Document Controller EET project (JP1385) Groningen • Harvey Nash

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Document Controller - EET project
2 fte, geen zzp

Gasunie zoekt een Document Controller voor het EemsEnergyTerminal (EET) project in de Eemshaven. Dit project zorgt ervoor dat vloeibaar aardgas wordt omgezet in gewoon aardgas voor Nederland. Het project groeit snel en is belangrijk voor de toekomst van onze energie. We zoeken iemand die helpt om alle documenten goed te organiseren en bij te houden.

Als Document Controller ben je verantwoordelijk voor het beheer en de organisatie van projectdocumentatie gedurende de gehele levenscyclus van de documenten. Je zorgt ervoor dat alle documentatie correct wordt geïdentificeerd, geclassificeerd, opgeslagen en gedistribueerd volgens de kwaliteitsnormen en interne richtlijnen van Gasunie. Je speelt een cruciale rol in het waarborgen van de toegankelijkheid, integriteit en traceerbaarheid van alle projectdocumenten. Je zorgt voor de traceerbaarheid van documenten en metadata en voor tijdige distributie na een review cyclus. Daarnaast ga je als onderdeel van het Document Control team bijdragen aan het verder professionaliseren van het vakgebied.

Waar ga je werken?
Standplaats is Groningen. Buiten je standplaats zul je reizen naar projectlocaties in voornamelijk Noord-Nederland waaronder Eemshaven.

Inhuur Richt tarief
Midden/eind: € 66,50 - € 80,-

Inschaling van de functie
Document en bestandbeheerder 55

Bruto jaarsalaris 44.385 t/m 60.891 excl vak gld en 13e maand

Inhuurtermijn
1 december 2025 tot 31 december 2026 (kans op verlenging)

Sluiting vacature 31-10-2025 ( 12:00 uur )

Interview datum 6-11-2025 ( ochtend)

Gevraagd aantal uur:
32-40 uur pw (max 1840 uur per jaar of evenredig bij gedeelte van een jaar)

Wat ga je doen?
Als Document Controller voer je de volgende werkzaamheden uit:

• Documentnummering en Identificatie: Toepassen van consistente documentnummering om documenten nauwkeurig te identificeren en te traceren. Beheren van de documentnummers om duplicatie en verwarring te voorkomen.
• Archivering en Organisatie: Digitaal organiseren en archiveren van projectdocumentatie in een voor Document Management ingerichte SharePoint (SharePoint DMP) omgeving zodat het eenvoudig toegankelijk is voor alle projectleden.
• Wijzigingscontrole en Distributie: Beheren van documentwijzigingen door het bijhouden van de metadata en zorgen voor correcte distributie en uitgifte. Waarborgen dat alle wijzigingen correct worden geregistreerd en gecommuniceerd.
• Correspondentie Afhandeling: Verwerken van inkomende en uitgaande correspondentie. Zorgen voor correcte registratie en opvolging van correspondentie.
• Master Document Register: Bijhouden en onderhouden van het Master Document Register door middel van onderhouden van de metadata. Controleren van Master Document Registers van externe partijen om consistentie en volledigheid te waarborgen.
• Kwaliteit en Compliance: Controleren van documenten op kwaliteit, integriteit en compliance volgens de voorgeschreven richtlijnen en vereisten om ervoor te zorgen dat alle documentatie aan de standaarden voldoet.
• Traceerbaarheid van Documenten: Waarborgen van de traceerbaarheid van documenten en de bijbehorende metadata. Zorgen dat documentinformatie op ieder moment actueel en toegankelijk is.
• Review en Distributie: Toezien op naleving van tijdsrichtlijnen voor documentdistributie na review cycli. Zorgen voor tijdige distributie van documenten en commentaren aan alle betrokken partijen.
• Voortgangsrapportage: Diverse voortgangsrapportages met betrekking tot de documentstatus beschikbaar maken (views creëren). Informeren van projectteams en management over de actuele status van documentatie.
• Bewustwording creëren: Informeren, uitleggen en adviseren van projectteams over document control procedures. Fungeren als centraal aanspreekpunt voor document control gerelateerde vragen en SharePoint DMP kwesties.
• Contact met Externe Partijen: Onderhouden van contact met contractors en leveranciers voor document control gerelateerde zaken. Bieden van informatie, uitleg en advies aan externe partijen over het gebruik van SharePoint DMP.
• Aanwezigheid bij Project Meetings: Aanwezig zijn bij projectvergaderingen om document control aspecten te bespreken en te beheren.

Wat vragen we van je?
We zoeken iemand die zorgvuldig werkt, goed kan samenwerken en energie krijgt van structuur aanbrengen. Om succesvol te zijn als Document Controller, breng je het volgende mee:

• Minimaal MBO-4 werk- en denkniveau
• Minimaal 5 jaar ervaring met Document Control en/of Informatie Management
• Ervaring met het werken aan grote (technische) projecten.
• Ervaring met Document Management Systemen zoals Sharepoint of vergelijkbare platforms.
• Kennis van documentbeheerprocessen zoals versiebeheer, archivering, metadata, reviewcycli, documenttypes, classificatie, distributiematrices en het Master Document Register (MDRO.
• Affiniteit met software zoals MS Office (Word, Excel, Outlook) of ben je in staat om nieuwe softwaretoepassingen snel te leren en deze kennis te delen met collega's.

Als persoon

• Beheers je de Nederlandse en Engelse taal goed, zowel mondeling als schriftelijk.
• Heb je een goed organisatorisch vermogen: je kunt verschillende betrokkenen herkennen, documentenstromen in kaart brengen en prioriteiten stellen.
• Werk je nauwkeurig en heb je oog voor detail: je controleert en verwerkt documenten met grote precisie.
• Heb je een proactieve houding: je werkt zelfstandig, denkt mee en draagt bij aan duurzame oplossingen.
• Ben je flexibel en kun je goed omgaan met veranderingen: je speelt snel en effectief in op nieuwe situaties.
• Werk je pragmatisch, gestructureerd en resultaatgericht.

Over Gasunie en de afdeling
Gasunie is een netwerkbedrijf voor energie. In Nederland en Noord-Duitsland beheren en onderhouden we de infrastructuur voor grootschalig transport en opslag van aardgas. Dit zal met de energietransitie steeds verder verschuiven naar groen gas en waterstof. Daarnaast werken we mee aan de aanleg en het beheer van netwerken voor warmte en CO₂. Wij zorgen ervoor dat dit deel van de energievoorziening veilig, ongestoord en zo duurzaam mogelijk gebeurt. Zodat iedereen altijd over energie kan beschikken.

Over de afdeling
Onze afdeling Document Control for Large Projects bestaat uit ruim 15 collega's. We werken in de grote projecten en vormen samen een team van Document Controllers die met elkaar in verbinding staan en samen het vakgebied verder willen professionaliseren.

Solliciteren? kan naar via de button "Solliciteer nu" op deze pagina.
Graag hierbij het volgende toevoegen:

LET OP AANBIEDINGEN ZONDER HET ONDERSTAANDE WORDEN NIET IN BEHANDELING GENOMEN

• Eerst mogelijke startdatum
• Beschikbaarheid in uren per week
• Tarief voor de leverancier all-in (incl. reis- en/of verblijfkosten, excl btw)
• Vakantieplanning binnen de komende 3 maanden
• Woonplaats