Documentalist project Werpsterhoek Grou • Bright Professionals

• Je stelt een autorisatiematrix op en houdt deze actueel.
• Je verleent en trekt autorisaties in voor het gebruikte document management systeem.
• Je maakt standaardweergaven of standaard zoekvragen aan naar behoefte van de medewerkers.
• Je instrueert projectmedewerkers, zodat zij zelfstandig en adequaat hun taken op het gebied van documentbeheer en archiefvorming kunnen uitvoeren.
• Je voegt nieuwe (sub)dossiers toe, ordent, waardeert, selecteert en wijzigt deze binnen de ordeningsstructuur.
• Je zorgt dat alle documenten, die horen bij het beheren van het projectarchief, actueel blijven.
• Je verplaatst documenten en/of (sub)dossiers waar nodig.
• Je ziet toe op de juiste verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten conform de kaders. Je zorgt ervoor dat de juiste informatie tijdig bij de juiste persoon terechtkomt.
• Je meldt storingen aan het Lokaal Functioneel Beheer (bijvoorbeeld afdeling Informatievoorziening en Beheer).
• Je inventariseert en meldt verbetervoorstellen voor applicaties in de vorm van functionele wensen volgens het proces van LFB.

• Je beschikt over analytisch denkvermogen en kunt verbanden leggen.
• Je hebt een dienstverlenende en klantgerichte instelling.
• Je pakt zaken proactief op en denkt in mogelijkheden en werkbare oplossingen.
• Je beschikt over goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, inclusief het opstellen van rapportages en hulpmiddelen.
• Je hebt didactische vaardigheden waarmee je gebruikers instrueert en begeleidt.
• Je luistert goed en achterhaalt de vraag achter de vraag.
• Je werkt nauwkeurig.
• Je bent omgevingsbewust en weet wat er binnen de organisatie speelt.
• Je bent in staat zelfstandig te plannen en organiseren, en haalt je deadlines zonder stress.
• Je ontwikkelt jezelf continu door te leren van je omgeving en situaties.
• Je kunt zelfstandig je werk uitvoeren, neemt initiatief om zaken te verbeteren en zoekt collega’s op wanneer nodig.

• Je hebt aantoonbaar minimaal 2 jaar kennis van en werkervaring met een document management systeem (DMS) en digitaal archiveren.
• Je hebt een afgeronde HBO-opleiding in informatiemanagement of een gelijkwaardig vakgebied.
• Je hebt minimaal 2 jaar ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van DIM-gerelateerde middelen.
• Je hebt minimaal 2 jaar ervaring met het zelfstandig opstellen van werkinstructies en handreikingen.

• Je hebt kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten met een financiële omvang van minimaal €100 miljoen uitvoeringsraming.
• Je kent relevante kaders en regelgeving (zoals WOO, AVG, AW, BIHR en het toepassingsmodel metadata).
• Je hebt aantoonbare ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie.
• Je beschikt over de genoemde competenties en vaardigheden (toetsbaar op basis van motivatiebrief en/of mogelijk sollicitatiegesprek).

• Je herkent jezelf in de gevraagde competenties en eisen.
• Je bent communicatief sterk en weet projectmedewerkers te coachen en instrueren.
• Je werkt nauwkeurig en gestructureerd aan het op orde houden en verder ontwikkelen van documentbeheerprocessen binnen een projectomgeving.
• Je toont initiatief en bent je bewust van wat er in en rondom de organisatie speelt.
• Je vindt het leuk om jezelf te blijven ontwikkelen en draagt actief bij aan structurele verbeteringen.

Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is vereist voor deze functie.

• Je beschikt aantoonbaar over minimaal 2 jaar kennis van en werkervaring met het werken met een document management systeem (DMS) en digitaal archiveren
• Je hebt een afgeronde HBO-opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardig
• Je hebt minimaal 2 jaar ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde middelen
• Je hebt minimaal 2 jaar ervaring met het zelfstandig opstellen van werkinstructies en handreikingen

• Je hebt kennis van relevante kaders en regelgeving, zoals WOO, AVG, AW, BIHR en het toepassingsmodel metadata
• Je hebt aantoonbare ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie

• PlaatsGrou
• OpleidingsniveauHBO
• Aantal uur16 uur per week
• StartdatumZo spoedig mogelijk
• Geschikt voor ZZP?Nee
• Thuiswerken mogelijk?N.t.b.