Documentalist -Het project Wilhelminakanaal Sluis II Arnhem • Masters in Public

Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat. Het bestaat uit zeven landelijke en zeven regionale organisatieonderdelen.

Het project Wilhelminakanaal Sluis II (afgekort WHK Sluis II) is onderdeel van de opwaardering van het Wilhelminakanaal in Tilburg van vaarwegklasse II naar vaarwegklasse IV. Het project is een samenwerkingsopdracht tussen Rijkswaterstaat GPO, gemeente Tilburg en Provincie Noord-Brabant. Rijkswaterstaat is de penvoerder, het project volgt de kaders en richtlijnen van Rijkswaterstaat.

De opdracht omvat het uitvoeren van het beheer op de archivering in het document management systeem (DMS) door projectmedewerkers. Dit beheer betreft activiteiten zoals registreren, metadateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten/informatie. Een belangrijke taak is het trainen van de projectmedewerkers zodat deze zich bewust is van zijn/haar taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoert, waarmee de informatiehuishouding continu verbetert.

• Het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix
• Het verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte DMS
• Het maken van relevante standaardweergave(n) of standaard zoekvragen in het document management systeem naar behoefte van de medewerkers
• Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat deze de eigen taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren
• Het toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren, en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur
• Het actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen
• Het verplaatsen van documenten en /of (sub)dossiers
• Verbeterplan maken en uitvoeren op de resultaten van de tussentijdse toets van DIM
• De opslagcapaciteit van het DMS monitoren en zo nodig uitbreiden
• Het melden van storingen op DMS (Connect-site/ Hummingbird) aan ict helpdesk
• Het inventariseren en melden van verbetervoorstellen van applicaties in de vorm van functionele wensen
• Het vervaardigen van de voortgangsrapportage en dashboard en dit maandelijks bespreken met de manager projectbeheersing
• Te zijner tijd de site(s) gereed maken voor overdracht naar het archief
• Afronden van de projectfases, en archivering van relevante documenten tot dan toe gebruikt