Kwaliteitsadviseur Archief en Informatiebeheer Utrecht • Bright Professionals

Voor een boeiende rol als Kwaliteitsadviseur Archief en Informatiebeheer binnen het domein Bedrijfsvoering, Informatievoorziening en Organisatie ligt er een unieke kans om bij te dragen aan de ambitie van de provincie Utrecht om de aantrekkelijkheid van de regio te vergroten. Je werkt aan het optimaliseren van informatiebeheer en archivering, en draagt bij aan een duurzame leefomgeving. Deze rol biedt je de mogelijkheid om binnen een enthousiast team te werken aan maatschappelijk relevante doelen. Lees verder om te zien of deze functie echt bij jou past.

Functieomschrijving
Voor Provincie Utrecht zoeken wij een Kwaliteitsadviseur Archief en Informatiebeheer.
Je werkt binnen het team Informatievoorziening van het domein Bedrijfsvoering, Informatievoorziening en Organisatie van de provincie Utrecht. De provincie Utrecht streeft ernaar de aantrekkelijkheid van de regio te vergroten en faciliteert groei met behoud van de kwaliteit van de leefruimte. Het provinciebestuur en medewerkers zetten zich samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden in voor een gezonde en duurzame leefomgeving. Zij willen dat iedereen in de provincie Utrecht prettig woont, werkt en leeft en zorgen daarom voor een goede balans tussen groen en groei.

Het domein Bedrijfsvoering, Informatie en Organisatie (BIO) verzorgt alle uitvoerende bedrijfsvoeringstaken, zodat collega’s zich kunnen richten op de primaire doelstellingen. Je draagt bij aan een integrale bedrijfsvoering die past bij deze tijd en helpt mee aan de voortdurende ontwikkeling en verbetering van producten en diensten om optimale ondersteuning en toegevoegde waarde te bieden voor interne klanten.

Als lid van het team Informatievoorziening (IV) ben je verantwoordelijk voor zowel concernbrede als organisatiespecifieke informatievoorziening en ICT-dienstverlening. Je werkt eraan om medewerkers van de provincie Utrecht te voorzien van betrouwbare ICT-diensten en oplossingen.

De provincie Utrecht hanteert een decentraal beleid. Domeinen beheren en ontwikkelen hun eigen specifieke informatievoorziening; IV beheert alleen de generieke informatievoorzieningen en de domeinspecifieke informatievoorzieningen van BIO. Essentiële aspecten hierin zijn:

• Business informatiemanagement
• Procesanalyse en -ontwerp
• Business- en informatieanalyse
• Architectuur
• Informatiebeveiliging & privacy
• Informatiebeheer en archivering
• Portfolio-, programma- en projectmanagement
• Functioneel- en applicatiebeheer
• ICT-infrastructuur en werkplekbeheer
• Data- en gegevensmanagement
• Innovatiemanagement

Je hebt een centrale rol in informatiebeheer en archivering, één van de pijlers onder de ambities van de provincie Utrecht. Binnen het kader van duurzame toegankelijkheid richt jij je op het opslaan, bewaren, beheren, ontsluiten of leveren, en waar nodig, overdragen, verplaatsen, verwijderen of vernietigen van informatie. Dossiervorming en archivering vinden nu plaats in onder meer Teams (dms) en Corsa (afgesloten dossiers). Jij levert een bijdrage aan de verdere verbetering van proces en kwaliteit van dossiervorming en archivering.

Als kwaliteitsadviseur informatiebeheer ben je onderdeel van het cluster informatiebeheer en archivering. Je draagt bij aan het optimaliseren van dossiervorming en archivering en bewaakt dat informatie op de juiste wijze in het document management- en archiefsysteem wordt opgeslagen en beheerd.

Jouw verantwoordelijkheden zijn onder andere:

• Kwaliteitstoetsen uitvoeren op informatiebeheer, onder meer op dossiers in DMS
• De business begeleiden bij maatregelen voor duurzaam toegankelijk archiveren
• De kwaliteit en beschikbaarheid van provinciale archiefsystemen beoordelen en adviseren over mogelijke verbeteringen
• Bijdragen aan het verhogen van het kennisniveau van de gebruikersorganisatie op het gebied van duurzaam toegankelijke archivering
• Werkzaamheden uitvoeren zoals omschreven in het Handboek Informatiebeheer
• Zorgdragen dat project- en opgaveteams informatiebeheer correct uitvoeren
• Doorontwikkelen van het Kwaliteitssysteem Informatiebeheer
• Ontwikkelen en onderhouden van beleid, kaders en richtlijnen voor informatiebeheer

Voor de uitvoering van deze rol dien je gebruik te maken van je eigen (ICT) middelen. Indien tijdens de opdracht blijkt dat extra bedrijfsmiddelen noodzakelijk zijn om jouw werkzaamheden uit te voeren, ben je zelf verantwoordelijk voor deze voorzieningen.

Competenties

• Je hebt een proactieve werkhouding
• Je bent kwaliteits- en resultaatgericht
• Je weet je omgeving te enthousiasmeren en kunt gebruikers meenemen
• Je zoekt actief de verbinding met gebruikers, leveranciers en collega’s
• Je bent omgevingssensitief en resultaatgericht, zonder het proces en de verschillende volwassenheidsniveaus van de organisatie uit het oog te verliezen. Je bent een slagvaardige en waar nodig geduldige bruggenbouwer die tegen een stootje kan.

Organisatie
Utrecht is een provincie om trots op te zijn: gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Hier komen veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren samen. De regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie.

Zij streven ernaar de aantrekkelijkheid van de provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van de ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving.

Hun doel is dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft, met een goede balans tussen groen en groei.

Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is vereist voor deze functie.