Project assistent Rotterdam • HLS

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Referentie: HLS-V19674

Het Havenbedrijf Rotterdam (HbR) is actief voor heel de haven. Het Havenbedrijf Rotterdam werkt aan het versterken van de concurrentiepositie van de Rotterdamse haven. De haven van vandaag én morgen. Alle (inter)nationale ondernemingen die hier actief zijn, hebben het allergrootste belang bij een bereikbare en duurzame ‘Port of Rotterdam’, die kan blijven groeien. Het Havenbedrijf biedt klanten daarom alles wat nodig is voor de vlotte en veilige doorvoer en bewerking van grondstoffen en goederen. Ook heeft het oog voor de werk- en leefomgeving in de haven én investeert het doorlopend in bestaand en nieuw havengebied.

Voor ons projectteam zoeken wij ondersteuning in de vorm van een ervaren Project assistent.
De Projectassistent fungeert als de organisatorische spil van het team en zorgt ervoor dat de dagelijkse gang van zaken soepel verloopt – van planning en administratie tot communicatie en coördinatie.

Taken en verantwoordelijkheden
De werkzaamheden van de Projectassistent omvatten onder andere:

- Het plannen van afspraken, zowel intern als extern
- Ondersteuning van het kernteam bij verslaglegging, het versturen van reminders en het opstellen van agenda’s
- Het regelen van praktische zaken zoals vergaderruimtes, catering en vervoer, zowel voor interne meetings als voor overleggen met terminals of aannemers
- Het uitvoeren van basis administratieve taken zoals inkoopadministratie, documentbeheer en archivering
- Het bieden van administratieve en secretariële ondersteuning aan enkele kernteamleden
- Het opmaken en verzenden van brieven en contracten, inclusief afhandeling van digitale en/of fysieke handtekeningen
- Het fungeren als verbindende factor (“smeerolie”) binnen het projectteam, zodat collega’s zich kunnen richten op hun kerntaken

Functie eisen
De geschikte kandidaat is een echte organisator die graag zorgt dat processen soepel verlopen. Hij/zij werkt gestructureerd, communiceert helder en heeft oog voor detail. Dankzij een proactieve houding en overzicht weet deze persoon het team optimaal te ondersteunen.

Functie-eisen
- Nauwkeurig, zorgvuldig en accuraat in uitvoering
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk
- Initiatiefrijk en in staat om zelfstandig acties op te pakken
- Vaardig met MS Office, SharePoint en overige digitale kantoorapplicaties
- Minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring in een vergelijkbare ondersteunende of administratieve functie
- Servicegerichte instelling en plezier in het ondersteunen en ontzorgen van collega’s

Gewenste competenties
- Resultaatgericht
- Communicatief vaardig
- Flexibel
- Proactief en servicegericht
- Nauwkeurig en betrouwbaar

De Projectassistent komt te werken binnen een professioneel, betrokken en collegiaal team dat zich inzet voor een gezamenlijke missie: bijdragen aan een duurzame haven van Rotterdam.

Wij bieden:

- Projecten met maatschappelijke relevantie en zichtbaar resultaat
- Veel eigen verantwoordelijkheid en ruimte om het werkpakket zelfstandig in te vullen
- Een kantoorlocatie in hartje Rotterdam
- Een flexibele werkomgeving, zonder strikte 9-tot-5-mentaliteit
- Regelmatige informele teamactiviteiten en borrels

overige
Kandidaat is beschikbaar voor een 1e (digitaal) kennismakingsgesprek op 19 november tussen 09:30 en 13:00 en 2e kennismakingsmakingsgesprek (fysiek) op 24 november tussen 14:00 - 17:00.

Salaris