Personal Assistant / juridisch secretaresse (32-40 uur, Maarssen) Maarssen • ZIJ

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Voor een succesvolle, internationale fitnessorganisatie (gericht op vrouwen) zoeken we een Personal Assistant / Juridisch Secretaresse die energie krijgt van regelen, structureren en vooruitdenken. 

In deze rol ondersteun je als Personal Assistant de CFO in de breedste zin van het woord. Jij houdt overzicht, signaleert wat er nodig is en zorgt dat alles op rolletjes loopt, van juridische documenten tot internationale agenda’s. Je schakelt makkelijk tussen nauwkeurig werken en snel handelen, en weet altijd de juiste toon te vinden in je communicatie met collega’s en externe partners. Zij willen groeien en daar ben jij een belangrijk onderdeel in, want jij zorgt voor een goed lopend proces bij het opzetten van een nieuwe franchise. In de rol van juridisch secretaresse zorg jij ervoor dat daar van alles voor gebeurt. We vertellen dan ook graag wat jij in deze functie gaat doen: 

• Processenstructureren enbewaken: van A tot Z ben je betrokken bij het proces om alles in orde te maken voor franchiseovereenkomsten. Je houdt de stappen in de gaten, verzamelt alle informatie en verwerkt deze, onderhoudt de contacten, signaleert knelpunten en neemt actie waar nodig.  
  
• Juridische documenten:jij zorgt dat alle informatie klopten bent heel nauwkeurig. Er zijn documenten die jij opstelt, doorneemt en verwerkt 
  
• Complex agendabeheer:voor de CFO houd jij de agenda goed bij en regelt alles voor verschillende afspraken, dit zijn (internationale) calls, afspraken en reizen. 
  
• E-mailbeheer: prioriteren, beantwoorden en zelfstandig acties uitzetten.
  
• Correspondentie en communicatie: o.a. metexterneadvocaten, klanten en overige partijen 
  
• Meetings voorbereiden, bijwonen en actiepunten uitwerken (je finetunet bijvoorbeeld de automatische Zoom-verslagen).

Je bent iemand die stevig in zijn/haar schoenen staat en weet wat er nodig is om dingen in beweging te krijgen. Je communiceert helder, schakelt snel en houdt van aanpakken. Jij voelt goed aan wat een ander nodig heeft, of dat nu een duwtje vooruit is, een luisterend oor of even de spiegel voorhouden. 

Je hebt een sterk organisatorisch talent en neemt graag initiatief. Stilzitten is niets voor jou; je houdt van tempo, denkt mee en durft ook te zeggen wat beter kan. Daarnaast ben je nieuwsgierig naar nieuwe manieren van werken: je gaat mee met de tijd, experimenteert bijvoorbeeld met tools als AI en grijpt kansen om jezelf verder te ontwikkelen. 

Personal Assistant / Juridisch Secretaresse – Je bent standvastig, communicatief, ondernemend en gericht op resultaat. Dat is precies wat deze rol vraagt. 

Je hebt ervaring binnen een juridische omgeving, bijvoorbeeld in de advocatuur of op een juridische afdeling, en begrijpt hoe processen daar werken. Je bent zorgvuldig, proactief en houdt van afwisseling. Jij ziet wat er nodig is voordat iemand het vraagt, werkt met plezier samen en brengt structuur én positiviteit in je werkdag. 

Je komt terecht in een inspirerende organisatie met een missie: vrouwen helpen zich sterk, energiek en zelfverzekerd te voelen. Je werkt dicht bij de top, krijgt veel verantwoordelijkheid en hebt een zichtbare impact op het dagelijks reilen en zeilen van de organisatie. Het is een internationale organisatie waar je vanuit Nederland samenwerkt met o.a. de UK en ook andere Europese landen.  

Het kantoor is gevestigd in Maarssen, een heel centrale plek die goed bereikbaar is met OV en auto (ze bieden een parkeerplek aan). Ze houden van persoonlijk contact en korte lijnen en werken daarom graag samen met elkaar op kantoor, eventueel is een thuiswerkdag bespreekbaar. Je kunt 32, 36 of 40 uur werken.  

Salaris ligt tussen: € 4.000 – 5.000 bruto per maand bij een fulltime dienstverband. Het is een ruime bandbreedte waar ze kijken naar de werkervaring die je meebrengt. 

Zij bieden verder het volgende: 

• Jaarcontract met uitzicht op een vast dienstverband 

• Vakantiegeld 8% 

• Bonusregeling van 3% op basis van persoonlijke en bedrijfsdoelen 

• 25 vakantiedagen bij fulltime dienstverband 

• Pensioenregeling (50/50 werkgever-werknemer) 

• Vergoeding voor een gym-lidmaatschap 

Als je via ZIJ een nieuwe baan vindt dan ontvang je van ons een cadeaubon naar keuze ter waarde van €100. Je kan o.a. kiezen voor een nieuwe garderobe voor jouw eerste werkdag, nog even die training/workshop te volgen voor extra kennis of even heerlijk ontspannen tijdens een weekendje weg zodat jij fris aan jouw nieuwe avontuur kan beginnen. 

Heb je interesse in deze vacature of wil je meer weten? Stuur dan een mail naar via de button "Solliciteer nu" op deze pagina. of bel naar Ellen Schelvis-Blom van ZIJ op telefoonnummer 020 6888 499. We ontvangen graag jouw CV. Heb je nog geen up-to-date CV, is dat geen probleem, dat kan altijd later. We vinden het leuk te horen waarom deze vacature jou aanspreekt! 

Binnen één week ontvang je een reactie op jouw mail. Dit kan zowel telefonisch als via mail gebeuren (houd hiervoor ook jouw spam in de gaten). 

ZIJ is hét werving & selectiebureau waar ondersteunende professionals en werkgevers elkaar vinden – van secretarieel en administratief tot HR en marketing en communicatie. Voor bovenstaand bedrijf nemen wij de voorselectie van de juiste kandidaat uit handen. Kijk gerust eens op onze site  voor meer informatie over ZIJ. Je kunt ons ook volgen via LinkedIn, Instagram (zij.maakthetverschil) en Facebook om op de hoogte te blijven omtrent de laatste vacatures en updates.