Managementondersteuner P&O Zoetermeer • ZuidProfs

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Als managementondersteuner P&O ben jij de onmisbare kracht die zorgt dat alles soepel verloopt binnen de afdeling Personeel & Organisatie. Je houdt het overzicht, ook wanneer er veel tegelijk speelt, en ondersteunt het afdelingshoofd en betrokken stakeholders bij diverse taken en processen.

• Beheren van de agenda van het afdelingshoofd en organiseren van bijeenkomsten tot in de puntjes.
• Voorbereiden, notuleren en afronden van bestuurs- en directievergaderingen, inclusief het bijhouden van besluiten- en actielijsten.
• Zorgen dat beleidsvoorstellen, rapportages en adviesstukken tijdig en volledig klaarstaan voor de afdeling en het directieteam.
• Fungeren als schakel tussen de afdeling en de rest van de organisatie.
• Signaleren van operationele en organisatorische knelpunten binnen processen, adviseren over verbeteringen en bijdragen aan de implementatie daarvan.
• Zorgen voor heldere communicatie over besluiten, voortgang en wijzigingen, zodat de organisatie of afdeling goed geïnformeerd blijft.
• Ondersteunen bij het plannen van afspraken, klaarzetten van informatie en bijhouden van het intranet.
• Ondersteunen bij leeractiviteiten en projecten van het management.
• Regelen van praktische zaken zoals locaties en catering voor bijeenkomsten.

Je bent een aanpakker die rust brengt in een dynamische omgeving. Je werkt nauwkeurig, denkt vooruit en houdt van plannen, organiseren en structuur aanbrengen. Je schakelt moeiteloos tussen verschillende mensen en onderwerpen, van praktische zaken tot vertrouwelijke overleggen. Collegas kunnen op je rekenen: je bent aanspreekbaar, betrokken en helpt waar nodig zonder je eigen focus te verliezen.

Je voelt snel aan wanneer iets dreigt vast te lopen en denkt mee over hoe het beter of slimmer kan. Je werkt zelfstandig, maar bent ook een teamspeler die het anderen graag makkelijker maakt. Je houdt van afwisseling, neemt verantwoordelijkheid en voelt je thuis in een professionele werkomgeving waar ruimte is voor eigen initiatief en samenwerking.

Gevraagd

Eisen:

1. Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi)
2. De aangeboden kandidaat heeft in de afgelopen 6 maanden geen 3 overeenkomsten met een totale duur van 24 maanden gehad bij de opdrachtgever. (Dit criterium is niet van toepassing op kandidaten die een vast dienstverband hebben bij de uitlenende instantie.)
3. Minimaal een afgeronde hbo bachelor opleiding op het gebied van managementondersteuning
4. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de rol van managementondersteuner binnen een overheidsorganisatie

Wensen:

• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de rol van managementondersteuner binnen een overheidsorganisatie
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de rol van managementondersteuner op het gebied van P&O binnen een overheidsorganisatie
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar op het gebied van notuleren en coördineren op de routing van documenten
• Aantoonbare werkervaring met bestuurlijke processen, besluitvorming, en de omgang met politiek-bestuurlijke verhoudingen, motiveer dit middels een aparte alinea in het cv

Waar je gaat werken

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.