent verantwoordelijk voor het regisseren van de aanbesteding, het betrekken van stakeholders in de organisatie en het borgen van kwaliteit, adoptie en resultaat. Je begrijpt de strategische context van gemeentelijke informatievoorziening, waaronder Common Ground en de Federatieve Data Strategie, en kunt dit vertalen naar concrete keuzes en afspraken.
Taken en verantwoordelijkheden:
– Leiden van de voorbereidingsfase: programma van eisen aanscherpen, (strategische) randvoorwaarden borgen (architectuur, governance, open standaarden).
– Coördineren en aansturen van de aanbestedingsprocedure in samenwerking met de afdelingen Inkoop en Juridische Zaken.
– Stakeholdermanagement binnen het fysieke domein (Ontwikkelorganisatie Ruimte, Stadsbedrijven, Vergunningen Toezicht en Handhaving, Vastgoedorganisatie Utrecht) en richting onze interne partner Domstad IT.
– Vertalen van functionele en technische eisen naar contractuele afspraken met de leverancier.
– Voorbereiden en aansturen van de implementatiefase: inrichting beheerorganisatie, koppelingen met andere systemen, testen, adoptie en training.
– Borgen dat het nieuwe systeem aansluiting kan vinden bij Common Ground-principes en de Federatieve Data Strategie.
– Rapporteren aan opdrachtgever en stuurgroep over voortgang, risico’s en resultaten.
– Escaleren naar opdrachtgever indien doelen niet gehaald (kunnen) worden

Resultaat van de opdracht
1. Gereed Programma van Eisen en aanbestedingsdossier
– Compleet en afgestemd en door stakeholders geaccordeerd PvE waarin functionele, technische, organisatorische en juridische eisen zijn opgenomen.
– Integratie van principes van Common Ground en de Federatieve Data Strategie (FDS).
– Dossier aanbesteding gereed voor publicatie conform Aanbestedingswet.
1. Succesvol afgeronde aanbesteding
– Selectie van een leverancier/partnerschap dat voldoet aan de gestelde eisen en ambities.
– Duidelijke contractafspraken, inclusief SLA’s, beveiligings- en archiefeisen, exit-strategie en eigendomsrechten.
– Transparant en rechtmatig aanbestedingsproces, geborgd door samenwerking met de afdelingen Inkoop en Juridische Zaken.
1. Inrichting governance en beheerorganisatie
– Proceseigenaar, systeemeigenaar en functioneel beheer benoemd en operationeel.
– Rollen- en rechtenmatrix vastgesteld voor interne gebruikers en externe ketenpartners.
1. Technische en organisatorische implementatie
– Nieuw CAD-informatiebeheersysteem geïmplementeerd en verantwoord in productie genomen.
– De datamigratie is afgerond
1. Adoptie en veranderverankering
– Gebruikers getraind en begeleid in de overgang van mappenstructuren naar het nieuwe systeem.
– Communicatieplan uitgevoerd, inclusief interne en externe stakeholders.
– Organisatie werkt aantoonbaar volgens nieuwe processen en gebruikt het systeem conform afspraken.
1. Borging en continuïteit
– Archiefwet- en duurzaamheidsvereisten geborgd in beheer en opslag.
– Toetsing en evaluatie op afgesproken indicatoren en service level agreements
– Plan voor doorontwikkeling en aansluiting op toekomstige ambities (building informationmodels, Digital Twin, datagedreven werken).

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo’n inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina.

LET OP: Op basis van de wensen van onze opdrachtgever wordt bepaald of je eventueel wordt uitgenodigd voor een selectiegesprek. Het is dus noodzakelijk dat je ook op de wensen een sterke match hebt.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.

• Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.
• Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!
• Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.

Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.