Programmasecretaris programma Duurzaamheid en Programma Waddinxveen • Yacht

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

In Waddinxveen lopen twee belangrijke en grote programma’s. Het transitieprogramma Duurzaamheid en het programma Maatschappelijke

Voorzieningen. Beide programma’s zijn geborgd onder de directeur Ruimte en Dienstverlening.

Het programma Duurzaamheid is georganiseerd rondom de 4 belangrijke transities (de energietransitie, circulaire economie, klimaatadaptatie en biodiversiteit). Het programma omvat 12 projecten waarin we sterke nadruk leggen op het bouwen van een beweging in de samenleving (inwoners en ondernemers) om deze transities op gang te brengen. Ook werken we (steeds meer) iteratief; we kijken kortdurend en kleinschalig wat werkt en schalen dat dan op. De afgelopen jaren is het transitieprogramma organisatorisch stevig gegroeid en goede basis neerzet in de vorm van een programmabureau.

Vanuit het programma Maatschappelijke Voorzieningen worden de noodzakelijke maatschappelijke voorzieningen in Waddinxveen gerealiseerd, denk aan onderwijs, kinderopvang, zorg & welzijn, kunst & cultuur en binnen- buitensport. Het afgelopen jaar is de visie hierop en een uitvoeringsprogramma vastgesteld. Hieruit blijkt dat we een flinke inhaalslag moeten maken om het voorzieningsniveau te laten aansluiten op de inwonersgroei. Projecten zijn gestart en er is nu behoefte aan versterking door ook voor dit programma een programmabureau op te zetten met het oog op programma- en projectbeheersing, monitoring en om de programmamanager en projectleiders te ontlasten.

Door omstandigheden zoeken we een hands-on allround senior programmasecretaris die het programmabureau van Duurzaamheid kan overnemen en gelijktijdig het programmabureau voor Maatschappelijke Voorzieningen kan opzetten.

Wat ga je doen

Als programmasecretaris zit je in het hart van de beide programma’s. Je zorgt ervoor dat alles wat de programma’s nodig hebben om goed te functioneren beschikbaar is en terechtkomt op de juiste plek, of het nu gaat om geld, personeel of stukken voor ons bestuur.

• Je werkt nauw samen met de programmamanager, projectleiders, de financieel consulent en andere adviseurs bedrijfsvoering van de gemeente. Dat betekent tijdig aan de bel trekken bij taken rondom begroting, planning, administratie en programmaplan. Je verzorgt en bewaakt de overall financiële voortgang van beide programma’s (programmabegroting, projectbegrotingen, budgetbewaking en forecast) en de contractadministratie van het programma. Waar nodig ben je betrokken bij de SiSa verantwoording over de Specifieke Uitkeringen (SPUK’s), die we van het Rijk en/of provincie ontvangen.
• Je zorgt voor voorbereiding en het mede opstellen van de Planning & Control producten op t.b.v. de jaarrekening, kaderbrief, programmabegroting en Bestuursrapportages en andere programmarapportages. Dit doe je in overleg in overleg met de projectmanagers en beleidsadviseurs in het programma en stemt af met de financieel adviseur.
• Je faciliteert en ontlast waar nodig de programmamanagers in werksessies met de projectmanagers en beleidsadviseurs om nieuwe plannen te maken en bij het opzetten van projecten (bijv. meewerken aan projectopdrachten).
• Je bewaakt en faciliteert onze interne programmaprocessen (projectmanagement processen, voortgangsrapportages, enz.).
• Mogelijk vragen we je ook om op te treden als projectcoördinator voor een aantal projectonderdelen.
• Je verleent ad hoc ondersteuning van de medewerkers van de programma’s.

Je hebt de volgende kwaliteiten

• Minimaal hbo-werk- en -denkniveau.
• Affiniteit en ervaring met bedrijfsvoering processen (P&C-cyclus).
• Je bent resultaatgericht en hebt analytische kwaliteiten.
• Je hebt financieel inzicht en ervaring met begroten en bewaken van budgetten.
• Je bent zelfsturend en hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel, en bent een kei in ketenbeheer (je coördineert, zet werkzaamheden uit en bewaakt de uitvoeringsketen).
• Je maakt makkelijk contact, je bent faciliterend en dienstverlenend.
• Je kan kort, bondig en to the point schrijven.
• Je werkt zelfstandig.

Startdatum voorkeur: zsm, tot 30 juni 2026 met kans op verlening

Aantal uren per week: 36 uur

Schaal: 10 (max 5519,-)

Thuiswerken of werken op kantoor: Hybride, maar zeker behoorlijk deel van de tijd op kantoor. Minimaal 60/40.