Projectsecretaris projectbureau Den Haag • Circle8

Let op!! Het aanleveren van een toelichting op de eisen én de wensen is verplicht. Zonder deze toelichting kunnen wij het CV helaas niet in behandeling nemen.

Helaas staat deze opdracht niet open voor zzp'ers.

Context

ICTU is een dynamische projectorganisatie die al ruim 20 jaar werkt aan een betere digitale overheid. Vanuit Den Haag voeren we uiteenlopende opdrachten uit voor ministeries, uitvoeringsorganisaties en samenwerkingsverbanden binnen de overheid. Binnen ICTU ondersteunen we deze projecten met een sterke interne dienstverlening.

De afdeling Project- en Managementondersteuning (PMO) levert daarbij ondersteuning in de vorm van projectondersteuners en projectsecretarissen.

• Projectondersteuners richten zich vooral op planning, overleggen en documentbeheer.
• Projectsecretarissen zijn verantwoordelijk voor het financieel-administratief beheer, de contractbewaking en de rapportages binnen projecten.

Binnen PMO bevindt zich het Projectbureau, een klein team van ervaren projectsecretarissen dat centrale diensten levert aan de organisatie. Zo verloopt het versturen van projectovereenkomsten centraal via het projectbureau. Daarbij zorgt het projectbureau voor centrale opslag van alle projectovereenkomsten. Verder heeft het projectbureau een vraagbaakfunctie.

Naast deze centrale diensten zorgt het projectbureau voor ondersteuning van projecten in de offertefase. En als er bij gunning van de opdracht nog geen projectsecretaris beschikbaar is, faciliteert het projectbureau ook de startfase. Denk aan het opstellen van de projectovereenkomst en het opstarten van inkooptrajecten.

Voor kleinschalige projecten verzorgt het projectbureau bovendien projectsupport in de uitvoeringsfase. Een projectsecretaris projectbureau heeft hierdoor in de regel meerdere (kleine) projecten onder zijn/haar hoede en draag voor al deze projecten verantwoordelijkheid voor adequate projectbeheersing.

Doel van de opdracht

Voor het Projectbureau zoeken we een projectsecretaris die meerdere projecten tegelijk ondersteunt. Je combineert denkkracht over financiën, inkoop en contractbeheer met daadkrachtig en behendig operationeel handelen. Je bent scherp op deadlines, werkt gestructureerd en hebt oog voor kwaliteit en samenwerking.

Werkzaamheden

Als projectsecretaris binnen het Projectbureau draag je zorg voor de financiële en administratieve beheersing van meerdere (kleinschalige) projecten. Je werkt nauw samen met projectleiders, controllers, inkoopadviseurs en de financiële administratie.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Projectbeheersing: Bewaken van voortgang, budgetten, verplichtingen en deadlines; signaleren van risico’s en afwijkingen en hierover proactief adviseren aan projectleiders.
• Financieel beheer: Opstellen, controleren en actualiseren van budgetten, kostenramingen en rapportages; verwerken van gegevens in AFAS en andere administratieve systemen; bewaken dat contracturen en projectbudgetten niet worden overschreden.
• Inkoop en contractbeheer: Coördineren van inhuur- en inkooptrajecten – van offerteaanvraag tot contractbewaking; naleven van interne procedures; zorgen voor tijdige verlenging of beëindiging van overeenkomsten.
• Projectovereenkomsten en decharge: Beheren van projectovereenkomsten; faciliteren van de administratieve en financiële afronding van projecten, inclusief voorbereiding van de decharge.
• Rapportage en advisering: Verzorgen van maandelijkse financiële overzichten en voortgangsrapportages; vertalen van cijfers naar bruikbare managementinformatie; bijdragen aan de periodieke verantwoording aan opdrachtgevers.
• Samenwerking en kennisdeling: Onderhouden van contact met interne en externe partners; beantwoorden van vragen van projectteams; bijdragen aan procesverbeteringen binnen het Projectbureau en de afdeling PMO.

Je combineert analytisch vermogen met een dienstverlenende houding en weet de balans te vinden tussen nauwkeurigheid en pragmatiek. Je floreert in een dynamische omgeving waarin samenwerking, overzicht en resultaatgericht werken centraal staan.

ICTU

• Je hebt de afgelopen 7 jaar minimaal 5 jaar (aaneengesloten) aantoonbare ervaring in de functie van projectsecretaris/PMO, waarvan minimaal 3 jaar als senior projectsecretaris/PMO.
• Je bent minimaal 24 uur per week beschikbaar.
• Je bent per direct – doch uiterlijk per 17 november – beschikbaar.

• Beschikking over een PMO-certificering (MSP P3O Practitioner, IPMA C, B of A PMO of soortgelijk; Foundation of D-niveau levert minder punten).
• Recente aantoonbare ervaring met de projectbeheersing van meerdere projecten/programma’s tegelijk (3–5 of 5 jaar, hogere punten bij meer ervaring).
• Recente aantoonbare ervaring op het vlak van contractbeheer en inkoop (uitvoerende rol, 2–3 of 3–5 of 5 jaar, hogere punten bij meer ervaring).
• Recente aantoonbare ervaring met beheer van financiële project/programma-administratie (uitvoerende rol, 2–3 of 3–5 of 5 jaar, hogere punten bij meer ervaring).

• Scherp op deadlines, gestructureerd werken en oog voor kwaliteit en samenwerking.
• Analytisch vermogen gecombineerd met dienstverlenende houding; balans tussen nauwkeurigheid en pragmatiek.
• Overzicht houden, samenwerken en resultaatgericht werken in dynamische omgeving.

Interesse?

Stuur ons dan uiterlijk 12 november 2025, voor 10.00 uur je recente CV + motivatie voor deze rol, samen met je beschikbaarheid/geplande vakanties en je all-in uurtarief excl. BTW.

Voor vragen over deze procedure kunt u contact opnemen met Lisa Verheij

Extra informatie:

• Richttarief: €85
• Losse motivatie, inclusief beargumentering per bullet eis en wens waarom hier aan wordt voldaan is verplicht.
• CV in Word formaat
• Per direct beschikbaar
• Niet geschikt voor ZZP'ers