Projectsecretaris renovatie | 36 uur | 12 mnd | 5 jaar ervaring vereist Rotterdam • De Detacheerders

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Wil jij het projectteam ondersteunen en zorgen dat grote, complexe projecten soepel verlopen? Als projectsecretaris ben jij de spin in het web van het projectteam. Je coördineert werkzaamheden, bewaakt processen en zorgt dat het team zich kan richten op inhoud.

Je denkt mee, organiseert, structureert en pakt proactief taken op. Complexe situaties en meerdere stakeholders zijn voor jou juist een uitdaging.

Als projectsecretaris ben je verantwoordelijk voor het secretariaat en de ondersteuning van het projectteam. Je geeft mogelijk leiding aan projectondersteuners en bent aanspreekpunt voor belangrijke overleggen en coördinerende taken.

Hoofdtaken:

• Coördineren, voorbereiden en notuleren van overleggen, inclusief actiepunten en agenda’s
• Uitvoeren van administratieve en secretariële taken om het team te ontlasten
• Bewaken en structureren van projectsecretariaatsprocessen
• Ondersteunen van projectbeheersprocessen zoals informatiestromen, documentbeheer, capaciteitsmanagement en (light) inkoopprocessen
• Verzorgen van interne communicatie, archivering en projectdocumentatie (bijv. vakantieplanning, organogram)
• Onderhouden van contacten met interne en externe betrokkenen en zelfstandig vragen afhandelen
• Bijdragen aan teambuilding en werkplezier binnen het secretariaat

Competenties:

• Hands-on, proactief en oplossingsgericht
• Sterk in organiseren, plannen en prioriteren
• Communicatief vaardig, zowel mondeling als schriftelijk
• Detailgericht en accuraat
• Flexibel en in staat snel te schakelen tussen taken en stakeholders
• Inzicht in bestuurlijke verhoudingen en projectmatige processen
• Creatief en ondernemend

Gevraagd

Om in aanmerking te komen voldoe je aan de volgende eisen:

• Minimaal 5 jaar ervaring als projectsecretaris of projectcoördinator bij grote projecten (>€200 mln)
• Minimaal hbo-niveau, bijvoorbeeld secretarieel, bedrijfskundig of economisch
• Ruime ervaring met notuleren van complexe overleggen met interne en externe partijen
• Zeer goede beheersing van de Nederlandse taal, in woord en geschrift
• Ervaring met Word, Excel, PowerPoint en Outlook
• Zelfstandig, gestructureerd en communicatief sterk

Het is een pré als je beschikt over:

• Ervaring met SharePoint Online en/of Relatics
• Beheersing van (technisch) Engels
• Ervaring bij vergelijkbare grote projecten of overheidsorganisaties.

Aanbod

Je komt te werken in een dynamische omgeving met ruimte voor eigen initiatief.  Een uitdagende functie waarin je een onmisbare schakel bent binnen dit grote project. Je krijgt een jaarcontract en werkt 36 uur per week. Je salaris is afgestemd op je kennis en ervaring en ingeschaald in schaal 11  (4.000– 6.000 bto per maand bij fulltime). Daarnaast krijg je uiteraard reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer en vakantiegeld.

Ben jij de projectsecretaris die wij zoeken? Stuur je cv en motivatie, waarin je duidelijk jouw ervaring met de gevraagde eisen en wensen toelicht. We kijken uit naar je reactie!

Waar je gaat werken

Het project betreft een groot renovatieproject dat binnenkort aan de aanbesteding toe is. Voor de uitvoering wordt een projectorganisatie opgezet met een secretariaat in het hart van het team.

Het projectteam werkt aan het succesvol opleveren van een complex project, waarbij strakke planning, organisatie en communicatie essentieel zijn. Als projectsecretaris ben je een onmisbare schakel tussen projectleiders, teamleden en externe stakeholders.