Programma Managementassistent Eindhoven • Samenvijf

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een Programma Managementassistent.

Ben jij een organisatorisch talent met een helicopterview en een procesdenker? Wil jij jouw communicatieve vaardigheden inzetten om programmamanagers te ondersteunen en anderen te ontzorgen? Dan is de functie van Programma Managementassistent (PMA) binnen de programmaorganisatie Stationsdistrict MIRT (PSM) iets voor jou.

In deze rol ben je de steun en toeverlaat voor het programmamanagement en verzorg je secretariële en ondersteunende werkzaamheden. Je werkt nauw samen met de programmadirecteur en vijf programmamanagers en bent verantwoordelijk voor onder andere:

• Beheren en structureren van de programma-administratie, inclusief digitaal beheer van SharePoint (en straks Teams) en archivering.
• Zorgen voor het nakomen van afspraken en toezeggingen, mensen hierop attenderen en het overzicht bewaken.
• Organiseren en plannen van programma-inhoudelijke activiteiten zoals teamoverleggen, bestuurlijke overleggen en werksessies.
• Adviseren van het programmamanagement over procesgang en verbeteringen, zowel gevraagd als ongevraagd.
• Beheren van agenda’s en maken van afspraken op basis van inhoud, prioriteiten en politiek-bestuurlijke verhoudingen.
• Zorgen voor complete vergaderstukken, tijdige verzending en attenderen op actiepunten.
• Bijhouden van het archief in het gemeentelijk systeem met juiste trefwoorden en archiefcodes.
• Structureren en verbeteren van administratieve handelingen en processen, inclusief informatieverwerking.
• Ondersteunen bij de financiële administratie, zoals factuurverwerking.

Jouw team

Je werkt binnen een team van circa 15 collega’s, waaronder programmamanagers, een programmadirecteur, strategische adviseurs en ondersteuners. Daarnaast heb je intensief contact met projectondersteuners, managementassistentes van andere sectoren, de directieraad en externe partijen.

Gevraagd

• Je beschikt over een (bij voorkeur) afgeronde hbo-opleiding met bijbehorend werk- en denkniveau
• Je hebt minimaal drie jaar aantoonbare ervaring als programma managementassistent binnen grote (ruimtelijke) programma’s en/of projecten
• Je hebt ervaring binnen de overheid (pré)
• Je kunt in complexe programma’s prioriteiten stellen, verbanden leggen en relevante informatie bij de juiste personen brengen
• Je bewaart overzicht en adresseert proactief knelpunten of risico’s
• Je hebt politiek-bestuurlijke sensitiviteit en ervaring met het werken in een omgeving met verschillende belangen
• Je bent een teamspeler die meedenkt en snel inspeelt op ontwikkelingen
• Je beheerst de Nederlandse taal zowel mondeling als schriftelijk, beheersing van de Engelse taal is een pré
• Je gaat akkoord met een pre-employmentscreening voordat je start bij de opdrachtgever

Deze functie is niet geschikt voor ZZP´ers

Aanbod

• We geven je iedere week tijd om iets goeds te doen bij een maatschappelijke organisatie in jouw regio, uiteraard met behoud van salaris en vrije tijd (lees meer)
• Zekerheid over je contractduur en uren. We maken duidelijke afspraken met onze opdrachtgevers over jouw functie
• Kans om je als professional verder te ontwikkelen bij opdrachtgever en zicht op een vast dienstverband bij Samenvijf
• Salaris volgens cao van gemeente, reiskostenvergoeding, pensioenregeling en uiteraard 25 vakantiedagen
• Onderdeel van Samenvijf: energieke en betrokken collega's die je verder helpen, je staat er op je opdracht nooit alleen voor

Waar je gaat werken

Samenvijf: detacheren met impact
Samenvijf staat voor een nieuwe manier van werken: we bieden je uitdagend werk bij onze opdrachtgevers en geven je daarnaast iedere week tijd om iets goeds te doen voor de maatschappij. Zo doorbreek jij je routine en heb je een werkweek met meer afwisseling en inspiratie. Samen zorgen we ervoor dat de maatschappij nog mooier wordt. We vertellen je er graag meer over.