Senior Recordmanager / Adviseur Informatiemanagement Arnhem • OverheidZZP

In het kort: Je gaat adviseren over digitale informatievoorziening en ondersteunen bij het realiseren van papierloos werken binnen het sociaal domein, inclusief het beheren van documenten en dossiers in de applicaties Djuma en OpenSuite.

Organisatie
Elburg is een gemeente van bijna 24.000 inwoners met de Veluwe en randmeren binnen handbereik. De haven- en Hanzestad Elburg, Doornspijk, t ’Harde, Oostendorp en de Hoge Enk zijn aantrekkelijke kernen waar het prettig wonen, werken en verblijven is.
Als gemeente koesteren wij ons rijke verleden, maar kijken we óók naar de toekomst. Elburg bouwt aan een gemeente waar iedereen de kans heeft om vorm te geven aan zijn of haar toekomstdroom. We willen aan de slag in en met Elburg. We hebben ruim 230 medewerkers in dienst en hanteren een platte organisatiestructuur. De gemeentesecretaris/algemeen directeur en vier domeinen: Dienstverlening, Samenleving, Leefomgeving en Bedrijfsvoering. Binnen de domeinen werken we met zelforganiserende teams.

Opdracht
Adviseringswerkzaamheden op het gebied van digitale informatievoorziening. Expertise bij de realisatie van volledig digitaal, papierloos werken voor de afdelingen binnen het sociaal domein.

Papierloos Werken in het Sociaal Domein
Ondersteuning bij de realisatie van volledig digitaal, papierloos werken voor de afdelingen binnen het sociaal domein. De afdelingen binnen het sociaal domein werken met de applicatie X-Works. Er is een koppeling nodig om afgehandelde zaken te archiveren in de applicatie Djuma, die momenteel wordt ingericht. Voor dit proces is ondersteuning nodig bij de volgende activiteiten:
– Het vertalen van processen binnen X-Works naar zaaktypen.
– Het invoeren van deze zaaktypen in de i-Navigator, waar de zaaktypencatalogus wordt beheerd.
– Het exporteren van de zaaktypen vanuit i-Navigator naar Djuma.
– Het inrichten van de koppeling tussen X-Works en Djuma.
– Het testen van de werking van de koppeling om te zorgen voor een naadloze integratie.

Vernietigen van Documenten en Dossiers in Djuma en OpenSuite
Realisatie van de vernietiging van documenten en dossiers die daarvoor in aanmerking komen in de applicaties Djuma en OpenSuite.
– Identificeren welke documenten en dossiers in aanmerking komen voor vernietiging.
– Reviewen en indien nodig herzien van de vernietigingsprocedure conform de eisen uit de Archiefwet.
– Aanpassen van de vernietigingsprocedure voor digitale informatieobjecten.
– Uitvoeren van de vernietigingsprocessen op basis van de bijgewerkte procedure.

Beheer en Inrichting van de i-Navigator
De i-Navigator wordt al enige tijd gebruikt als Documentair Structuurplan en Zaaktypencatalogus. Door personeelswisselingen is het onduidelijk hoe het functioneel beheer momenteel is ingericht. Er moet duidelijkheid worden verschaft over de volgende aspecten:
– Wie beheert de inhoudelijke wijzigingen en wie voert deze door?
– Wie beheert de updates en andere technische wijzigingen?
– Is er voldoende kennis aanwezig om dit beheer uit te voeren, en is er training nodig?
– Wat zijn de afspraken omtrent de inrichting en de wijze van opnemen/beschrijven van processen, zaaktypen, documentsoorten, actoren, etc.?

Daarnaast is het noodzakelijk om te onderzoeken of de huidige processen en verantwoordelijkheden duidelijk zijn vastgelegd en of er behoefte is aan verdere documentatie of procesoptimalisatie.

LET OP: Het is voor onze opdrachtgever noodzakelijk dat je aan al de gestelde functie-eisen kunt voldoen. Dit moet overtuigend blijken uit je CV. Alleen dan is reageren op deze opdracht zinvol.

LET OP: Op basis van de wensen van onze opdrachtgever wordt bepaald of je eventueel wordt uitgenodigd voor een selectiegesprek. Het is dus noodzakelijk dat je ook op de wensen een sterke match hebt.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.

• Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.
• Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!
• Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.

Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.