Managementondersteuner directie Den Haag • Rijksdienst voor Ondernemend Nederland

Directeur zijn binnen een organisatie met meer dan 6.000 medewerkers is een uitdagende taak. Er wordt veel van hen verwacht en het behouden van overzicht is niet eenvoudig. Daarom ben jij als managementondersteuner voor de directeuren een onmisbare steunpilaar binnen RVO.

Wat ga je doen?
Als managementondersteuner van de directie creëer je rust in een vaak hectische omgeving. Jij zorgt voor structuur en overzicht, signaleert op tijd wat aandacht nodig heeft en neemt zelf initiatief om je directeur te ontzorgen. Dankzij jouw ervaring heb je weinig sturing nodig en denk je altijd een paar stappen vooruit: je ziet welke vergaderingen prioriteit hebben, bewaakt deadlines voor stukken en regelt de logistiek rondom afspraken. Zo kan jouw directeur zich volledig richten op de inhoud. Jij bent het aanspreekpunt voor relaties, regelt vergaderzalen en regelt zelfs externe inhuur: zoals het aanpassen, opstellen of verlengen van contracten. 

Daarnaast ben je een belangrijk onderdeel van het directiesecretariaat: een professioneel team van 21 managementondersteuners. Samen wisselen jullie inzichten uit, stemmen processen af en vervangen elkaar waar nodig. Zo draag je niet alleen bij aan de ondersteuning van jouw eigen directeur, maar ook aan de kwaliteit van het hele secretariaat.

Wat je verder doet?
•    Concepten schrijven voor correspondentie en het afhandelen van e-mails, telefoontjes en post.
•    Het verzamelen, archiveren (o.a. in iBabs) en bewaken van vergaderstukken en annotaties, inclusief communicatie van deadlines naar betrokkenen.
•    Het organiseren van vergaderingen, bestuurlijke overleggen, werkbezoeken en externe evenementen (vaak in samenwerking met de secretaris, bestuursadviseurs en communicatieadviseurs).
•    Het bijhouden van overzichten en openstaande acties en zorgen dat deze worden opgepakt.
•    Het ondersteunen bij (secretariële) werkzaamheden voor de directeur en het verzorgen van zakenreizen binnen Nederland.

Meer informatie over de functie vind je via: Managementondersteuner bij RVO | RVO.

Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je brutojaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Je bent resultaatgericht en zoekt de samenwerking met collega’s op. In het werk is het namelijk belangrijk om samen snel de administatie en het secretariële beheer in orde te maken. Ook houd je gemakkelijk overzicht, zodat je de soms complexe informatiestromen en -processen goed kunt coördineren. Daarnaast ben je omgevingsbewust om je werk goed te kunnen prioriteren en consequenties en belangen te overzien. Uiteraard beschik je over goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden in de Nederlandse taal, zodat je makkelijk met verschillende mensen in contact treedt en afspraken maakt en vastlegt.

Verder heb je:
•    minimaal een mbo-diploma, bij voorkeur op secretarieel gebied;
•    minimaal 5 jaar werkervaring met het ondersteunen van directieleden en/of hoger management; 
•    een goede beheersing van de Windows gestuurde MS-Office programma’s, zoals Outlook, Excel, Word en Powerpoint en kun je je kantoorapplicaties en -systemen snel eigen maken;

• Om je sollicitatie in behandeling te kunnen nemen, ontvangen we graag je cv en motivatiebrief. Je kan jouw motivatie ook invullen in het sollicitatiescherm, dan hoef je geen motivatiebrief te uploaden.
• Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie. Je aanwijsbrief kan je toevoegen door eerst je sollicitatie (zonder aanwijsbrief) te verzenden, en vervolgens vanuit de bevestigingsmail op de link van je sollicitatie te klikken. Na inloggen kan je vervolgens de aanwijsbrief toevoegen bij ‘Extra documenten’
• Voor deze functie is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
• Na sluitingsdatum zijn de vacaturetekst en de gegevens van de vacaturehouder online niet meer zichtbaar. Om te voorkomen dat je deze moet opvragen, verzoeken wij je de vacaturetekst te downloaden en te bewaren.

Bij RVO werken we hybride. Dit betekent dat je bij ons vanaf elke locatie jouw werk kan doen (vanuit huis, op kantoor of elders). Voor deze functie is jouw aanwezigheid op kantoor minimaal 2 dagen per week gewenst.

Het betreft een:
• arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd.
Wij kunnen je in eerste instantie een contract voor bepaalde tijd bieden. Afhankelijk van functioneren én ontwikkelingen in opdrachten kan een vast contract in beeld komen.

De selectiegesprekken vinden vooralsnog plaats op maandag 17 november digitaal via Teams.

Sollicitaties worden pas behandeld na sluiting van de vacature.