Projectsecretaris - Cluster Maatschappelijke Ontwikkeling Rotterdam • OverheidZZP

In het kort: Je gaat als projectsecretaris de projectmanager ondersteunen door overzicht en structuur te bieden, contracten te beheren, voortgang te bewaken en projectdocumenten te produceren voor de gemeente Rotterdam.

Waar ben jij van?
Jij bent van het overzicht, structuur en beheersbaarheid. Als projectsecretaris heb jij een helikopterview en ben jij dé rechterhand van de projectmanager. Jij bent in staat continu het overzicht te bewaren, proactief te handelen en de voortgang te bewaken en rapporteren. Met jouw passie voor en ervaring met projectbeheersing draag jij bij aan het succes van projecten voor de gemeente Rotterdam.
Jouw functie
Als Projectsecretaris binnen Strategie & Ondersteuning (S&O) zorg jij voor overzicht, structuur en juridische borging. Je bent de rechterhand van de projectmanager en houdt de backoffice op orde. Jij verzamelt en beheert alle niet-financiële contracten binnen S&O, vraagt deze op, checkt de inhoud en beoordeelt de juridische afspraken en implicaties voor de organisatie. Je werkt daarbij nauw samen met het KIPP-team (kwaliteit) en de Privacy Officer om deze contracten te ordenen, prioriteren en vast te leggen in een beheersbaar systeem.
Daarnaast produceer je projectdocumenten (plannen, voortgangsrapportages, notities, planningen, besluitenlijsten), bewaak je de voortgang en adviseer je over risico’s en juridische aandachtspunten. Je coördineert besluitvorming, organiseert en bereidt overleggen voor en houdt het overzicht over alle betrokken partijen en informatiestromen.
Met jouw scherpe oog voor details en juridische aspecten, zorg je voor transparantie, grip en continuïteit in projecten en contractbeheer.
Jouw profiel
Als Projectsecretaris bij S&O ben je in de eerste plaats integer en resultaatgericht. Je werkt voor de gemeente Rotterdam, dus met jouw proactieve en ondernemende instelling zit het wel goed. Bovendien ben je flexibel en stressbestendig. Je hebt kennis van en ervaring met projectmatig werken. Je bent in staat de gezamelijke doelen te behalen en je eigen handelen aan te passen op de ethische normen van de gemeente. Je weet goed samen te werken met je collega’s en je bent klantgericht. Daarnaast weet je om te gaan met belangentegenstellingen en onverwachte situaties. Je kunt goed luisteren, neemt initiatief en komt waar mogelijk met de juiste oplossing. Je neemt het voortouw en bent niet bang om leiding te geven. Je bent in staat de voortgang en planning te bewaken en stemt de activiteiten tijdig af met anderen. Hierin kun jij de juiste prioriteiten stellen en kun jij planmatig en secuur werken. Waar nodig kom jij gevraagd en ongevraagd met advies. Tot slot ben je communicatief vaardig en politiek sensitief.
De afdeling
De afdeling Strategie en Ondersteuning (S&O) is verantwoordelijk voor de gehele bedrijfsvoering van de GGD RR. Naast het ondersteunen van het primaire proces hebben we een belangrijke rol bij het voorbereiden en opschaling ten tijde van crisis. Om onze paraatheid te maximaliseren streeft de afdeling S&O naar bedrijfsvoeringsmedewerkers die multi inzetbaar zijn en elkaar kunnen helpen en bijstaan daar waar de urgentie het hoogst is.
Onze organisatie
De GGD RR is een aparte entiteit binnen de gemeente Rotterdam, maar zit wel verweven binnen de structuur van het Cluster Maatschappelijke ondersteuning. Anders dan reguliere gemeentelijke onderdelen, vervult de GGD RR een regio functie op het gebied van de publieke gezondheid. Deze regio functie vraagt een stuk maatwerk op de bedrijfsvoering en precies dit maatwerk is waar de afdeling S&O voor aan de lat staat.

LET OP: Op basis van de wensen van onze opdrachtgever wordt bepaald of je eventueel wordt uitgenodigd voor een selectiegesprek. Het is dus noodzakelijk dat je ook op de wensen een sterke match hebt.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.

• Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.
• Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!
• Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.

Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.