Voor een opdracht binnen het domein Openbaar Bestuur en Dienstverlening zoeken we een ervaren Projectsecretaris die zes projecten gaat ondersteunen. Je verantwoordelijkheden omvatten financieel administratieve taken en het stroomlijnen van projectprocessen, met de nadruk op projectbeheersing, financieel beheer, inkoop en contractbeheer. Lees verder en ontdek waarom wij de ideale werkgever voor jou kunnen zijn.

Over het bedrijf

Bright Professionals

Werving en selectie•21 - 50 medewerkers

•

Volledige vacaturetekst

Functieomschrijving
Voor ICTU zoeken wij een Projectsecretaris. Je werkt als projectsecretaris aan de projectbeheersing van zes projecten binnen het domein Openbaar Bestuur en Dienstverlening (OBD). Jouw verantwoordelijkheden zijn gericht op financieel administratieve ondersteuning en het efficiënt stroomlijnen van verschillende projectprocessen.

Projectbeheersing
Je bewaakt de voortgang, budgetten, verplichtingen en deadlines. Je signaleert risico’s en afwijkingen en adviseert proactief de projectleiders hierover.
Financieel beheer
Je stelt budgetten, kostenramingen en rapportages op, controleert en actualiseert deze en verwerkt gegevens in AFAS en andere administratieve systemen. Je zorgt dat contracturen en projectbudgetten niet worden overschreden.
Inkoop en contractbeheer
Je coördineert inhuur- en inkooptrajecten van offerteaanvraag tot contractbewaking. Je leeft interne procedures na en zorgt voor tijdige verlenging of beëindiging van overeenkomsten.
Projectovereenkomsten en decharge
Je beheert projectovereenkomsten en faciliteert de administratieve en financiële afronding van projecten, inclusief de voorbereiding van de decharge.
Rapportage en advisering
Je verzorgt maandelijkse financiële overzichten en voortgangsrapportages, vertaalt cijfers naar bruikbare managementinformatie en draagt bij aan periodieke verantwoording aan opdrachtgevers.
Samenwerking en kennisdeling
Je onderhoudt contact met interne en externe partners en beantwoordt vragen van projectteams.

Je behaalt onder andere de volgende deelresultaten:

De begroting is opgesteld
De projectstructuur en administratie is ingericht
Het proces van opdrachtverlening en contractvorming is afgerond
De opdrachtgever ontvangt maandelijks een (financiële) voortgangsrapportage
Het projectarchief is ingericht
De projectadministratie is opgezet en wordt uitgevoerd

Aan het einde van de opdracht lever je de volgende eindresultaten op voor de projecten:

De projectstructuur en administratie zijn afgerond
Het projectarchief is compleet en in beheer overgedragen
De (financiële) decharge heeft plaatsgevonden

Je beschikt, naast kennis en ervaring als projectsecretaris, over specifieke kennis van en ervaring binnen het domein Openbaar Bestuur en Dienstverlening (OBD).

Jouw profiel

Je biedt financieel administratief support aan meerdere projecten tegelijk en combineert denkkracht over financiën, inkoop en contractbeheer met daadkrachtig en behendig operationeel handelen.
Je bent scherp op deadlines, werkt gestructureerd en hebt oog voor kwaliteit en samenwerking.
Je combineert analytisch vermogen met een dienstverlenende houding en weet de balans te vinden tussen nauwkeurigheid en pragmatiek.
Je floreert in een dynamische omgeving waarin samenwerking, overzicht en resultaatgericht werken centraal staan.

Competenties

Samenwerking: Je onderhoudt contact met interne en externe partners en werkt effectief samen binnen projectteams.
Resultaatgerichtheid: Je bent scherp op deadlines en levert deel- en eindresultaten conform afspraken.
Analytisch vermogen: Je vertaalt cijfers naar bruikbare managementinformatie en adviseert over risico’s en afwijkingen.
Nauwkeurigheid: Je werkt gestructureerd en hebt oog voor kwaliteit in administratie en rapportages.
Organiseren: Je richt projectstructuur en administratie in en coördineert inkoop- en contractbeheer.
Communicatieve vaardigheden: Je beantwoordt vragen, rapporteert en stemt af met stakeholders.

Organisatie
Je ondersteunt projecten binnen het projectportfolio van het domein Openbaar Bestuur en Dienstverlening (OBD) bij ICTU. Dit portfolio bestaat uit zes projecten met een looptijd tot eind 2027.

Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is vereist voor deze functie.

Functie eisen

Je hebt minimaal 5 jaar aaneengesloten aantoonbare ervaring in de functie van projectsecretaris, waarvan minimaal 3 jaar als senior projectsecretaris, binnen de afgelopen 7 jaar
Je bent minimaal 24 uur per week beschikbaar
Je bent per direct beschikbaar, of uiterlijk per 17 november

Functie wensen

Het is een pre als je beschikt over een PMO-certificering (MSP P3O Practitioner, IPMA C, B of PMO of soortgelijk; of MSP P3O Foundation, IPMA D PMO of soortgelijk)
Je hebt recente aantoonbare ervaring met projectbeheersing van meerdere projecten/programma’s tegelijk
Bij voorkeur heb je recente aantoonbare ervaring op het vlak van contractbeheer en inkoop in een uitvoerende rol

Extra informatie

PlaatsDen Haag
OpleidingsniveauMBO/HBO/WO
Aantal uur24 uur per week
Startdatum01-12-2025
Geschikt voor ZZP?Ja
Thuiswerken mogelijk?N.t.b.

Gerelateerde zoekopdrachten

Projectmedewerker Den Haag Fulltime Den Haag MBO Den Haag Loondienst (vast) Den Haag Den Haag Provincie Zuid-Holland Projectmedewerker Salaris Projectmedewerker

Gefeliciteerd, je bent succesvol ingeschreven!

Vanaf nu ontvang je automatisch de best passende vacatures automatisch in je mailbox.

Jouw inschrijving
Emailadres:
Functie:
Plaats:
Frequentie:

Wijzig je inschrijving

Ontvang als eerste nieuwe vacatures voor Projectmedewerker in Den Haag

Je e-mail

Frequentie

(Uitschrijven kan altijd via elke e-mail die je ontvangt)

(Uitschrijven kan altijd via iedere app die je ontvangt)