Projectsecretaris Rotterdam • Bright Professionals

Als Projectsecretaris binnen Strategie & Ondersteuning bij een belangrijke regionale organisatie, werk je nauw samen met projectmanagers om structuur, overzicht en juridische borging te waarborgen. Je taken omvatten het beheren van niet-financiële contracten, het opstellen van documentatie, en het coördineren van besluitvorming. Met jouw oog voor detail en juridische kennis draag je bij aan projecttransparantie en -continuïteit. Wil je meer weten? Lees verder voor het complete beeld!

Functieomschrijving
Voor Gemeente Rotterdam zoeken wij een Projectsecretaris. Je hebt overzicht, structuur en beheersbaarheid altijd op orde. Als projectsecretaris heb je een helikopterview en ben je dé rechterhand van de projectmanager. Je weet continu het overzicht te bewaren, handelt proactief en bewaakt en rapporteert de voortgang. Met jouw passie voor en ervaring met projectbeheersing lever je een belangrijke bijdrage aan het succes van projecten voor de gemeente Rotterdam.

Als Projectsecretaris binnen Strategie & Ondersteuning (S&O) zorg je voor overzicht, structuur en juridische borging. Je ondersteunt de projectmanager en zorgt dat de backoffice georganiseerd blijft. Je verzamelt en beheert alle niet-financiële contracten binnen S&O, vraagt deze op, controleert de inhoud en beoordeelt de juridische afspraken en implicaties voor de organisatie. Daarbij werk je intensief samen met het KIPP-team (kwaliteit) en de Privacy Officer om contracten te ordenen, prioriteren en vast te leggen in een beheersbaar systeem.
Je stelt projectdocumenten op (plannen, voortgangsrapportages, notities, planningen, besluitenlijsten), bewaakt de voortgang en geeft advies over risico’s en juridische aandachtspunten. Je coördineert besluitvorming, organiseert en bereidt overleggen voor en houdt het overzicht over alle betrokken partijen en informatiestromen.
Met jouw scherpe oog voor details en juridische aspecten zorg je voor transparantie, grip en continuïteit in projecten en contractbeheer.

Jouw profiel
Je bent integer en resultaatgericht. Met jouw proactieve en ondernemende instelling pas je goed bij werken voor de gemeente Rotterdam. Je bent flexibel en stressbestendig en hebt kennis van en ervaring met projectmatig werken. Je weet gezamenlijke doelen te behalen en past jouw handelen aan de ethische normen van de gemeente aan. Samenwerken met collega’s gaat je goed af en je bent klantgericht. Je kunt omgaan met belangentegenstellingen en onverwachte situaties.
Je luistert goed, neemt initiatief en komt met passende oplossingen. Je neemt het voortouw en bent niet bang om leiding te geven. Je bewaakt de voortgang en planning en stemt activiteiten tijdig af met anderen. Je stelt de juiste prioriteiten en werkt planmatig en nauwkeurig. Waar nodig geef je gevraagd en ongevraagd advies. Daarnaast ben je communicatief vaardig en politiek sensitief.

Organisatie
De GGD Rotterdam-Rijnmond is een aparte entiteit binnen de gemeente Rotterdam en maakt deel uit van het Cluster Maatschappelijke ondersteuning. De GGD vervult als regionale organisatie een functie op het gebied van de publieke gezondheid. Deze regiovoorziening vraagt om maatwerk in de bedrijfsvoering, en juist hiervoor is de afdeling S&O verantwoordelijk.

Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is vereist voor deze functie.