Projectsecretaris MO Amsterdam • HLS

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Referentie: HLS-V19536

Werken voor de gemeente Rotterdam is werken voor een stad die zichzelf steeds opnieuw uitvindt. Die bekend staat als innovatief en internationaal. Een stad met complexe vraagstukken en grote maatschappelijke opgaven, in deze voorhoede werk jij. Met de stad als leerschool kun je aan de slag met onderwerpen waar jij van bent en van wilt zijn. Voor en samen met meer dan 630.000 Rotterdammers. Bij zo’n stad hoort een eigentijdse overheid. Een organisatie die jou de ruimte geeft om te groeien, die je de vrijheid en verantwoordelijkheid biedt om Rotterdam en jezelf vooruit te helpen.

Als Projectsecretaris binnen Strategie & Ondersteuning (S&O) zorg jij voor overzicht, structuur en juridische borging. Je bent de rechterhand van de projectmanager en houdt de backoffice op orde. Jij verzamelt en beheert alle niet-financiële contracten binnen S&O, vraagt deze op, checkt de inhoud en beoordeelt de juridische afspraken en implicaties voor de organisatie. Je werkt daarbij nauw samen met het KIPP-team (kwaliteit) en de Privacy Officer om deze contracten te ordenen, prioriteren en vast te leggen in een beheersbaar systeem.

Daarnaast produceer je projectdocumenten (plannen, voortgangsrapportages, notities, planningen, besluitenlijsten), bewaak je de voortgang en adviseer je over risico’s en juridische aandachtspunten. Je coördineert besluitvorming, organiseert en bereidt overleggen voor en houdt het overzicht over alle betrokken partijen en informatiestromen.
Met jouw scherpe oog voor details en juridische aspecten, zorg je voor transparantie, grip en continuïteit in projecten en contractbeheer.

Jouw profiel
Als Projectsecretaris bij S&O ben je in de eerste plaats integer en resultaatgericht. Je werkt voor de gemeente Rotterdam, dus met jouw proactieve en ondernemende instelling zit het wel goed. Bovendien ben je flexibel en stressbestendig. Je hebt kennis van en ervaring met projectmatig werken. Je bent in staat de gezamenlijke doelen te behalen en je eigen handelen aan te passen op de ethische normen van de gemeente. Je weet goed samen te werken met je collega’s en je bent klantgericht. Daarnaast weet je om te gaan met belangentegenstellingen en onverwachte situaties. Je kunt goed luisteren, neemt initiatief en komt waar mogelijk met de juiste oplossing. Je neemt het voortouw en bent niet bang om leiding te geven. Je bent in staat de voortgang en planning te bewaken en stemt de activiteiten tijdig af met anderen. Hierin kun jij de juiste prioriteiten stellen en kun jij planmatig en secuur werken. Waar nodig kom jij gevraagd en ongevraagd met advies. Tot slot ben je communicatief vaardig en politiek sensitief.

Eisen
•Je hebt minimaal een afgeronde HBO-opleiding;
•werkervaring met diverse Microsoft Office applicaties (Outlook, Teams, Word, Excel en PowerPoint);
•werkervaring met bestuurlijke processen, zoals het voorbereiden en ondersteunen van besluitvorming.

Wensen
•WO-opleiding op het gebied van Rechten afgerond, zodat de kandidaat in staat is juridische aspecten van contracten te beoordelen en advies te geven;
•Je hebt werkervaring binnen één van de 25 GGD regio’s.

De afdeling
De afdeling Strategie en Ondersteuning (S&O) is verantwoordelijk voor de gehele bedrijfsvoering van de GGD RR. Naast het ondersteunen van het primaire proces hebben we een belangrijke rol bij het voorbereiden en opschaling ten tijde van crisis. Om onze paraatheid te maximaliseren streeft de afdeling S&O naar bedrijfsvoering medewerkers die multi inzetbaar zijn en elkaar kunnen helpen en bijstaan daar waar de urgentie het hoogst is.

Salaris