Projectsecretaris PMB - cluster SO Rotterdam • ZuidProfs

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Als projectsecretaris ben jij de rechterhand van de projectmanager en zorg je voor overzicht, structuur en beheersbaarheid binnen projecten. Je bewaakt continu de voortgang en rapporteert hierover, waarbij je proactief handelt. Met jouw passie en ervaring in projectbeheersing draag je bij aan het succes van projecten binnen de gemeente Rotterdam.

Je richt je op de besturing van projecten aan de hand van de beheersaspecten Geld, Risico, Organisatie, Tijd, Informatie, Communicatie en Kwaliteit (GROTICK). Je ondersteunt de projectmanager door de organisatie van de backoffice te verzorgen, waaronder het beheren van projectdocumentatie zoals projectplannen, offertes, voortgangsrapportages, correspondentie, planningen, (uren)ramingen, opdrachten, agendapunten en andere beslisdocumenten.

Je werkt aan gebiedsontwikkelingsopgaven met grootstedelijke complexiteit, waarbij je meerdere belangen, hoge ruimtedruk, intensieve samenwerking met interne en externe partners en politieke gevoeligheid in acht neemt. Je bent verantwoordelijk voor structuur, transparantie en overzicht gedurende alle projectfasen.

• Produceren van relevante projectdocumenten zoals projectplannen, offertes, voortgangsrapportages, notities, planningen, (uren)ramingen, risicoanalyses, opdrachten, correspondentie, agendaposten en andere beslisdocumenten;
• Toetsen van documenten op consistentie ten opzichte van eerdere besluitvorming;
• Coördineren van het bestuurlijke en ambtelijke besluitvormingsproces;
• Overzien van relevante overleggen, betrokkenen, onderwerpen, besluitvorming en informatiestromen;
• Voorbereiden, plannen, agenderen en verslagleggen van relevante overleggen of bijeenkomsten, en beheren van actie- en besluitenlijsten;
• Vormgeven aan het één ingang- en één uitgangprincipe van het project met betrekking tot bestuurlijke opdrachten en besluitvorming;
• Bewaken van de voortgang van het project op het gebied van de GROTICK-aspecten en adviseren en rapporteren aan de projectmanager;
• Actief vergaren van kennis en informatie over relevante aspecten van het project;
• Informeren en adviseren van betrokkenen binnen en buiten de projectorganisatie over de projectstatus, zowel gevraagd als ongevraagd;
• Actief deelnemen aan relevante overleggen en regelmatig overleggen met de projectmanager over de voortgang van het project en eigen werkzaamheden.

• Integer en resultaatgericht;
• Proactief en ondernemend;
• Flexibel en stressbestendig;
• Kennis van en ervaring met projectmatig werken;
• In staat om gezamenlijke doelen te behalen en eigen handelen aan te passen aan ethische normen;
• Goede samenwerkingsvaardigheden en klantgericht;
• Omgaan met belangentegenstellingen en onverwachte situaties;
• Goede luistervaardigheden, neemt initiatief en komt met passende oplossingen;
• Neemt het voortouw en durft leiding te geven;
• Bewaken van structuur, transparantie, overzicht en planning, met tijdige afstemming van activiteiten;
• Vaardig in het stellen van prioriteiten en planmatig en secuur werken;
• Komt gevraagd en ongevraagd met advies;
• Communicatief vaardig en politiek sensitief.

Gevraagd

Eisen:

1. Je hebt minimaal een afgeronde HBO-opleiding
2. Je hebt minimaal 1,5 jaar aantoonbare ervaring met financiële administratie binnen (implementatie)projecten, inclusief het opstellen en bewaken van budgetten, rapportages en financiële analyses
3. Je hebt minimaal 6 maanden werkervaring met het coördineren van het proces van bestuurlijke en ambtelijke besluitvorming binnen een gemeente of stad met meer dan 100.000 inwoners, blijkend uit het cv
4. Je hebt ervaring met het plannen van overleggen of bijeenkomsten, en met het beheren van actie- en besluitenlijsten
5. Je hebt aantoonbare ervaring met diverse Microsoft Office applicaties (Outlook, Teams, Word, Excel en PowerPoint)

Wensen:

• Je hebt kennis van en ervaring met het coördineren van het proces van bestuurlijke en ambtelijke besluitvorming binnen een gemeente met meer dan 100.000 inwoners, blijkend uit het cv
• Je hebt werkervaring met vraagstukken omtrent gebiedsontwikkeling in een stad met minimaal 200.000 inwoners en kan dit aantonen middels een referentieproject in het cv
• Je beschikt over een afgeronde WO-opleiding, bij voorkeur in de richting van Bestuurskunde, Business Administration, Rechten of een vergelijkbare studie
• Je hebt een aanvullende opleiding gevolgd op het gebied van projectmanagement en beschikt over kennis van en ervaring met projectmanagementmethodieken zoals PRINCE2 en/of LEAN/SCRUM

Waar je gaat werken

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.