Binnen het kernteam van een vooraanstaande instantie, werk je als Programmasecretaris aan een project van groot maatschappelijk belang, het Nationaal Waterprogramma. Je speelt een cruciale rol in de organisatie van besluitvormings- en afstemmingsoverleggen, waarbij je verantwoordelijk bent voor de documentatie, planning, en communicatie. Met jouw unieke combinatie van communicatieve kracht, organisatietalent, en politiek-bestuurlijk inzicht zorg je voor een soepele coördinatie. Enthousiast om verder te verkennen? Ontdek alle details hieronder!

Over het bedrijf

Bright Professionals

Werving en selectie•21 - 50 medewerkers

•

Volledige vacaturetekst

Functieomschrijving
Voor Rijkswaterstaat zoeken wij een Programmasecretaris NWP. Als programmasecretaris werk je binnen het kernteam van Rijkswaterstaat aan het Nationaal Waterprogramma. Jouw dagelijkse werkzaamheden zijn divers en omvatten onder andere het opstellen van programmadocumentatie, het bijhouden van vergaderschema's en het coördineren van communicatie tussen verschillende teamleden en externe partners.

Je bent samen met de programmamanager of diens plaatsvervanger verantwoordelijk voor een goede voorbereiding en organisatie van de belangrijkste besluitvormings- en afstemmingsoverleggen van het Nationaal Waterprogramma. Dit betreft onder meer de RWS stuurgroep NWP, het RWS kernteamoverleg en het gezamenlijk kernteamoverleg met DGWB-collega’s.

Je zorgt ervoor dat alle benodigde stukken tijdig beschikbaar zijn en bewaakt de kwaliteit en afstemming.
Je houdt de planning van deze overleggen actueel.
Je beheert de actielijsten voor de overleggen.
Je verzorgt de verslaglegging en archivering.
Je houdt programmabeheersingsdocumenten up-to-date, zoals de planning, resultatenmonitor, het risicoregister en besluitenregister.
Om het programma binnen Rijkswaterstaat zichtbaar te maken, beheer je samen met de omgevingsmanager een actuele webpagina en breng je regelmatig een nieuwsbrief uit.

Je voert zelfstandig taken uit op het gebied van programmabeheersing, waaronder het bijhouden van een besluitenregister, planning, meerjarenbegroting, resultatenmonitor, issuelijst en risicoregister. Je bereidt stuurgroep- en kernteamvergaderingen voor en begeleidt deze. Daarnaast organiseer je sessies in de regio’s en bij het LEF om input op te halen voor het NWP.

Je bereid opdrachten voor de markt voor en begeleidt deze.
Je fungeert als sparringpartner, zowel inhoudelijk als politiek-bestuurlijk, voor de programmamanager/plaatsvervanger en overige teamleden.
Je ondersteunt ook bij andere werkzaamheden wanneer dat nodig is.

Met jouw vermogen om dossiers snel te doorgronden, je procesinzicht, flexibiliteit en verantwoordelijkheidsgevoel neem je een centrale plek in binnen het team. Je ondersteunt de programmamanager en bent een sparringpartner voor andere teamleden.

Resultaat
Je vult de secretarisrol volwaardig in en levert de afgesproken producten zoals hierboven beschreven.

Leiding en toezicht
Je zult leiding en toezicht verlenen waar nodig.

Meest essentiële competenties

Je bent communicatief sterk, goed in organiseren, werkt zelfstandig én flexibel.
Je schakelt moeiteloos tussen verschillende werkzaamheden en weet prioriteiten te stellen.
Je voelt je thuis in een rol met veel verantwoordelijkheid en werkt graag samen met verschillende interne en externe partners.
Organisatiesensitiviteit en politiek-bestuurlijke gevoeligheid zijn onmisbaar in deze functie.

Eisen

Je hebt minimaal 1 jaar kennis van en ervaring met de secretarisrol of vergelijkbare functies.
Je beschikt over een opleiding op minimaal HBO-niveau.

Wensen

Aantoonbare kennis van en ervaring met inkooptrajecten.
Beschikking over de genoemde competenties en vaardigheden.
Affiniteit met het waterdomein.

Jouw profiel

Je staat stevig in je schoenen en voelt je comfortabel in het schakelen binnen bestuurlijke en politieke contexten.
Je leert snel en hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel.
Je bent een enthousiaste teamspeler die gemakkelijk samenwerkt met anderen.

Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is vereist voor deze functie.

Functie eisen

Je hebt minimaal 1 jaar kennis van en werkervaring met de secretarisrol of een vergelijkbare functie
Je beschikt over minimaal een HBO-opleiding

Functie wensen

Het is een pre als je kennis hebt van en ervaring met inkooptrajecten
Bij voorkeur heb je de genoemde competenties en vaardigheden
Het is een pluspunt als je affiniteit hebt met het waterdomein

Extra informatie

Plaats Utrecht
Opleidingsniveau HBO
Aantal uur 24-32 uur per week
Startdatum Zo spoedig mogelijk
Geschikt voor ZZP? Nee
Thuiswerken mogelijk? N.t.b.

Gerelateerde zoekopdrachten

Secretaresse Utrecht Parttime Utrecht HBO Utrecht Loondienst (vast) Utrecht Utrecht Provincie Utrecht Secretaresse Salaris Secretaresse

Gefeliciteerd, je bent succesvol ingeschreven!

Vanaf nu ontvang je automatisch de best passende vacatures automatisch in je mailbox.

Jouw inschrijving
Emailadres:
Functie:
Plaats:
Frequentie:

Wijzig je inschrijving

Ontvang als eerste nieuwe vacatures voor Secretaresse in Utrecht

Je e-mail

Frequentie

(Uitschrijven kan altijd via elke e-mail die je ontvangt)

(Uitschrijven kan altijd via iedere app die je ontvangt)