Duik in de wereld van documentbeheer en archivering bij een toonaangevende organisatie in de publieke sector. Als DiM er Project Werpsterhoek HOL speel je een cruciale rol in het beheer van projectarchieven. Je coacht medewerkers, stelt autorisatiematrixen op en zorgt voor een gestroomlijnde documentstroom. Dit is jouw kans om bij te dragen aan de informatiehuishouding en professionalisering, binnen een omgeving die actief werkt aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. Lees door en ontdek hoe deze kans jouw carrière kan transformeren.

Over het bedrijf

Bright Professionals

Werving en selectie•21 - 50 medewerkers

•

Volledige vacaturetekst

Functieomschrijving
Voor Rijkswaterstaat zoeken wij een DiM'er Project Werpsterhoek HOL (*VNR 76962). Je voert je werkzaamheden uit binnen de richtlijnen van het project. Je bent verantwoordelijk voor het beheer van de archivering in het (document management) systeem door (project)medewerkers. Dit beheer voer je uit tijdens activiteiten zoals registreren, metadateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten en informatie.
Daarnaast draag je zorg voor een actueel ordeningsplan, waardeer je dossiers, autoriseer je medewerkers, geef je training en opleiding aan (project)medewerkers en zorg je voor de benodigde middelen.
Een belangrijke taak is het coachen van projectmedewerkers zodat zij zich bewust zijn van hun taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming, en deze op de juiste manier uitvoeren. Zo draag je bij aan de voortdurende verbetering van de informatiehuishouding.
Je beheert het digitale projectarchief door onder andere:

Het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix.
Het verlenen en intrekken van autorisaties voor het gebruikte document management systeem.
Het maken van relevante standaardweergaven of zoekvragen in het document management systeem, afgestemd op de behoeften van medewerkers.
Het instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat zij hun taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren.
Het toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur.
Het actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen.
Het verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers.
Toezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten volgens de kaders, en het tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie aan de juiste persoon (routeren van post- en e-mailstukken).
Het melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer, bijvoorbeeld de afdeling Informatievoorziening en beheer.
Het inventariseren en melden van verbetervoorstellen voor applicaties in de vorm van functionele wensen, conform het proces van Lokaal Functioneel Beheer.

Je zorgt voor de volgende resultaten:

Een ingericht projectarchief volgens de gemaakte afspraken met de opdrachtgever dat voldoet aan de kwaliteitseisen die Rijkswaterstaat hieraan stelt (zoals ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata).
Actuele middelen voor documentbeheer en archivering, zoals autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen en ordeningsstructuur.

Competenties

Je beschikt over analytisch denkvermogen en kunt verbanden leggen.
Je hebt een dienstverlenende en klantgerichte instelling.
Je denkt in mogelijkheden en werkt graag oplossingsgericht.
Je hebt goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder het opstellen van rapportages en hulpmiddelen. Je beschikt over didactische vaardigheden om gebruikers te instrueren en begeleiden.
Je luistert goed en weet de vraag achter de vraag te achterhalen.
Je werkt nauwkeurig.
Je bent omgevingsbewust en weet wat er binnen de organisatie speelt.
Je hebt een proactieve houding.
Je kunt zelfstandig plannen en organiseren en haalt je deadlines zonder stress.
Je ontwikkelt jezelf door te leren van je omgeving en situaties, en past dit toe in je werk.
Je werkt zelfstandig, neemt initiatief om zaken te verbeteren en zoekt collega’s op wanneer nodig.

Organisatie
Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en bestaat uit zeven landelijke en zeven regionale organisatieonderdelen. Al meer dan 200 jaar werkt deze organisatie dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. Zij beheren en ontwikkelen de rijkswegen, -vaarwegen en -wateren en zetten in op een duurzame leefomgeving. Samen met anderen werkt Rijkswaterstaat aan een land dat beschermd is tegen overstromingen, waar voldoende groen is, en voldoende en schoon water. En waar je vlot en veilig van A naar B kunt. Samenwerken aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland: dat is Rijkswaterstaat.

Jouw profiel
Je herkent jezelf in de gevraagde competenties en hebt aantoonbare affiniteit met documentbeheer, archivering en het ondersteunen en coachen van medewerkers binnen een vergelijkbare projectomgeving. Je bent communicatief vaardig, analytisch en vindt het leuk om op een gestructureerde en zelfstandige wijze bij te dragen aan de verdere professionalisering van het archief en de informatievoorziening.

Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is vereist voor deze functie.

Functie eisen

Je beschikt aantoonbaar over minimaal 2 jaar kennis van en werkervaring met het werken met een document management systeem (DMS) en digitaal archiveren
Je hebt een afgeronde HBO-opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding
Je hebt minimaal 2 jaar ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde middelen
Je hebt minimaal 2 jaar ervaring met het zelfstandig opstellen van werkinstructies en handreikingen

Functie wensen

Je hebt kennis van relevante kaders en regelgeving, zoals WOO, AVG, AW, BIHR en het toepassingsmodel metadata
Je hebt aantoonbare ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie

Extra informatie

PlaatsLeeuwarden
OpleidingsniveauHBO
Aantal uur16 uur per week
Startdatum01-11-2025
Geschikt voor ZZP?Nee
Thuiswerken mogelijk?N.t.b.

Gerelateerde zoekopdrachten

DIV Medewerker Leeuwarden Parttime Leeuwarden HBO Leeuwarden Loondienst (vast) Leeuwarden Leeuwarden Provincie Friesland DIV Medewerker Salaris DIV Medewerker

Gefeliciteerd, je bent succesvol ingeschreven!

Vanaf nu ontvang je automatisch de best passende vacatures automatisch in je mailbox.

Jouw inschrijving
Emailadres:
Functie:
Plaats:
Frequentie:

Wijzig je inschrijving

Ontvang als eerste nieuwe vacatures voor DIV Medewerker in Leeuwarden

Je e-mail

Frequentie

(Uitschrijven kan altijd via elke e-mail die je ontvangt)

(Uitschrijven kan altijd via iedere app die je ontvangt)

DIV Medewerker in Leeuwarden gezocht?
Vind nieuw personeel op Werkzoeken.nl

Plaats gratis je vacature Zoek gratis door 192.442 CV's