Senior Recordmanager / Adviseur Informatiemanagement Arnhem • Masters in Public

Elburg is een gemeente met bijna 24.000 inwoners, gelegen aan de Veluwe en de randmeren. De gemeente bestaat uit de haven- en Hanzestad Elburg, Doornspijk, t ’Harde, Oostendorp en de Hoge Enk. Deze kernen zijn aantrekkelijke plekken om te wonen, werken en verblijven.

Als gemeente waarderen we ons rijke verleden, maar kijken we ook naar de toekomst. We streven ernaar om een gemeente te zijn waar iedereen de kans heeft om vorm te geven aan zijn of haar toekomstdroom. We hebben ruim 230 medewerkers in dienst en hanteren een platte organisatiestructuur met de gemeentesecretaris/algemeen directeur en vier domeinen: Dienstverlening, Samenleving, Leefomgeving en Bedrijfsvoering. Binnen deze domeinen werken we met zelforganiserende teams.

De opdracht betreft adviseringswerkzaamheden op het gebied van digitale informatievoorziening. De focus ligt op de realisatie van volledig digitaal, papierloos werken voor de afdelingen binnen het sociaal domein.

De taak omvat ondersteuning bij de realisatie van volledig digitaal, papierloos werken voor de afdelingen binnen het sociaal domein. De afdelingen werken met de applicatie X-Works. Er is een koppeling nodig om afgehandelde zaken te archiveren in de applicatie Djuma, die momenteel wordt ingericht. De volgende activiteiten zijn onderdeel van deze taak:

• Het vertalen van processen binnen X-Works naar zaaktypen.
• Het invoeren van deze zaaktypen in de i-Navigator, waar de zaaktypencatalogus wordt beheerd.
• Het exporteren van de zaaktypen vanuit i-Navigator naar Djuma.
• Het inrichten van de koppeling tussen X-Works en Djuma.
• Het testen van de werking van de koppeling om te zorgen voor een naadloze integratie.

De taak omvat de realisatie van de vernietiging van documenten en dossiers die daarvoor in aanmerking komen in de applicaties Djuma en OpenSuite. De volgende activiteiten zijn onderdeel van deze taak:

• Identificeren welke documenten en dossiers in aanmerking komen voor vernietiging.
• Reviewen en indien nodig herzien van de vernietigingsprocedure conform de eisen uit de Archiefwet.
• Aanpassen van de vernietigingsprocedure voor digitale informatieobjecten.
• Uitvoeren van de vernietigingsprocessen op basis van de bijgewerkte procedure.

De i-Navigator wordt al enige tijd gebruikt als Documentair Structuurplan en Zaaktypencatalogus. Door personeelswisselingen is het onduidelijk hoe het functioneel beheer momenteel is ingericht. De volgende aspecten moeten worden opgehelderd:

• Wie beheert de inhoudelijke wijzigingen en wie voert deze door?
• Wie beheert de updates en andere technische wijzigingen?
• Is er voldoende kennis aanwezig om dit beheer uit te voeren, en is er training nodig?
• Wat zijn de afspraken omtrent de inrichting en de wijze van opnemen/beschrijven van processen, zaaktypen, documentsoorten, actoren, etc.?

Daarnaast is het noodzakelijk om te onderzoeken of de huidige processen en verantwoordelijkheden duidelijk zijn vastgelegd en of er behoefte is aan verdere documentatie of procesoptimalisatie.