Managementondersteuner P&O Zoetermeer • Bright Professionals

Als Managementondersteuner P&O bij Gemeente Zoetermeer ben je de centrale figuur waarbij je de agenda s beheert, vergaderingen organiseert, notuleert en zorgt dat alles op rolletjes loopt. Deze rol biedt een unieke kans om in een omgeving te werken, waar geen dag hetzelfde is. Je draagt bij aan collegevergaderingen, projecten, en levert een directe bijdrage aan de stad en haar inwoners. Een uitdagende positie waar jouw organisatietalent en proactiviteit centraal staan. Klaar om te stralen in deze rol? Lees verder!

Functieomschrijving
Voor Gemeente Zoetermeer zoeken wij een Managementondersteuner P&O. Je werkt als managementondersteuner P&O en bent de onmisbare kracht die ervoor zorgt dat alles soepel verloopt. Je houdt het overzicht, zelfs wanneer er veel tegelijk speelt. Je beheert de agenda van het afdelingshoofd, organiseert bijeenkomsten tot in de puntjes en zorgt dat alle stukken op tijd klaarstaan.
Je notuleert helder, bewaakt actiepunten en zorgt voor een goede voorbereiding én afronding van overleggen.
Je bent het aanspreekpunt voor collega’s, helpt bij het plannen van afspraken, het klaarzetten van informatie en het bijhouden van het intranet. Daarnaast ondersteun je bij leeractiviteiten en projecten van het management.
Geen dag is hetzelfde: de ene dag neem je deel aan een teamoverleg, de andere dag bereid je een sessie voor met het college van B&W, regel je een locatie en zorg je dat de lunch voor een P&O-bijeenkomst tot in de puntjes verzorgd is. Wat er ook gebeurt: jij houdt het overzicht én de regie.
Je bent een aanpakker die rust brengt in een dynamische omgeving. Je houdt ervan als zaken goed geregeld zijn, werkt nauwkeurig en denkt graag vooruit. Plannen, organiseren en structuur aanbrengen gaan je van nature goed af.
Je schakelt moeiteloos tussen verschillende mensen en onderwerpen, van praktische zaken tot vertrouwelijke overleggen. Collega’s kunnen op je rekenen: je bent aanspreekbaar, betrokken en helpt waar nodig, zonder je eigen focus te verliezen.
Je voelt snel aan wanneer iets dreigt vast te lopen en denkt mee over hoe het beter of slimmer kan. Je werkt zelfstandig, maar bent ook een teamspeler die het anderen graag makkelijker maakt. Je houdt van afwisseling, neemt verantwoordelijkheid en voelt je thuis in een professionele werkomgeving waar ruimte is voor eigen initiatief en samenwerking.

- Je ondersteunt het afdelingshoofd (en waar relevant de betrokken stakeholders) in de voorbereidingen van bestuurs- en directievergaderingen, inclusief agendabeheer, notulering, besluiten- en actielijsten.
- Je bewaakt de volledigheid en tijdigheid van beleidsvoorstellen, rapportages en adviesstukken die de afdeling/het directieteam ingaan.
- Je fungeert als schakel tussen de afdeling en de organisatie.
- Je signaleert (operationele en organisatorische) knelpunten binnen processen, adviseert over verbetervoorstellen en draagt bij aan de implementatie daarvan.
- Je zorgt voor heldere communicatie over besluiten, voortgang en wijzigingen en zorgt dat de organisatie (of de afdeling) goed geïnformeerd is.

Competenties

• Analytisch vermogen: je ziet verbanden, herkent trends, kan complexe informatie samenvatten;
• Resultaatgericht: je zet door, je houdt een dossier scherp en je zorgt dat acties opgevolgd worden;
• Netwerken & verbinden: je onderhoudt contacten met interne en externe partijen en weet stakeholders te verbinden;
• Flexibiliteit & stressbestendigheid: je functioneert goed in wisselende omstandigheden en hebt af en toe ook druk;
• Integriteit & betrouwbaarheid: je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en gemaakte afspraken;
• Assertiviteit;
• Dienstverlenend;
• Sterke organisatorische vaardigheden; je kunt meerdere lijnen tegelijk bewaken, prioriteiten stellen en werken met deadlines;
• Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel schriftelijk als mondeling; vaardig in het vertalen van bestuurlijke / directie-uitgangspunten naar heldere teksten en adviezen;
• Politiek-bestuurlijke sensitiviteit: inzicht in wie welke belangen heeft, protocollen, formele kaders; zelfstandigheid en discretie.

Jouw profiel
Iedereen die bij de gemeente werkt, bouwt direct of indirect en uit volle overtuiging mee aan Zoetermeer. Door heldere keuzes te maken, verbindingen te leggen en uit te gaan van ieders eigen kracht wordt de stad mooier en beter.
Je werkt samen, open, flexibel en lerend aan oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken, groot en klein, voor de stad en de mensen, voor nu en de toekomst. Je ziet mogelijkheden, benut kansen en maakt ruimte voor ideeën en initiatief. Met hart voor de stad draag je samen met anderen bij aan het Zoetermeer van vandaag én morgen. Dat is de missie waar de organisatie voor gaat!

Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is vereist voor deze functie.