Projectsecretaris 2FTE Den Haag • Samenvijf

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Functieomschrijving

Als projectsecretaris ben je verantwoordelijk voor de projectbeheersing van meerdere projecten binnen het domein Openbaar bestuur en Dienstverlening (OBD). Je bewaakt de voortgang, budgetten, verplichtingen en deadlines, signaleert risico’s en afwijkingen en adviseert proactief de projectleiders.

Verantwoordelijkheden

• Projectbeheersing: bewaken van voortgang, budgetten, verplichtingen en deadlines; signaleren van risico’s en afwijkingen en hierover adviseren aan projectleiders.
• Financieel beheer: opstellen, controleren en actualiseren van budgetten, kostenramingen en rapportages; verwerken van gegevens in AFAS en andere administratieve systemen; bewaken dat contracturen en projectbudgetten niet worden overschreden.
• Inkoop en contractbeheer: coördineren van inhuur- en inkooptrajecten van offerteaanvraag tot contractbewaking; naleven van interne procedures; zorgen voor tijdige verlenging of beëindiging van overeenkomsten.
• Projectovereenkomsten en decharge: beheren van projectovereenkomsten; faciliteren van de administratieve en financiële afronding van projecten, inclusief voorbereiding van de decharge.
• Rapportage en advisering: verzorgen van maandelijkse financiële overzichten en voortgangsrapportages; vertalen van cijfers naar bruikbare managementinformatie; bijdragen aan de periodieke verantwoording aan opdrachtgevers.
• Samenwerking en kennisdeling: onderhouden van contact met interne en externe partners; beantwoorden van vragen van projectteams.

Resultaatverplichtingen

Deelresultaten die je oplevert:

• De begroting is opgesteld.
• De projectstructuur en administratie zijn ingericht.
• Het proces van opdrachtverlening en contractvorming is afgerond.
• De opdrachtgever ontvangt maandelijks een (financiële) voortgangsrapportage.
• Het projectarchief is ingericht.
• De projectadministratie is opgezet en wordt uitgevoerd.

Eindresultaten bij afronding van de opdracht:

• De projectstructuur en administratie zijn afgerond.
• Het projectarchief is compleet en in beheer overgedragen.
• De (financiële) decharge heeft plaatsgevonden.

Beoordeling

Je werk en de resultaten worden per project en per projectfase beoordeeld, waarbij onder andere de begroting, projectstructuur, contractvorming, voortgangsrapportages, projectarchief, projectadministratie en decharge centraal staan.

Gewenst profiel

• Ervaring en kennis als projectsecretaris, bij voorkeur binnen het domein Openbaar bestuur en Dienstverlening (OBD).
• Je ondersteunt meerdere projecten tegelijk en combineert denkkracht over financiën, inkoop en contractbeheer met daadkrachtig en behendig operationeel handelen.
• Je bent scherp op deadlines, werkt gestructureerd en hebt oog voor kwaliteit en samenwerking.
• Je beschikt over analytisch vermogen en een dienstverlenende houding, en weet de balans te vinden tussen nauwkeurigheid en pragmatiek.
• Je floreert in een dynamische omgeving waarin samenwerking, overzicht en resultaatgericht werken centraal staan.

Gevraagd

• Je hebt de afgelopen 7 jaar minimaal 5 jaar (aaneengesloten) aantoonbare ervaring in de functie van projectsecretaris, waarvan minimaal 3 jaar als senior projectsecretaris
• Je bent minimaal 24 uur per week beschikbaar
• Je bent per direct – doch uiterlijk per 17 november – beschikbaar

Aanbod

• We geven je iedere week tijd om iets goeds te doen bij een maatschappelijke organisatie in jouw regio, uiteraard met behoud van salaris en vrije tijd (lees meer)
• Zekerheid over je contractduur en uren. We maken duidelijke afspraken met onze opdrachtgevers over jouw functie
• Kans om je als professional verder te ontwikkelen bij opdrachtgever en zicht op een vast dienstverband bij Samenvijf
• Salaris volgens cao van gemeente, reiskostenvergoeding, pensioenregeling en uiteraard 25 vakantiedagen
• Onderdeel van Samenvijf: energieke en betrokken collega's die je verder helpen, je staat er op je opdracht nooit alleen voor

Waar je gaat werken

Samenvijf: detacheren met impact
Samenvijf staat voor een nieuwe manier van werken: we bieden je uitdagend werk bij onze opdrachtgevers en geven je daarnaast iedere week tijd om iets goeds te doen voor de maatschappij. Zo doorbreek jij je routine en heb je een werkweek met meer afwisseling en inspiratie. Samen zorgen we ervoor dat de maatschappij nog mooier wordt. We vertellen je er graag meer over.