Data – Directiesecretaris Amsterdam • Masters in Public

Als Directiesecretaris ben je verantwoordelijk voor het efficiënt en tijdig verloop van besluitvormingsprocessen namens de directie. Je fungeert als secretaris voor de directievergaderingen en het Management Team (MT), en neemt actief deel aan alle MT-vergaderingen. Je bent de drijvende kracht achter de besluitvorming en zorgt voor de organisatie en voorbereiding van de MT-vergaderingen, de vastlegging daarvan, het monitoren van besluiten en acties, en het signaleren van knelpunten en risico’s.

Als adviserend lid van het MT en als de rechterhand van de directeur Data, ben je de steun en toeverlaat van de directie. Je onderhoudt contact met medewerkers uit de hele directie en draagt bij aan de organisatieontwikkeling van de directie, van het meedenken over visie, missie en strategie tot een gestructureerde aanpak van concrete vraagstukken en projecten.

• MT Dataoverleg: agenda opstellen, stukken verzamelen, notuleren, termijnagenda beheren. Publiceren van de besluiten, zorgen dat daar een structuur voor is in MS Teams.
• Obeya-master: weekstarts MT Data voorzitten en vastleggen, chasen van acties.
• Organisatie van kwartaal-events voor Directie Data: zorgdragen dat de medewerkers verbonden zijn met de doelen, weten wat de status is en zich ook verbonden voelen met elkaar. Concreet betekent dit afstemming met het MT, medewerkers, teamcoach, secretariaat en communicatie.
• Je bent verantwoordelijk voor het inrichten van MS Teams kanalen voor de hele directie Data, aansluitend bij de communicatiebehoefte van alle teams, afdelingen, community (directie-overstijgend).
• Je bent verantwoordelijk voor de inrichting van het MT Data Teams-kanaal, waarbij je ervoor zorgt dat de stukken en agenda’s van het MT-overleg via Teams gedeeld kunnen worden en de notulen beschikbaar zijn in een publieke pagina of map.
• Je helpt mee in de werkgroep “fijne werkplek” (huisvesting).
• Je helpt mee met het vraagstuk hoe we de doelen beter in samenhang met de teams kunnen opstellen (tweewegverkeer), en draagt bij aan het vormgeven van het strategie- en doelenproces.
• Je helpt mee met de interne communicatie.

De gemeentelijke organisatie bestaat uit 5 clusters, een bestuurs- en concernstaf, 7 stadsdelen en 1 stadsgebied. De stadsdelen besturen samen met de gemeenteraad, burgemeester en wethouders de stad Amsterdam. De 5 clusters zijn: Ruimte en Economie, Sociaal, Stadbeheer, Bedrijfsvoering, Digitalisering, Innovatie en Informatie. Meer informatie over de gemeentelijke organisatie is te vinden op: .

Bewoners, ondernemers en bezoekers van de stad Amsterdam verwachten een optimaal functionerende stad die aansluit bij de digitale toekomst. Daarom digitaliseert het i-domein, het IT, Innovatie & Data onderdeel van gemeente Amsterdam, de dienstverlening aan de stad in rap tempo. Als jij voor gemeente Amsterdam als werkgever kiest kom je dus terecht in een digitaal zo optimaal mogelijk ingericht organisatieonderdeel, waarin de interne organisatie zo efficiënt mogelijk is ingericht.