- Home
- Vacatures
- Vacatures Utrecht
- Vacaturedetails
Vacature doormailen
Documentalist Instandhoudingsadviseringen Kunstwerken (IAK) Utrecht • Samenvijf
- Vacature rapporteren
Gevraagd
-
Fulltime
-
MBO of hoger
-
Nederlands (taal)
Aanbod
-
Loondienst (vast)
-
Pensioenregeling, Reiskostenvergoeding
Vacature in het kort
Over het bedrijf
Volledige vacaturetekst
Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een Documentalist Instandhoudingsadviseringen Kunstwerken (IAK).
Als Documentalist IAK ben je verantwoordelijk voor het beheer van de archivering binnen het document management systeem van het project. Je voert taken uit zoals registreren, metadata toevoegen, ordenen en classificeren van documenten en informatie. Je zorgt voor een actueel ordeningsplan, waardeert dossiers, autoriseert medewerkers en geeft training en opleiding aan (project)medewerkers. Een belangrijk onderdeel van je werk is het coachen van projectmedewerkers, zodat zij zich bewust zijn van hun taken en verantwoordelijkheden rondom documentbeheer en archiefvorming, en deze adequaat uitvoeren. Hiermee draag je bij aan een continue verbetering van de informatiehuishouding.
Je beheert het digitale projectarchief door onder andere:
- Het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix;
- Het verlenen en intrekken van autorisaties in het document management systeem;
- Het maken van standaardweergaven en zoekvragen in het systeem;
- Het instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat zij zelfstandig en adequaat hun taken uitvoeren;
- Het toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur;
- Het actueel houden van alle documenten binnen het projectarchief;
- Het verplaatsen van documenten en (sub)dossiers;
- Toezien op correcte verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten conform de kaders;
- Het tijdig beschikbaar stellen van juiste informatie aan de juiste personen (routeren van post- en e-mailstukken);
- Het melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer;
- Het inventariseren en melden van verbetervoorstellen voor applicaties volgens het proces van Lokaal Functioneel Beheer.
Resultaat van de opdracht
- Een ingericht projectarchief dat voldoet aan de gemaakte afspraken en kwaliteitseisen, zoals ordening, waarderen, selecteren en toepassen van metadata;
- Actuele middelen voor documentbeheer en archivering, waaronder autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen en ordeningsstructuur.
Gevraagd
- Je hebt minimaal hbo denk- en werkniveau met een afgeronde mbo-opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding
- Je hebt aantoonbare werkervaring met het werken met een Document Management Systeem (DMS) en digitaal archiveren
- Je hebt kennis van en ervaring met documentair informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van DIM-gerelateerde ICT-middelen
- Je kunt zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen
- Je kunt analyseren en beschikt over analytisch denkvermogen om verbanden te leggen
- Je hebt een dienstverlenende en klantgerichte instelling
- Je hebt een hands-on mentaliteit en denkt in mogelijkheden en werkbare oplossingen
- Je beschikt over goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, inclusief het opstellen van rapportages en didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden
- Je kunt luisteren en de vraag achter de vraag achterhalen
- Je werkt nauwkeurig
- Je hebt omgevingsbewustzijn en inzicht in wat er binnen de organisatie speelt
- Je hebt een proactieve instelling
- Je kunt plannen en organiseren, zelfstandig je werk indelen en deadlines halen zonder stress
- Je bent gericht op zelfontwikkeling en past ervaringen uit de omgeving en situaties toe in het werk
- Je kunt zelfstandig werken, neemt initiatief en betrekt collega’s waar nodig
Wensen
- Kennis van en ervaring met onderhoudsprogramma’s in de infrastructuursector
- Kennis van relevante kaders en regelgeving, zoals Woo, AVG, Aw, BIHR en het Toepassingsmodel metadata
- Ervaring met samenwerken in een IPM-model en Projectbeheersingsteam
- Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie
- Beschikken over de genoemde competenties en vaardigheden, aantoonbaar via cv, motivatiebrief en/of sollicitatiegesprek
Aanbod
- We geven je iedere week tijd om iets goeds te doen bij een maatschappelijke organisatie in jouw regio, uiteraard met behoud van salaris en vrije tijd (lees meer)
- Zekerheid over je contractduur en uren. We maken duidelijke afspraken met onze opdrachtgevers over jouw functie
- Kans om je als professional verder te ontwikkelen bij opdrachtgever en zicht op een vast dienstverband bij Samenvijf
- Salaris volgens cao van gemeente, reiskostenvergoeding, pensioenregeling en uiteraard 25 vakantiedagen
- Onderdeel van Samenvijf: energieke en betrokken collega's die je verder helpen, je staat er op je opdracht nooit alleen voor
Waar je gaat werken
Samenvijf: detacheren met impact
Samenvijf staat voor een nieuwe manier van werken: we bieden je uitdagend werk bij onze opdrachtgevers en geven je daarnaast iedere week tijd om iets goeds te doen voor de maatschappij. Zo doorbreek jij je routine en heb je een werkweek met meer afwisseling en inspiratie. Samen zorgen we ervoor dat de maatschappij nog mooier wordt. We vertellen je er graag meer over.
Vanaf nu ontvang je automatisch de best passende vacatures automatisch in je mailbox.
Jouw inschrijving
Emailadres:
Functie:
Plaats:
Frequentie:
Wijzig je inschrijving
Ontvang als eerste nieuwe vacatures voor Adviseur in Utrecht
Vind nieuw personeel op Werkzoeken.nl