Projectsecretaris Projectbureau Den Haag • Samenvijf

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een Projectsecretaris Projectbureau.

Als projectsecretaris ondersteun je meerdere projecten tegelijk binnen het Projectbureau. Je combineert denkkracht op het gebied van financiën, inkoop en contractbeheer met daadkrachtig en behendig operationeel handelen. Je bent scherp op deadlines, werkt gestructureerd en hebt oog voor kwaliteit en samenwerking.

Werkzaamheden

• Als projectsecretaris binnen het Projectbureau draag je zorg voor de financiële en administratieve beheersing van meerdere (kleinschalige) projecten. Je werkt nauw samen met projectleiders, controllers, inkoopadviseurs en de financiële administratie
• Je werkzaamheden bestaan onder andere uit
• Projectbeheersing
• Bewaken van voortgang, budgetten, verplichtingen en deadlines; signaleren van risico’s en afwijkingen en hierover proactief adviseren aan projectleiders
• Financieel beheer
• Opstellen, controleren en actualiseren van budgetten, kostenramingen en rapportages; verwerken van gegevens in AFAS en andere administratieve systemen; bewaken dat contracturen en projectbudgetten niet worden overschreden
• Inkoop en contractbeheer
• Coördineren van inhuur- en inkooptrajecten – van offerteaanvraag tot contractbewaking; naleven van interne procedures; zorgen voor tijdige verlenging of beëindiging van overeenkomsten
• Projectovereenkomsten en decharge
• Beheren van projectovereenkomsten; faciliteren van de administratieve en financiële afronding van projecten, inclusief voorbereiding van de decharge
• Rapportage en advisering
• Verzorgen van maandelijkse financiële overzichten en voortgangsrapportages; vertalen van cijfers naar bruikbare managementinformatie; bijdragen aan de periodieke verantwoording aan opdrachtgevers
• Samenwerking en kennisdeling
• Onderhouden van contact met interne en externe partners; beantwoorden van vragen van projectteams; bijdragen aan procesverbeteringen binnen het Projectbureau en de afdeling PMO. Je combineert analytisch vermogen met een dienstverlenende houding en weet de balans te vinden tussen nauwkeurigheid en pragmatiek. Je floreert in een dynamische omgeving waarin samenwerking, overzicht en resultaatgericht werken centraal staan

Gevraagd

• Je hebt de afgelopen 7 jaar minimaal 5 jaar (aaneengesloten) aantoonbare ervaring in de functie van projectsecretaris/PMO, waarvan minimaal 3 jaar als senior projectsecretaris/PMO
• OJe bent minimaal 24 uur per week beschikbaar
• OJe bent per direct – doch uiterlijk per 17 november – beschikbaar

Deze functie is niet geschikt voor ZZP'ers

Aanbod

• We geven je iedere week tijd om iets goeds te doen bij een maatschappelijke organisatie in jouw regio, uiteraard met behoud van salaris en vrije tijd (lees meer)
• Zekerheid over je contractduur en uren. We maken duidelijke afspraken met onze opdrachtgevers over jouw functie
• Kans om je als professional verder te ontwikkelen bij opdrachtgever en zicht op een vast dienstverband bij Samenvijf
• Salaris volgens cao van gemeente, reiskostenvergoeding, pensioenregeling en uiteraard 25 vakantiedagen
• Onderdeel van Samenvijf: energieke en betrokken collega's die je verder helpen, je staat er op je opdracht nooit alleen voor

Waar je gaat werken

Samenvijf: detacheren met impact
Samenvijf staat voor een nieuwe manier van werken: we bieden je uitdagend werk bij onze opdrachtgevers en geven je daarnaast iedere week tijd om iets goeds te doen voor de maatschappij. Zo doorbreek jij je routine en heb je een werkweek met meer afwisseling en inspiratie. Samen zorgen we ervoor dat de maatschappij nog mooier wordt. We vertellen je er graag meer over.