Secretaresse Utrecht • Career Rebels

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

In deze stevige en verantwoordelijke functie zorg je als secretaresse op directieniveau voor structuur, overzicht en rust in een dynamische omgeving. Jij houdt het hoofd koel, ziet wat er nodig is en weet met tact en doortastendheid zaken voor elkaar te krijgen.

Je ontzorgt de directeur Finance & Control (F&C) en managers binnen het MT F&C, en bent een belangrijk aanspreekpunt voor hun teams. Met jouw overzicht, discretie en professionaliteit ben je de stabiele spil tussen management, collega’s en de rest van de organisatie.

Verantwoordelijkheden

Je ondersteunt op hoog niveau en houdt van een rol waarin geen dag hetzelfde is. Je werkt zelfstandig, anticipeert op wat er komt en neemt initiatief. Concreet houd je je bezig met:

• Agendabeheer, e-mail en organisatorische ondersteuning voor de directeur F&C.
• Het plannen en organiseren van centrale bijeenkomsten, vergaderingen en events (inclusief locaties, catering en bezoekersafstemming).
• Coördinatie van facilitaire zaken en het onderhouden van contacten hierover.
• Administratieve taken zoals bestellingen, correspondentie en het actueel houden van distributielijsten.
• Signaleren van knelpunten, bewaken van afspraken en het proactief ontzorgen van het management.

ProRail. Elke dag vooruit!

Bij de naam ProRail denken veel mensen al snel alleen aan treinen. Toch zit het net even anders: we beheren, onderhouden, vernieuwen en verbeteren het spoorwegnet in Nederland. Belangrijk werk, want dagelijks vertrouwen miljoenen mensen op een goed en veilig spoor. Om naar hun werk te gaan, familie en vrienden te bezoeken, eropuit te trekken of juist thuis te komen. En het aantal treinreizigers groeit met de dag. Net als het goederenvervoer per spoor. Niet vreemd als je bedenkt dat de trein al meer dan 180 jaar een van de meest duurzame manieren van vervoer is. Het spoorwegnet in Nederland is dan ook een van de drukste, betrouwbaarste en meest ingenieuze spoorwegnetwerken ter wereld. Daar werken we bij ProRail hard aan. Om het spoor, de stations en alles wat erbij komt kijken, veilig en in topconditie te houden. Uiteraard met onze blik op de toekomst, want vindingrijke ideeën en innovatieve oplossingen brengen Nederland elke dag vooruit. Vandaag, morgen én over nog eens 180 jaar.

Zo’n 5.000 betrokken collega’s zetten zich elke dag in voor de miljoenen reizigers en het goederenvervoer in Nederland. Samen zorgen zij voor een veilig en hoogwaardig spoorwegnet, mooie stations en perrons en goed onderhouden bruggen, tunnels, overgangen, wissels en seinen. En meer. Wat dacht je van het realiseren van een optimale dienstregeling of het beheer van ons eigen gsm- en elektriciteitsnetwerk? En dan hebben we het nog niet eens gehad over de grote hoeveelheden data en kilometers glasvezelkabels onder het spoor. Dit alles doen zij elk met hun eigen unieke kennis, talenten en mogelijkheden.

• 5 tot 10 jaar relevante ervaring in een vergelijkbare rol, bij voorkeur binnen een grote, complexe organisatie. In gerelateerde opleiding is een pre.
• Ervaring met bestuurlijke dynamiek en gevoel voor verhoudingen, vertrouwelijkheid en timing.
• Uitstekende beheersing van MS Office (Word, Teams, SharePoint, Excel, PowerPoint).
• Organisatietalent met een hoge mate van zelfstandigheid, overzicht en accuratesse.
• Communicatief sterk, met een proactieve en collegiale instelling.

• Een afwisselende en verantwoordelijke functie binnen een dynamische organisatie die een belangrijke rol speelt in het Nederlandse spoorverkeer.
• Een prettige werkomgeving met fijne collega’s en korte communicatielijnen.
• Ruimte voor eigen initiatief, professionele ontwikkeling en persoonlijke groei.
• Een marktconform salaris op basis van opleiding en ervaring, volgens de cao van ProRail.
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder reiskostenvergoeding, een goede pensioenregeling en mogelijkheden om hybride te werken.
• Een functie met maatschappelijke impact: je draagt bij aan het veilig en betrouwbaar functioneren van het spoor in Nederland.

Waar je gaat werken

ProRail. Elke dag vooruit!

Bij de naam ProRail denken veel mensen al snel alleen aan treinen. Toch zit het net even anders: we beheren, onderhouden, vernieuwen en verbeteren het spoorwegnet in Nederland. Belangrijk werk, want dagelijks vertrouwen miljoenen mensen op een goed en veilig spoor. Om naar hun werk te gaan, familie en vrienden te bezoeken, eropuit te trekken of juist thuis te komen. En het aantal treinreizigers groeit met de dag. Net als het goederenvervoer per spoor. Niet vreemd als je bedenkt dat de trein al meer dan 180 jaar een van de meest duurzame manieren van vervoer is. Het spoorwegnet in Nederland is dan ook een van de drukste, betrouwbaarste en meest ingenieuze spoorwegnetwerken ter wereld. Daar werken we bij ProRail hard aan. Om het spoor, de stations en alles wat erbij komt kijken, veilig en in topconditie te houden. Uiteraard met onze blik op de toekomst, want vindingrijke ideeën en innovatieve oplossingen brengen Nederland elke dag vooruit. Vandaag, morgen én over nog eens 180 jaar.

Zo’n 5.000 betrokken collega’s zetten zich elke dag in voor de miljoenen reizigers en het goederenvervoer in Nederland. Samen zorgen zij voor een veilig en hoogwaardig spoorwegnet, mooie stations en perrons en goed onderhouden bruggen, tunnels, overgangen, wissels en seinen. En meer. Wat dacht je van het realiseren van een optimale dienstregeling of het beheer van ons eigen gsm- en elektriciteitsnetwerk? En dan hebben we het nog niet eens gehad over de grote hoeveelheden data en kilometers glasvezelkabels onder het spoor. Dit alles doen zij elk met hun eigen unieke kennis, talenten en mogelijkheden.