We zoeken een ervaren professional voor het uitvoeren van archiefbeheer binnen een documentbeheersysteem. Deze rol omvat registratie, meta-datering, ordening en classificatie van documenten, naast het onderhouden van een actueel ordeningsplan en het verzorgen van trainingen aan projectmedewerkers. Belangrijk is de coaching van medewerkers omtrent hun taken en verantwoordelijkheden. Het resultaat is een kwalitatief projectarchief. Vol interesse om meer te weten? Ontdek alle details hieronder!

Over het bedrijf

Masters in Public

Uitzendbureau

Volledige vacaturetekst

Vacature: Documentbeheerder en Archiefbeheerder

Opdrachtomschrijving

Wij zoeken een ervaren professional om het beheer van onze archivering binnen ons documentbeheersysteem uit te voeren. Dit omvat activiteiten zoals het registreren, meta-dateren, ordenen en classificeren van documenten en informatie. U zult verantwoordelijk zijn voor het onderhouden van een actueel ordeningsplan, het waarderen van dossiers, het autoriseren van medewerkers en het verzorgen van trainingen aan projectmedewerkers. Een belangrijk aspect van deze rol is het coachen van projectmedewerkers om hen bewust te maken van hun taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming.

Verantwoordelijkheden

Opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix.
Verlenen en intrekken van autorisaties tot het documentbeheersysteem.
Maken van relevante standaardweergaven of zoekopdrachten in het documentbeheersysteem.
Instrueren van nieuwe projectmedewerkers over documentbeheer en archiefvorming.
Toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur.
Actueel houden van alle documenten gerelateerd aan het beheer van het projectarchief.
Verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers.
Toezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten.
Melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB).
Inventariseren en melden van verbetervoorstellen voor applicaties.

Resultaat van de opdracht

Een ingericht projectarchief dat voldoet aan de kwaliteitseisen van de organisatie.
Actuele middelen voor documentbeheer en archivering (bijv. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur).

De eisen

Minimaal HBO denk en werkniveau met een afgeronde MBO opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding.

Aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren.

Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen.

Zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen.

De wensen

Kennis van en ervaring met onderhoudsprogramma’s in de infrastructuursector.

Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).

Ervaring met het samenwerken in een IPM-model en Projectbeheersingsteam.

Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie.

Mate waarin de kandidaat beschikt over de genoemde competenties en vaardigheden (toetsbaar op basis van cv, motivatiebrief en/of mogelijk sollicitatiegesprek).

Gerelateerde zoekopdrachten

Adviseur Utrecht Parttime Utrecht MBO Utrecht Loondienst (vast) Utrecht Utrecht Provincie Utrecht Adviseur Salaris Adviseur

Vacature opslaan

Gefeliciteerd, je bent succesvol ingeschreven!

Vanaf nu ontvang je automatisch de best passende vacatures automatisch in je mailbox.

Jouw inschrijving
Emailadres:
Functie:
Plaats:
Frequentie:

Wijzig je inschrijving

Ontvang als eerste nieuwe vacatures voor Adviseur in Utrecht

Je e-mail

Frequentie

(Uitschrijven kan altijd via elke e-mail die je ontvangt)

(Uitschrijven kan altijd via iedere app die je ontvangt)