Projectsecretaris Rotterdam • Samenvijf

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een Projectsecretaris.

Als projectsecretaris ben jij de rechterhand van de projectmanager en zorg je voor overzicht, structuur en beheersbaarheid binnen projecten. Je bewaakt continu de voortgang en rapporteert hierover, waarbij je proactief handelt. Met jouw passie en ervaring in projectbeheersing draag je bij aan het succes van projecten binnen de gemeente Rotterdam.

Je richt je op de besturing van projecten aan de hand van de beheersaspecten Geld, Risico, Organisatie, Tijd, Informatie, Communicatie en Kwaliteit (GROTICK). Je ondersteunt de projectmanager door de organisatie van de backoffice te verzorgen, waaronder het beheren van projectdocumentatie zoals projectplannen, offertes, voortgangsrapportages, correspondentie, planningen, (uren)ramingen, opdrachten, agendapunten en andere beslisdocumenten.

Je werkt aan gebiedsontwikkelingsopgaven met grootstedelijke complexiteit, waarbij je meerdere belangen, hoge ruimtedruk, intensieve samenwerking met interne en externe partners en politieke gevoeligheid in acht neemt. Je bent verantwoordelijk voor structuur, transparantie en overzicht gedurende alle projectfasen.

Hoofdtaken

• Produceren van relevante projectdocumenten zoals projectplannen, offertes, voortgangsrapportages, notities, planningen, (uren)ramingen, risicoanalyses, opdrachten, correspondentie, agendaposten en andere beslisdocumenten;
• Toetsen van documenten op consistentie ten opzichte van eerdere besluitvorming;
• Coördineren van het bestuurlijke en ambtelijke besluitvormingsproces;
• Overzien van relevante overleggen, betrokkenen, onderwerpen, besluitvorming en informatiestromen;
• Voorbereiden, plannen, agenderen en verslagleggen van relevante overleggen of bijeenkomsten, en beheren van actie- en besluitenlijsten;
• Vormgeven aan het één ingang- en één uitgangprincipe van het project met betrekking tot bestuurlijke opdrachten en besluitvorming;
• Bewaken van de voortgang van het project op het gebied van de GROTICK-aspecten en adviseren en rapporteren aan de projectmanager;
• Actief vergaren van kennis en informatie over relevante aspecten van het project;
• Informeren en adviseren van betrokkenen binnen en buiten de projectorganisatie over de projectstatus, zowel gevraagd als ongevraagd;
• Actief deelnemen aan relevante overleggen en regelmatig overleggen met de projectmanager over de voortgang van het project en eigen werkzaamheden.

Gevraagd

• Je hebt minimaal een afgeronde hbo-opleiding
• Je hebt minimaal anderhalf jaar aantoonbare ervaring met financiële administratie binnen (implementatie)projecten, inclusief het opstellen en bewaken van budgetten, rapportages en financiële analyses
• Je hebt minimaal zes maanden werkervaring met het coördineren van het proces van bestuurlijke en ambtelijke besluitvorming binnen een gemeente of stad met meer dan 100.000 inwoners, blijkend uit je cv
• Je hebt ervaring met het plannen van overleggen of bijeenkomsten en met het beheren van actie- en besluitenlijsten
• Je hebt aantoonbare ervaring met diverse Microsoft Office applicaties zoals Outlook, Teams, Word, Excel en PowerPoint
• Je bent integer en resultaatgericht
• Je bent proactief en ondernemend
• Je bent flexibel en stressbestendig
• Je hebt kennis van en ervaring met projectmatig werken
• Je bent in staat om gezamenlijke doelen te behalen en past je eigen handelen aan aan ethische normen
• Je hebt goede samenwerkingsvaardigheden en bent klantgericht
• Je kunt omgaan met belangentegenstellingen en onverwachte situaties
• Je hebt goede luistervaardigheden, neemt initiatief en komt met passende oplossingen
• Je neemt het voortouw en durft leiding te geven
• Je bewaakt structuur, transparantie, overzicht en planning en stemt activiteiten tijdig af
• Je bent vaardig in het stellen van prioriteiten en werkt planmatig en secuur
• Je komt gevraagd en ongevraagd met advies
• Je bent communicatief vaardig en politiek sensitief

Aanbod

• We geven je iedere week tijd om iets goeds te doen bij een maatschappelijke organisatie in jouw regio, uiteraard met behoud van salaris en vrije tijd (lees meer)
• Zekerheid over je contractduur en uren. We maken duidelijke afspraken met onze opdrachtgevers over jouw functie
• Kans om je als professional verder te ontwikkelen bij opdrachtgever en zicht op een vast dienstverband bij Samenvijf
• Salaris volgens cao van gemeente, reiskostenvergoeding, pensioenregeling en uiteraard 25 vakantiedagen
• Onderdeel van Samenvijf: energieke en betrokken collega's die je verder helpen, je staat er op je opdracht nooit alleen voor

Waar je gaat werken

Samenvijf: detacheren met impact
Samenvijf staat voor een nieuwe manier van werken: we bieden je uitdagend werk bij onze opdrachtgevers en geven je daarnaast iedere week tijd om iets goeds te doen voor de maatschappij. Zo doorbreek jij je routine en heb je een werkweek met meer afwisseling en inspiratie. Samen zorgen we ervoor dat de maatschappij nog mooier wordt. We vertellen je er graag meer over.