Secretaresse (Poli)Klinische Apotheek Utrecht • Diakonessenhuis

Met jouw organisatietalent en zorgvuldigheid houd je het overzicht en zorg je dat alles klopt. In een collegiale en informele sfeer ondersteun je het team en de leidinggevenden van de Apotheek, waarbij jouw bijdrage direct van waarde is.

Dit ga je doen

De dag begint, de telefoon gaat, collega’s lopen binnen en de eerste vergaderingen starten. Jij hebt overzicht en weet precies wat er nodig is om alles soepel te laten verlopen. Met jouw oog voor detail en gevoel voor timing regel je dat afspraken doorgaan, actiepunten worden opgevolgd en processen blijven lopen.

Een greep uit jouw takenpakket

• Beheren van agenda’s en correspondentie, zodat afspraken en deadlines soepel verlopen.
• Voorbereiden van vergaderingen, notuleren en opvolgen van actiepunten van commissies zoals de Geneesmiddelencommissie, de Commissie Medische Gassen en de Commissie Dure Geneesmiddelen.
• Archiveren van protocollen en registreren van meldingen in Ultimo.
• Onderhouden van contacten met collega’s binnen en buiten de apotheek, zodat informatie tijdig en correct wordt gedeeld.
• Inplannen en bijwerken van roosters van apothekers in het planningssysteem.
• Ondersteunen bij de onboarding van nieuwe collega’s en zorgen dat zij goed wegwijs worden op de afdeling.

Hier kom je te werken

Je komt terecht in een hecht en betrokken team van zo’n 100 collega’s, verdeeld over de Poliklinische en Klinische Apotheek. De Poliklinische Apotheek is er voor patiënten die medicatie meekrijgen bij ontslag of na een bezoek aan de specialist. De Klinische Apotheek verzorgt de medicatievoorziening binnen het ziekenhuis. Beide afdelingen werken nauw en intensief met elkaar samen.

De werksfeer is professioneel en open, met korte lijnen en veel aandacht voor samenwerking. Je standplaats is Utrecht, waar je een kamer deelt met het inkoopteam van de apotheek. Je werktijden zijn van 08.00 tot 16.30 uur.

Als enige secretaresse binnen het team heb je een zelfstandige rol, met veel ruimte om je werkdag zelf vorm te geven. Je schakelt regelmatig met andere teams binnen het ziekenhuis en bouwt zo een breed netwerk op in de organisatie.

Dit breng je mee

• MBO+ werk- en denkniveau.
• Ervaring als secretaresse, bij voorkeur in de zorg of apotheek.
• Goede beheersing van MS Office.
• Je werkt zelfstandig, gestructureerd en schakelt makkelijk mee in een dynamische omgeving.
• Je bent dienstverlenend, standvastig, accuraat en houdt overzicht, ook als het druk is.

Dit krijg je ervoor terug

• Een jaarcontract van 32 uur per week met uitzicht op een contract voor onbepaalde tijd.
• Een salaris van € 2.643,- tot € 3.805,- bruto per maand (FWG 40) bij 36 uur per week. Goed om te weten: in februari 2026 komt er 2% bij door onze nieuwe cao. En in augustus nog eens 2%. Mooi vooruitzicht!
• Een eindejaarsuitkering en vakantietoeslag van 8,33%.
• Een persoonlijk opleidingsbudget van € 750,- en de mogelijkheid om zelf bepaalde arbeidsvoorwaarden samen te stellen, zoals een fietsregeling of extra reiskostenvergoeding.
• Reiskostenvergoeding volgens de cao Ziekenhuizen. Reis je met het ov en woon je minimaal 10 kilometer van het werk? Dan vergoeden we je ov-kosten helemaal.
• Een fantastische fietsregeling, waarmee je iedere drie jaar tot wel € 2.500,- kunt besteden via het bruto-netto uitruilsysteem.
• Onbeperkt toegang tot het online trainingsaanbod van GoodHabitz, voor jouw professionele én persoonlijke ontwikkeling.

Meer weten over deze vacature?

Neem gerust contact op met William Roos of Sandra van der Zon, afdelingsmanagers Apotheek via 088 250 66 34.

Voor of direct na het arbeidsvoorwaardengesprek vragen wij twee referenties na en bij indiensttreding vragen wij om een VOG.