Documentalist Project Wilhelminakanaal Sluis II Utrecht • Samenvijf

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een Documentalist Project Wilhelminakanaal Sluis II.

Als Documentalist ben je verantwoordelijk voor het beheer van de archivering binnen het document management systeem (DMS) van het project Wilhelminakanaal Sluis II. Je voert activiteiten uit zoals registreren, metadateren, ordenen en classificeren van documenten en informatie. Je zorgt voor een actueel ordeningsplan, waardeert dossiers, autoriseert medewerkers en verzorgt training en opleiding voor projectmedewerkers. Het doel is dat medewerkers zich bewust zijn van hun taken en verantwoordelijkheden rondom documentbeheer en archiefvorming, en deze adequaat uitvoeren, waardoor de informatiehuishouding continu verbetert.

Je werkt met het systeem HummingBird (eDocs) en mogelijk wordt er binnen de contractperiode gemigreerd naar Connect (SharePoint).

Belangrijkste taken

• Opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix
• Verlenen en intrekken van autorisaties voor het DMS
• Maken van standaardweergaven en zoekvragen in het DMS
• Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers over documentbeheer en archiefvorming
• Toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur
• Actueel houden van alle documenten binnen het projectarchief
• Verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers
• Opstellen en uitvoeren van een verbeterplan op basis van tussentijdse toets van DIM
• Monitoren en zo nodig uitbreiden van de opslagcapaciteit van het DMS
• Melden van storingen aan de ICT-helpdesk
• Inventariseren en melden van verbetervoorstellen voor applicaties
• Vervaardigen van voortgangsrapportages en dashboards en deze maandelijks bespreken met de manager projectbeheersing
• Voorbereiden van de site(s) voor overdracht naar het archief
• Afronden van projectfases en archiveren van relevante documenten

Resultaat van de opdracht

• Een ingericht projectarchief dat voldoet aan de afspraken en kwaliteitseisen van Rijkswaterstaat (o.a. ordening, waarderen, selecteren, toepassen van metadata)
• Actuele middelen voor documentbeheer en archivering, zoals autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen en ordeningsstructuur

Gevraagd

• Je hebt hbo denk- en werkniveau en/of een afgeronde mbo-opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding
• Je hebt meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met Document Management Systemen (DMS) in het vakgebied van digitaal archiveren
• Je hebt aantoonbare ervaring en kennis van documentair informatiebeheer en -dienstverlening en het gebruik van informatiemanagement gerelateerde ICT-middelen
• Je hebt kennis van relevante kaders en regelgeving zoals Woo, AVG, Aw, BIHR en het Toepassingsmodel metadata
• Je beschikt over analytisch denkvermogen en kunt verbanden leggen
• Je hebt een dienstverlenende en klantgerichte instelling
• Je hebt een hands-on mentaliteit en denkt in mogelijkheden en werkbare oplossingen
• Je beschikt over goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, inclusief rapportages en didactische vaardigheden voor instructie en begeleiding
• Je kunt luisteren en de vraag achter de vraag achterhalen
• Je werkt nauwkeurig
• Je hebt omgevingsbewustzijn
• Je hebt een proactieve instelling
• Je kunt plannen en organiseren, zelfstandig werken en deadlines halen
• Je bent gericht op zelfontwikkeling en past geleerde inzichten toe
• Je kunt zelfstandig werken, neemt initiatief en werkt samen waar nodig

Wensen

• Ervaring met projectmatig werken binnen een overheidsorganisatie en met uitvoeringsprojecten in de grond-, weg- en waterbouw (GWW)
• Werkervaring met digitaal archiveren in het systeem Hummingbird (eDocs)
• Ervaring met het werken met een documentbeheersysteem van Rijkswaterstaat
• Bereidheid om één dag per week in onderling overleg op de projectlocatie in Tilburg te werken

Aanbod

• We geven je iedere week tijd om iets goeds te doen bij een maatschappelijke organisatie in jouw regio, uiteraard met behoud van salaris en vrije tijd (lees meer)
• Zekerheid over je contractduur en uren. We maken duidelijke afspraken met onze opdrachtgevers over jouw functie
• Kans om je als professional verder te ontwikkelen bij opdrachtgever en zicht op een vast dienstverband bij Samenvijf
• Salaris volgens cao van gemeente, reiskostenvergoeding, pensioenregeling en uiteraard 25 vakantiedagen
• Onderdeel van Samenvijf: energieke en betrokken collega's die je verder helpen, je staat er op je opdracht nooit alleen voor

Waar je gaat werken

Samenvijf: detacheren met impact
Samenvijf staat voor een nieuwe manier van werken: we bieden je uitdagend werk bij onze opdrachtgevers en geven je daarnaast iedere week tijd om iets goeds te doen voor de maatschappij. Zo doorbreek jij je routine en heb je een werkweek met meer afwisseling en inspiratie. Samen zorgen we ervoor dat de maatschappij nog mooier wordt. We vertellen je er graag meer over.