Managementondersteuner P&O Zoetermeer • Staffingteam

Voor de gemeente Zoetermeer zoeken wij een ervaren Managementondersteuner P&O voor 32 uur per week.
Start is per half november, voor 6 maanden. Salarisrange € 3.500 tot €4.464 per maand op basis van 36 uur.

Opdracht
Als managementondersteuner P&O ben jij de onmisbare kracht die zorgt dat alles soepel verloopt. Je houdt het overzicht, zelfs als er veel tegelijk speelt. Je beheert de agenda van het afdelingshoofd, organiseert bijeenkomsten tot in de puntjes en zorgt dat alle stukken op tijd klaarstaan. Je notuleert helder, bewaakt actiepunten en zorgt voor een goede voorbereiding én afronding van overleggen.
Je bent het aanspreekpunt voor collega’s, helpt bij het plannen van afspraken, het klaarzetten van informatie en het bijhouden van het intranet. Daarnaast ondersteun je bij leeractiviteiten en projecten van het management.
Geen dag is hetzelfde: de ene dag zit je in een teamoverleg, de andere dag bereid je een sessie voor met het college van B&W, regel je een locatie en zorg je dat de lunch voor een P&O-bijeenkomst tot in de puntjes verzorgd is. Wat er ook gebeurt: jij houdt het overzicht én de regie.
Je bent een aanpakker die rust brengt in een dynamische omgeving. Je houdt ervan als zaken goed geregeld zijn, werkt nauwkeurig en denkt graag vooruit. Plannen, organiseren en structuur aanbrengen gaan je van nature goed af.
Je schakelt moeiteloos tussen verschillende mensen en onderwerpen, van praktische zaken tot vertrouwelijke overleggen. Collega’s kunnen op je rekenen: je bent aanspreekbaar, betrokken en helpt waar nodig, zonder je eigen focus te verliezen. Je voelt snel aan wanneer iets dreigt vast te lopen en denkt mee over hoe het beter of slimmer kan. Je werkt zelfstandig, maar bent ook een teamspeler die het anderen graag makkelijker maakt. Je houdt van afwisseling, neemt verantwoordelijkheid en voelt je thuis in een professionele werkomgeving waar ruimte is voor eigen initiatief en samenwerking.

- Je ondersteunt het afdelingshoofd (en waar relevant de betrokken stakeholders) in de voorbereidingen van bestuurs- en directievergaderingen, inclusief agendabeheer, notulering, besluiten- en actielijsten.
- Je bewaakt de volledigheid en tijdigheid van beleidsvoorstellen, rapportages en adviesstukken die de afdeling/het directieteam ingaan.
- Je fungeert als schakel tussen de afdeling en de organisatie.
- Je signaleert (operationele en organisatorische) knelpunten binnen processen, adviseert over verbetervoorstellen en draagt bij aan de implementatie daarvan.
- Je zorgt voor heldere communicatie over besluiten, voortgang en wijzigingen en zorgt dat de organisatie (of de afdeling) goed geïnformeerd is.

Vereisten / knock-out criteria
1. Je hebt in de afgelopen 6 maanden geen 3 overeenkomsten met een totale duur van 24 maanden gehad bij de opdrachtgever. 
2. Minimaal een afgeronde hbo bachelor opleiding op het gebied van managementondersteuning;
3. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de rol van managementondersteuner binnen een overheidsorganisatie.

Wensen
4. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de rol van managementondersteuner binnen een overheidsorganisatie;
5. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de rol van managementondersteuner op het gebied van P&O binnen een overheidsorganisatie;
6. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar op het gebied van notuleren en coördineren op de routing van documenten;
7. Aantoonbare werkervaring met bestuurlijke processen, besluitvorming, en de omgang met politiek-bestuurlijke verhoudingen, motiveer dit middels een aparte alinea in het cv.

Competenties
- Analytisch vermogen: je ziet verbanden, herkent trends, kan complexe informatie samenvatten;
- Resultaatgericht: je zet door, je houdt een dossier scherp en je zorgt dat acties opgevolgd worden;
- Netwerken & verbinden: je onderhoudt contacten met interne en externe partijen en weet stakeholders te verbinden;
- Flexibiliteit & stressbestendigheid: je functioneert goed in wisselende omstandigheden en hebt af en toe ook druk;
- Integriteit & betrouwbaarheid: je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en gemaakte afspraken;
- Assertiviteit;
- Dienstverlenend;
- Sterke organisatorische vaardigheden; je kunt meerdere lijnen tegelijk bewaken, prioriteiten stellen en werken met deadlines;
- Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel schriftelijk als mondeling; vaardig in het vertalen van bestuurlijke / directie-uitgangspunten naar heldere teksten en adviezen;
- Politiek-bestuurlijke sensitiviteit: inzicht in wie welke belangen heeft, protocollen, formele kaders; zelfstandigheid en discretie. 

Schaal Deze opdracht is ingedeeld in Schaal 8 (nieuwe structuur), salarisrange € 3.500 tot €4.464 per maand op basis van 36 uur.
Start per half november, voor 6 maanden, met optie op verlenging. 
CV-eisen Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.
Werkdagen De opdracht wordt uitgevoerd op de volgende werkdagen: maandag t/m vrijdag.
Planning De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op woensdag 5 november 2025. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op dinsdag 4 november 2025 bericht.
Overige Een Verklaring omtrent het Gedrag (VOG) is een vereiste.

Afdeling
De afdeling Personeel & Organisatie (P&O) bestaat uit meer dan 35 enthousiaste collega’s, verdeeld over de teams Beleid, Advies, Recruitment en de HR Servicedesk. Samen werken we aan de ontwikkeling van mens en organisatie. We ontwikkelen, voeren uit en implementeren HR-beleid en organisatieadvies. In samenwerking met directie, management en medewerkers bouwen we aan een sterke organisatie en een toekomstbestendige stad.