Programmasecretaris -NWP Utrecht • OverheidZZP

In het kort: Je gaat als programmasecretaris de besluitvorming en afstemming van het Nationaal Waterprogramma coördineren, programmadocumentatie opstellen, vergaderschema’s bijhouden en communicatie tussen teamleden en externe partners verzorgen.

Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.

Opdrachtomschrijving:
Als programmasecretaris maak je deel uit van het RWS kernteam. De dagelijkse taken van een programmasecretaris zijn divers en omvatten onder andere het opstellen van programmadocumentatie, het bijhouden van vergaderschema’s en het coördineren van communicatie tussen verschillende teamleden en externe partners.

Jouw belangrijkste taak is om in samenwerking met de programmamanager/plaatsvervanger de belangrijkste besluitvormings- en afstem overleggen van het Nationaal Waterprogramma te verzorgen: de RWS stuurgroep NWP, het RWS kernteamoverleg, het gezamenlijk kernteamoverleg in samenwerking met de DGWB-collega. Dat betekent dat je:
– zorgt dat de benodigde stukken tijdig beschikbaar zijn én de kwaliteit daarvan bewaakt, inclusief de benodigde afstemming;
– de planning van deze overleggen actueel houdt;
– actielijsten voor deze overleggen bijhoudt;
– zorgt voor de verslaglegging en archivering;
– actueel houden van de programmabeheersingsdocumenten, te weten planning, resultatenmonitor, risicoregister en besluitenregister;
– om het programma intern RWS op de kaart te zetten draag jij in afstemming met de omgevingsmanager de verantwoordelijkheid over een actuele webpagina en het regelmatig uitbrengen van een nieuwsbrief.

De programmasecretaris voert zelfstandig taken uit op het vlak van programmabeheersing, waaronder het bijhouden van een besluitenregister, een planning, een meerjarenbegroting, een resultatenmonitor, een issuelijst en een risicoregister. Stuurgroep vergaderingen en kernteamvergaderingen voorbereiden en begeleiden. De programmasecretaris is verantwoordelijk voor het beleggen en begeleiden van verschillende sessies zowel in de regio’s als bij het LEF om inhoud op te halen voor het NWP.

Daarnaast pak je in ieder geval de volgende taken op:
– Je bent in staat en vindt het leuk en uitdagend om opdrachten voor de markt voor te bereiden en deze te begeleiden;
– Je bent inhoudelijk en/of politiek-bestuurlijk sparringpartner voor de programmamanager/plaatsvervanger en de overige leden van het RWS kernteam;
– Je vindt het niet erg om bij te springen op andere vlakken als daar aanleiding voor is.

Er is bestuurlijke en politieke aandacht voor het NWP. Met jouw vermogen om snel en gemakkelijk dossiers te doorgronden, procesinzicht, flexibiliteit en verantwoordelijkheidsgevoel vervul je in het team een centrale rol als rechterhand van de programmamanager en sparringpartner voor andere teamleden.

Resultaat opdracht:
Volwaardige invulling van de secretarisrol met de daarbij behorende producten, zoals hierboven beschreven.

Leiding en toezicht:
Ja

LET OP: Op basis van de wensen van onze opdrachtgever wordt bepaald of je eventueel wordt uitgenodigd voor een selectiegesprek. Het is dus noodzakelijk dat je ook op de wensen een sterke match hebt.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.

• Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.
• Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!
• Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.

Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.