Programma Managementassistent Eindhoven • ZuidProfs

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Ben jij een organisatorisch talent met een helicopterview en een procesdenker? Wil jij jouw communicatieve vaardigheden inzetten om programmamanagers te ondersteunen en anderen te ontzorgen? Dan is de functie van Programma Managementassistent (PMA) binnen de programmaorganisatie Stationsdistrict & MIRT (PSM) iets voor jou.

In deze rol ben je de steun en toeverlaat voor het programmamanagement en verzorg je secretariële en ondersteunende werkzaamheden. Je werkt nauw samen met de programmadirecteur en vijf programmamanagers en bent verantwoordelijk voor onder andere:

• Beheren en structureren van de programma-administratie, inclusief digitaal beheer van SharePoint (en straks Teams) en archivering.
• Zorgen voor het nakomen van afspraken en toezeggingen, mensen hierop attenderen en het overzicht bewaken.
• Organiseren en plannen van programma-inhoudelijke activiteiten zoals teamoverleggen, bestuurlijke overleggen en werksessies.
• Adviseren van het programmamanagement over procesgang en verbeteringen, zowel gevraagd als ongevraagd.
• Beheren van agendas en maken van afspraken op basis van inhoud, prioriteiten en politiek-bestuurlijke verhoudingen.
• Zorgen voor complete vergaderstukken, tijdige verzending en attenderen op actiepunten.
• Bijhouden van het archief in het gemeentelijk systeem met juiste trefwoorden en archiefcodes.
• Structureren en verbeteren van administratieve handelingen en processen, inclusief informatieverwerking.
• Ondersteunen bij de financiële administratie, zoals factuurverwerking.

Je werkt binnen een team van circa 15 collegas, waaronder programmamanagers, een programmadirecteur, strategische adviseurs en ondersteuners. Daarnaast heb je intensief contact met projectondersteuners, managementassistentes van andere sectoren, de directieraad en externe partijen.

• Een (bij voorkeur) afgeronde hbo-opleiding met bijbehorend werk- en denkniveau.
• Minimaal drie jaar aantoonbare ervaring als programma managementassistent binnen grote (ruimtelijke) programmas en/of projecten. Ervaring binnen de overheid is een pré.
• Vermogen om in complexe programmas prioriteiten te stellen, verbanden te leggen en relevante informatie bij de juiste personen te brengen.
• Overzicht bewaren en proactief knelpunten of risicos adresseren.
• Politiek-bestuurlijke sensitiviteit en ervaring met het werken in een omgeving met verschillende belangen.
• Teamspeler die meedenkt en snel inspeelt op ontwikkelingen.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk. Beheersing van de Engelse taal is een pré.

Gevraagd

Eisen:

1. Je beschikt over een (bij voorkeur) afgeronde hbo opleiding met bijbehorend werk- en denkniveau
2. Je hebt minimaal drie jaar aantoonbare ervaring als PMA-er binnen grote (ruimtelijke) programma's en/of projecten (overheidservaring is een pré)
3. Je beheerst de Nederlandse taal zowel mondeling als schriftelijk
4. Het is niet toegestaan om een kandidaat in te huren die eerder in dienst is geweest van de Gemeente Eindhoven (tussenperiode van twee jaar)
5. Als de kandidaat mag starten bij de klant, dan zal er een pre-employmentscreening plaatsvinden
6. De kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract van de kandidaat geldig is en ter controle kan worden overlegd

Wensen:

• Je beschikt over een (bij voorkeur) afgeronde hbo opleiding met bijbehorend werk- en denkniveau
• Je hebt minimaal drie jaar aantoonbare ervaring als PMA-er binnen grote (ruimtelijke) programma's en/of projecten (overheidservaring is een pré)
• Je beheerst de Nederlandse en (Engelse taal pré) zowel mondeling als schriftelijk

Waar je gaat werken

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.