Beheerder Digitaal Projectarchief Utrecht • Samenvijf

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een Beheerder Digitaal Projectarchief.

Als beheerder van het digitaal projectarchief ben je verantwoordelijk voor het beheer van de archivering binnen het document management systeem volgens de richtlijnen van het project. Je voert activiteiten uit zoals registreren, metadateren, ordenen en classificeren van documenten en informatie, waarbij je zorgt voor een actueel ordeningsplan en het waarderen van dossiers.

Je autoriseert medewerkers, geeft training en opleiding aan projectmedewerkers en zorgt voor de benodigde middelen. Een belangrijk onderdeel van je rol is het coachen van projectmedewerkers, zodat zij zich bewust zijn van hun taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoeren. Hiermee draag je bij aan de continue verbetering van de informatiehuishouding.

Belangrijkste taken

• Opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix.
• Verlenen en intrekken van autorisaties voor het document management systeem.
• Maken van relevante standaardweergaven en zoekvragen in het document management systeem, afgestemd op de behoeften van medewerkers.
• Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat zij zelfstandig en adequaat hun taken op het gebied van documentbeheer en archiefvorming kunnen uitvoeren.
• Toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur.
• Actueel houden van alle documenten die bij het projectarchief horen.
• Verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers.
• Toezien op de juiste verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten conform de geldende kaders en het tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie aan de juiste personen (routeren van post- en e-mailstukken).
• Melden van storingen aan het Lokaal Functioneel Beheer (LFB).
• Inventariseren en melden van verbetervoorstellen voor applicaties in de vorm van functionele wensen volgens het proces van LFB.

Resultaat van de opdracht

• Een ingericht projectarchief dat voldoet aan de gemaakte afspraken en kwaliteitseisen, waaronder ordening, waarderen, selecteren en toepassen van metadata.
• Actuele middelen voor documentbeheer en archivering, zoals een autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen en een ordeningsstructuur.

Gevraagd

• Minimaal HBO denk en werkniveau met een afgeronde MBO opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding
• Aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren
• Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en - dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen
• Zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen

Aanbod

• We geven je iedere week tijd om iets goeds te doen bij een maatschappelijke organisatie in jouw regio, uiteraard met behoud van salaris en vrije tijd (lees meer)
• Zekerheid over je contractduur en uren. We maken duidelijke afspraken met onze opdrachtgevers over jouw functie
• Kans om je als professional verder te ontwikkelen bij opdrachtgever en zicht op een vast dienstverband bij Samenvijf
• Salaris volgens cao van gemeente, reiskostenvergoeding, pensioenregeling en uiteraard 25 vakantiedagen
• Onderdeel van Samenvijf: energieke en betrokken collega's die je verder helpen, je staat er op je opdracht nooit alleen voor

Waar je gaat werken

Samenvijf: detacheren met impact
Samenvijf staat voor een nieuwe manier van werken: we bieden je uitdagend werk bij onze opdrachtgevers en geven je daarnaast iedere week tijd om iets goeds te doen voor de maatschappij. Zo doorbreek jij je routine en heb je een werkweek met meer afwisseling en inspiratie. Samen zorgen we ervoor dat de maatschappij nog mooier wordt. We vertellen je er graag meer over.