Documentalist Project Werpsterhoek Grou • Samenvijf

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een Documentalist Project Werpsterhoek.

Als Documentalist Project ben je verantwoordelijk voor het beheer van de archivering binnen het document management systeem van het project. Je voert taken uit zoals registreren, metadata toevoegen, ordenen en classificeren van documenten en informatie. Je zorgt voor een actueel ordeningsplan, waardeert dossiers, autoriseert medewerkers en geeft training en opleiding aan projectmedewerkers. Daarnaast coach je projectmedewerkers zodat zij zich bewust zijn van hun taken en verantwoordelijkheden rondom documentbeheer en archiefvorming, en deze adequaat uitvoeren. Hiermee draag je bij aan een continue verbetering van de informatiehuishouding.

Je beheert het digitale projectarchief door onder andere:

• Het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix;
• Het verlenen en intrekken van autorisaties in het document management systeem;
• Het maken van standaardweergaven en zoekvragen in het systeem;
• Het instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat zij zelfstandig en adequaat hun taken uitvoeren;
• Het toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur;
• Het actueel houden van alle documenten binnen het projectarchief;
• Het verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers;
• Toezien op correcte verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders;
• Het tijdig beschikbaar stellen van juiste informatie aan de juiste personen (routeren van post- en e-mailstukken);
• Het melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer;
• Het inventariseren en melden van verbetervoorstellen voor applicaties volgens het proces van Lokaal Functioneel Beheer.

Resultaat van de opdracht

• Een ingericht projectarchief dat voldoet aan de gemaakte afspraken en kwaliteitseisen, zoals ordening, waarderen, selecteren en toepassen van metadata;
• Actuele middelen voor documentbeheer en archivering, waaronder autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen en ordeningsstructuur.

Gevraagd

• Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare kennis van en werkervaring met een documentmanagementsysteem (DMS) en digitaal archiveren
• Je hebt een afgeronde hbo-opleiding in informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding
• Je hebt minimaal 2 jaar ervaring met en kennis van documentair informatiebeheer en -dienstverlening en het gebruik van DIM-gerelateerde middelen
• Je hebt minimaal 2 jaar ervaring met het zelfstandig opstellen van werkinstructies en handreikingen
• Je kunt analyseren en hebt analytisch denkvermogen
• Je hebt een dienstverlenende en klantgerichte instelling
• Je hebt een hands-on mentaliteit en denkt in mogelijkheden en werkbare oplossingen
• Je hebt goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden en kunt rapportages en hulpmiddelen opstellen
• Je hebt didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden
• Je kunt goed luisteren en de vraag achter de vraag achterhalen
• Je werkt nauwkeurig
• Je bent omgevingsbewust en hebt inzicht in wat er binnen de organisatie speelt
• Je hebt een proactieve instelling
• Je kunt plannen en organiseren, je werk zelfstandig indelen en deadlines halen zonder stress
• Je bent gericht op zelfontwikkeling en past wat je leert toe in je werk
• Je werkt zelfstandig, neemt initiatief en raadpleegt collega’s indien nodig

Wensen

• Kennis van en ervaring met grootschalige GWW-projecten met een financiële omvang van minimaal € 100 miljoen
• Kennis van relevante kaders en regelgeving, zoals WOO, AVG, AW, BIHR en toepassingsmodel metadata
• Aantoonbare ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie
• Mate waarin de kandidaat beschikt over de genoemde competenties en vaardigheden (toetsbaar op basis van cv, motivatiebrief en/of sollicitatiegesprek)

Aanbod

• We geven je iedere week tijd om iets goeds te doen bij een maatschappelijke organisatie in jouw regio, uiteraard met behoud van salaris en vrije tijd (lees meer)
• Zekerheid over je contractduur en uren. We maken duidelijke afspraken met onze opdrachtgevers over jouw functie
• Kans om je als professional verder te ontwikkelen bij opdrachtgever en zicht op een vast dienstverband bij Samenvijf
• Salaris volgens cao van gemeente, reiskostenvergoeding, pensioenregeling en uiteraard 25 vakantiedagen
• Onderdeel van Samenvijf: energieke en betrokken collega's die je verder helpen, je staat er op je opdracht nooit alleen voor

Waar je gaat werken

Samenvijf: detacheren met impact
Samenvijf staat voor een nieuwe manier van werken: we bieden je uitdagend werk bij onze opdrachtgevers en geven je daarnaast iedere week tijd om iets goeds te doen voor de maatschappij. Zo doorbreek jij je routine en heb je een werkweek met meer afwisseling en inspiratie. Samen zorgen we ervoor dat de maatschappij nog mooier wordt. We vertellen je er graag meer over.