Directiesecretaresse Zoetermeer • Ipse de Bruggen

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Als directiesecretaresse speel je een cruciale rol in het ondersteunen van de directie. Als proactieve, ervaren en gedreven directiesecretaresse met goede sociale en communicatieve vaardigheden, kan de directeur erop rekenen dat jij hem/haar volledig ontzorgt. Je bent een echte multitasker. Zo zorg je voor optimaal agendabeheer en denk je hierin continu een paar stappen vooruit. Dat het soms heel druk is, is voor jou geen probleem. Je brengt feilloos de juiste prioritering aan. Daarnaast ben je de telefonische contactpersoon voor Volwassenenzorg, zowel intern als extern.

Het plannen en organiseren van bijeenkomsten is een belangrijk aspect van je functie. Je zorgt ervoor dat alles soepel verloopt en maakt verslagen van vergaderingen. Ook bewaak je de voortgang van werkzaamheden en stel je prioriteiten in overleg. Het tempo ligt hoog en de sfeer in het secretariaat dat bestaat uit twee andere directiesecretaresses is goed. Je bent een collega die goed in teamverband werkt. Jij en je collega’s houden elkaar goed op de hoogte van lopende zaken. Zo is het eventueel vervangen van elkaar bij afwezigheid geen enkel probleem.

Je ondersteunt de directie bij personele taken, waarbij je gebruikmaakt van software zoals Afas. Daarnaast regel je reserveringen van ruimtes, zowel intern als extern, en voer je administratieve taken uit met applicaties zoals ProActis en Ortec. Je zorgt voor de beschikbaarheid van documenten in Ibabs, houdt overzichten bij en verzorgt de digitale archivering van belangrijke documenten.

Gevraagd

Je beschikt over:

• een mbo4 diploma toegespitst op de functie;
• hbo werk- en denkniveau;
• ervaring als directiesecretaresse;
• kennis van en ervaring met de gangbare digitale applicaties en hulpmiddelen;
• goede communicatieve vaardigheden in woord en schrift;
• een positieve en proactieve werkhouding en een drive om bij te dragen;
• goede beheersing van Office-programma’s als Word, Excel en PowerPoint.

Naast de eisen herken jij jezelf in de volgende eigenschappen:

• je werkt op een proactieve manier en neemt initiatief;
• je bent flexibel en denkt in oplossingen;
• je kunt goed samenwerken en je hebt een collegiale instelling;
• je steekt graag de handen uit de mouwen en vindt het niet erg om onder druk te werken;
• je weet van tevoren dat je dag soms kan veranderen qua taken en dat vind je eigenlijk wel leuk.

Aanbod

• Een bruto maandsalaris tussen € 2.836 - € 3.825 op basis van 36 uur, conform CAO gehandicaptenzorg FWG 40
• Een uitdagende functie van minimaal 32 uur per week
• De aanstelling is in eerste instantie voor bepaalde tijd, met kans op verlenging voor onbepaalde tijd.
• Ruime mogelijkheden voor scholing en ontwikkeling
• Eindejaarsuitkering van 8,33%, 8% vakantietoeslag en pensioen via Pensioenfonds Zorg & Welzijn
• 144 vakantie-uren en 57 balansverlofuren per jaar bij een 36-urige werkweek
• Reiskostenvergoeding
• Fiscaal voordeel tot € 750 per jaar, bijvoorbeeld voor een fiets, telefoon, laptop of sportabonnement

Waar je gaat werken

Bij Ipse de Bruggen, de grootste zorgorganisatie in Zuid-Holland voor mensen met een verstandelijke beperking, kun je werken op het directiesecretariaat Volwassenenzorg. Hier ondersteun je de drie directeuren op secretarieel en organisatorisch gebied. Je werkt zelfstandig en in teamverband met twee collega's. Het team werkt nauw samen met zorgmanagers en directeuren in ambulante teams, waardoor je op verschillende locaties kunt werken.

Wij streven ernaar om cliënten een goed leven te bieden en hun ontwikkeling te stimuleren. Met ruim 5.500 medewerkers en 2.200 vrijwilligers helpen we bijna 5.700 cliënten bij wonen, werken, leren en ontspannen. We geloven in de kracht van kleine stapjes en zijn trots op onze expertise.