Programma Managementassistent Eindhoven • OverheidZZP

In het kort: Je gaat de programmaorganisatie Stationsdistrict & MIRT ondersteunen door administratieve taken te beheren, agenda’s te coördineren, vergaderstukken te verzorgen en procesverbeteringen te adviseren aan het programmamanagement.

De gemeente Eindhoven is op zoek naar een Programma Managementassistent.

Ben jij een organisatorisch talent en wil je bijdragen aan het succes van onze (ruimtelijke)programma’s? Heb je een helicopterview en ben je een procesdenker? Ben je een netwerker en zet jij jouw (communicatieve) vaardigheden graag in om onze vijf programmamanagers te ondersteunen en ligt jouw passie en plezier in het ontzorgen van anderen? Dan hebben wij de vacature!

Programma Managementassistent (PMA)

Eindhoven is als stad populair en sterk in ontwikkeling. Elk jaar komen er meer mensen naar toe om te wonen, te werken, te verblijven, te recreëren. Kortom, de stad groeit flink.

De komende jaren komen er naar verwachting zo’n 70.000 banen bij. We gaan 40.000 woningen bouwen en het aantal bus- en treinreizigers zal van 95.000 reizigers nu, groeien tot 125.000 reizigers. We gaan de bestaande stad verbeteren en verduurzamen. Ondertussen moet het een aantrekkelijke plek blijven waar volop geleefd wordt.

Dat betekent dat we in de stad duizenden extra woningen en voorzieningen gaan toevoegen. Deze uitbreidingen vinden plaats in o.a. Stationsdistrict, Centrum/Tongelre, Stadshart Woensel en Gestel/Strijp. Voor meer informatie en voorbeelden zie: Ontwikkelvisie Fellenoord, Toekomst multimodale knoop Eindhoven (youtube) en Zuidzijde: Stationsplein | OpenEindhoven

Jouw rol:
Als programma managementassistent (PMA) ben je werkzaam binnen de programmaorganisatie Stationsdistrict & MIRT (PSM). Je bent steun en toeverlaat voor het programmamanagement, voor de secretariële en ondersteunende werkzaamheden van de programmaorganisatie. De programmadirecteur heeft een eigen assistent waarmee je samenwerkt en zaken mee afstemt. Daarbij ben je verantwoordelijk voor onder meer de volgende taken:
– Je draagt bij aan de programma administratie en beheert deze (digitaal structureren, inrichten en beheren sharepoint (gaat over naar Teams) zo nodig wegwijs maken van collega’s hierin en archivering).
– Taken gericht op beheersing: naast het structureren ook zorgen voor het nakomen van afspraken/toezeggingen. Hier mensen op attenderen, het overzicht bewaken.
– Je organiseert en plant (agenda technisch) programma-inhoudelijke activiteiten, zoals teamoverleggen, bestuurlijke overleggen, werksessies, etc. Dit zijn intergemeentelijke of andere bestuurlijke overleggen op regelmatige basis.
– Je bent sparringpartner van het programmamanagement en adviseert gevraagd en ongevraagd op procesgang/-verbeteringen.
– Je beheert agenda’s, maakt afspraken op basis van inzicht in inhoud, prioriteiten en politiek-bestuurlijk verhoudingen.
– Je zorgt voor complete vergaderstukken en tijdige verzending, attendeert op (bijzondere) actiepunten/aandachtspunten.
– Je houdt het archief in het gemeentelijk systeem bij, kent trefwoorden en archiefcodes toe.
– Je structureert en verbetert in samenspraak en afstemming waar nodig administratieve handelingen en processen, inclusief informatieverwerking.
– Je zorgt voor ondersteuning bij de financiële administratie van facturen en dergelijke.

Met wie doe je dat?
Als programma managementassistent ben je werkzaam binnen de programmaorganisatie Stationsdistrict en MIRT (PSM). Je werkt in een team dat de afgelopen vier jaar is uitgegroeid tot ongeveer 15 collega’s (waaronder de programmadirecteur, vijf programmamanagers, strategische programma adviseur, programmabeheerser, juridisch adviseur, strategisch communicatieadviseur, strategisch technisch manager en strategisch omgevingsmanager). Je hebt in deze rol ook intensief met projectondersteuners en managementassistentes van de andere sectoren, de directieraad en externe partijen.

Aanvullende informatie:
– Graag het cv in het NL aanleveren
– Bij voldoende aanbod zullen wij de rol eerder sluiten dan de aangegeven deadline in de portal. Bied dus zsm een geschikte kandidaat aan;
– Het is niet toegestaan een extra schakel toe te passen tussen de kandidaat en de leverancier die de kandidaat aanbiedt.
– Graag ontvangen we in de persoonlijke motivatie een onderbouwing waaruit blijkt dat de kandidaat over de gevraagde competenties beschikt.
– Het is niet toegestaan om een kandidaat in te huren die eerder in dienst is geweest van de Gemeente Eindhoven. (tussenperiode van twee jaar).
– Als de kandidaat mag starten bij de klant, dan zal er een pre-employmentscreening plaatsvinden. Wij sturen u op dat moment de daarvoor benodigde documenten toe via de Portal. Uw kandidaat mag pas starten na afronding van de pre-employmentscreening.
– De kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract van de kandidaat geldig is en ter controle kan worden overlegd.
– Bij het aanbieden van kandidaat gaan wij ervan uit dat u akkoord bent met de voorwaarden van de gemeente Eindhoven. Bent u niet bekend met deze voorwaarden kunt u deze opvragen bij ;

LET OP: Op basis van de wensen van onze opdrachtgever wordt bepaald of je eventueel wordt uitgenodigd voor een selectiegesprek. Het is dus noodzakelijk dat je ook op de wensen een sterke match hebt.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.

• Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.
• Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!
• Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.

Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.