Als projectsecretaris zorg je voor de controle en beheer van verschillende projecten in het domein Openbaar Bestuur en Dienstverlening. Je houdt de voortgang, budgetten en deadlines in de gaten, en geeft advies aan projectleiders. Ook werk je aan financiële zaken zoals maandelijkse overzichten en rapportages. Je coördineert inhuur en inkoop en zorgt voor de administratieve afronding van projecten. Het is belangrijk dat je goed kunt samenwerken en overzicht houdt, en dat je nauwkeurig werkt. Neem een kijkje in de mogelijkheden die deze vacature biedt. Lees verder!

Over het bedrijf

Samenvijf

Werving en selectie•51 - 250 medewerkers

• •

Volledige vacaturetekst

Functietitel

Projectsecretaris

Functieomschrijving

Als projectsecretaris ben je verantwoordelijk voor de projectbeheersing van meerdere projecten binnen het domein Openbaar bestuur en Dienstverlening (OBD). Je bewaakt de voortgang, budgetten, verplichtingen en deadlines, signaleert risico’s en afwijkingen en adviseert proactief de projectleiders. Je ondersteunt financieel administratief en coördineert inhuur- en inkooptrajecten, inclusief contractbeheer. Daarnaast beheer je projectovereenkomsten en faciliteer je de administratieve en financiële afronding van projecten. Je verzorgt maandelijkse financiële overzichten en voortgangsrapportages en vertaalt cijfers naar bruikbare managementinformatie. Je onderhoudt contact met interne en externe partners en beantwoordt vragen van projectteams.

Verantwoordelijkheden

Projectbeheersing: bewaken van voortgang, budgetten, verplichtingen en deadlines; signaleren van risico’s en afwijkingen; adviseren aan projectleiders.
Financieel beheer: opstellen, controleren en actualiseren van budgetten, kostenramingen en rapportages; verwerken van gegevens in administratieve systemen; bewaken van contracturen en projectbudgetten.
Inkoop en contractbeheer: coördineren van inhuur- en inkooptrajecten van offerteaanvraag tot contractbewaking; naleven van interne procedures; zorgen voor tijdige verlenging of beëindiging van overeenkomsten.
Projectovereenkomsten en decharge: beheren van projectovereenkomsten; faciliteren van administratieve en financiële afronding van projecten inclusief voorbereiding van de decharge.
Rapportage en advisering: verzorgen van maandelijkse financiële overzichten en voortgangsrapportages; vertalen van cijfers naar bruikbare managementinformatie; bijdragen aan periodieke verantwoording aan opdrachtgevers.
Samenwerking en kennisdeling: onderhouden van contact met interne en externe partners; beantwoorden van vragen van projectteams.

Resultaatverplichtingen

Je levert de volgende deelresultaten op:

De begroting is opgesteld.
De projectstructuur en administratie zijn ingericht.
Het proces van opdrachtverlening en contractvorming is afgerond.
De opdrachtgever ontvangt maandelijks een (financiële) voortgangsrapportage.
Het projectarchief is ingericht.
De projectadministratie is opgezet en wordt uitgevoerd.

De opdracht is afgerond wanneer de volgende eindresultaten zijn opgeleverd:

De projectstructuur en administratie zijn afgerond.
Het projectarchief is compleet en in beheer overgedragen.
De (financiële) decharge heeft plaatsgevonden.

Gewenst profiel

Je beschikt over kennis en ervaring als projectsecretaris, bij voorkeur met specifieke kennis van en ervaring binnen het domein Openbaar bestuur en Dienstverlening (OBD). Je bent een bedrijfsvoerings-secretaris die financieel administratief support biedt aan projecten. Je ondersteunt meerdere projecten tegelijk en combineert denkkracht over financiën, inkoop en contractbeheer met daadkrachtig en behendig operationeel handelen. Je bent scherp op deadlines, werkt gestructureerd en hebt oog voor kwaliteit en samenwerking.

Je beschikt over analytisch vermogen en een dienstverlenende houding en weet de balans te vinden tussen nauwkeurigheid en pragmatiek. Je floreert in een dynamische omgeving waarin samenwerking, overzicht en resultaatgericht werken centraal staan.

Gevraagd

Je hebt de afgelopen 7 jaar minimaal 5 jaar (aaneengesloten) aantoonbare ervaring in de functie van projectsecretaris, waarvan minimaal 3 jaar als senior projectsecretaris
Je bent minimaal 24 uur per week beschikbaar
Je bent per direct – doch uiterlijk per 1 december – beschikbaar

Aanbod

We geven je iedere week tijd om iets goeds te doen bij een maatschappelijke organisatie in jouw regio, uiteraard met behoud van salaris en vrije tijd (lees meer)
Zekerheid over je contractduur en uren. We maken duidelijke afspraken met onze opdrachtgevers over jouw functie
Kans om je als professional verder te ontwikkelen bij opdrachtgever en zicht op een vast dienstverband bij Samenvijf
Salaris volgens cao van gemeente, reiskostenvergoeding, pensioenregeling en uiteraard 25 vakantiedagen
Onderdeel van Samenvijf: energieke en betrokken collega's die je verder helpen, je staat er op je opdracht nooit alleen voor

Waar je gaat werken

Samenvijf: detacheren met impact
Samenvijf staat voor een nieuwe manier van werken: we bieden je uitdagend werk bij onze opdrachtgevers en geven je daarnaast iedere week tijd om iets goeds te doen voor de maatschappij. Zo doorbreek jij je routine en heb je een werkweek met meer afwisseling en inspiratie. Samen zorgen we ervoor dat de maatschappij nog mooier wordt. We vertellen je er graag meer over.

Gerelateerde zoekopdrachten

Managementondersteuner Den Haag Fulltime Den Haag Loondienst (vast) Den Haag Den Haag Provincie Zuid-Holland Managementondersteuner Salaris Managementondersteuner

Gefeliciteerd, je bent succesvol ingeschreven!

Vanaf nu ontvang je automatisch de best passende vacatures automatisch in je mailbox.

Jouw inschrijving
Emailadres:
Functie:
Plaats:
Frequentie:

Wijzig je inschrijving

Ontvang als eerste nieuwe vacatures voor Managementondersteuner in Den Haag

Je e-mail

Frequentie

(Uitschrijven kan altijd via elke e-mail die je ontvangt)

(Uitschrijven kan altijd via iedere app die je ontvangt)