Executive Assistant | 1-op-1 Rijswijk (ZH) • Pienk | Office Professionals

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

De Managing Director van onze internationale organisatie in Rijswijk zoekt een Executive Assistant die hem volledig 1-op-1 kan ontzorgen en ondersteunen. Jij bent degene die overzicht bewaart, vooruitdenkt en ervoor zorgt dat alles soepel verloopt, zowel zakelijk als in de balans met privé. In deze spilfunctie werk je midden in de dynamiek van een internationale logistieke omgeving, waar snel schakelen en nauwkeurig organiseren centraal staan.

Als Executive Assistant ondersteun je de Managing Director op hoog niveau. Jij bent zijn sparringpartner, vertrouwenspersoon en steunpilaar. Je leert zijn manier van werken kennen, bewaakt zijn werk-privé balans en zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt. Daarbij toon je eigenaarschap en neem je verantwoordelijkheid voor wat er moet gebeuren. In deze rol is een flexibele houding belangrijk en beweeg je mee met de dynamiek van de organisatie, waarbij je begrijpt dat de werkdag niet altijd om 17.00 uur ophoudt.

Hoewel 80% van je werk zich richt op de Managing Director, ondersteun je soms waar nodig ook anderen binnen de afdeling (ongeveer 20%). Samenwerken staat centraal: je vormt onderdeel van een professioneel team dat elkaar aanvult en bijspringt wanneer dat nodig is.

• Beheren van complexe en wisselende agenda’s
• Voorbereiden, organiseren en opvolgen van vergaderingen en afspraken
• Boeken van reizen en locaties, zowel nationaal als internationaal
• Notuleren van MT-vergaderingen en bewaken van actiepunten (ongeveer 1x per maand)
• Administratieve ondersteuning zoals contractbeheer en facturatie
• Intensief schakelen met interne collega’s en externe relaties, deels in het Engels
• Actief meedenken, vooruitkijken en signaleren van kansen en knelpunten

In deze rol komt iemand tot zijn recht die energie haalt uit organiseren en vooruitdenken. Je bent iemand die het leuk vindt om dichtbij de besluitvorming te werken en hier daadwerkelijk invloed op kan uitoefenen door zaken goed te regelen. Het geeft je voldoening om overzicht te houden, structuur aan te brengen en te zorgen dat de Managing Director zich volledig kan concentreren op de hoofdzaken.

Je komt terecht in een internationale organisatie die continu in beweging is. Je werkt samen met betrokken professionals en bent een belangrijke schakel in de dagelijkse gang van zaken. De dynamiek van de logistieke sector maakt dat geen dag hetzelfde is, waardoor je steeds opnieuw wordt uitgedaagd en de ruimte krijgt om zichtbaar impact te maken. De vacature is voor 40 uur per week.

Klaar om het verschil te maken?

Ben jij degene die energie krijgt van vooruitdenken en organiseren op het hoogste niveau? Dan nodigen wij je van harte uit om te reageren en de volgende stap in je carrière te zetten.

In deze rol draait het om verantwoordelijkheidsgevoel, flexibiliteit en vooruitdenken. Jij bent iemand die niet wacht tot een vraag komt, maar zelf al ziet wat er nodig is. Je schakelt snel, pakt zaken zelfstandig op en vindt het net zo vanzelfsprekend om samen met je collega’s de schouders eronder te zetten.

• Je hebt aantoonbare ervaring als Executive Assistant, Personal Assistant of Directiesecretaresse, bij voorkeur in een commerciële of internationale omgeving
• Je communiceert soepel en professioneel in zowel Nederlands als Engels, zowel mondeling als schriftelijk
• Je bent goed vertrouwd met Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint en Outlook) en weet dit praktisch en efficiënt in te zetten
• Je bent beschikbaar voor een fulltime werkweek van 40 uur, grotendeels vanuit kantoor, zodat je dicht op de dynamiek van de Managing Director kunt werken
• Je woont in de regio Rijswijk - Den Haag - Delft of bent bereid daarheen te reizen

Daarnaast ben je een echte aanpakker die plezier haalt uit organiseren, structureren en vooruitdenken. Hectiek schrikt je niet af; juist in die momenten bewaar jij het overzicht en stel je de juiste prioriteiten. Je begrijpt dat optimale ondersteuning verder gaat dan plannen en regelen, het is ook het aanvoelen van situaties, het bewaken van balans en het creëren van ruimte voor de Managing Director om zich op de hoofdzaken te richten.

Je wordt onderdeel van een organisatie met ongeveer 80 collega’s, waar een deel vanuit het moderne kantoor in Rijswijk werkt en anderen vaak onderweg zijn. Binnen het ondersteunende team werk je samen met twee ervaren collega’s die bekendstaan om hun prettige balans tussen professionaliteit en informele samenwerking. Jullie vormen een hecht team waarin kwaliteit en collegialiteit voorop staan, en waarin je samen zorgt dat de directie optimaal wordt ondersteund.

Wat je kunt verwachten:

• Een uitdagende en (op termijn) vaste baan binnen een internationale en dynamische organisatie, met direct een contract bij deze werkgever
• Een inspirerende werkomgeving in een modern en goed bereikbaar kantoor in Rijswijk (per auto, OV of fiets)
• Een aantrekkelijk maandsalaris tussen € 5.000 en € 5.800 bruto, afhankelijk van je ervaring
• Uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder:
  • 25 vakantiedagen
  • met de mogelijkheid om 10 extra dagen bij te kopen
  • Een solide pensioenregeling
  • Reiskostenvergoeding
  • Ruimte voor professionele groei en ontwikkeling, zodat je jezelf kunt blijven uitdagen en ontwikkelen

Kortom: een veelzijdige functie waarin je als Executive Assistant écht impact kunt maken, met volop ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en samenwerking binnen een professioneel én plezierig team.