Projectsecretaris Domein OBD Den Haag • Bright Professionals

Voor een dynamisch project bij een toonaangevende organisatie binnen het domein Openbaar Bestuur en Dienstverlening, zoeken we een gedreven Projectsecretaris. In deze rol ben je de spil in de projectbeheersing van meerdere projecten, waarbij je verantwoordelijk bent voor financieel beheer, inkoop en contractbeheer. Een unieke kans om je analytische, organisatorische en communicatieve vaardigheden in te zetten in een omgeving waar resultaatgericht werken centraal staat. Benieuwd om meer te weten? Duik dieper in de details!

Functieomschrijving
Voor ICTU zoeken wij een Projectsecretaris Domein OBD. Je werkt aan de projectbeheersing van zes projecten binnen het domein Openbaar Bestuur en Dienstverlening (OBD) bij ICTU.

In jouw rol als projectsecretaris ondersteun je deze projecten door:

• Projectbeheersing:
• Je bewaakt de voortgang, budgetten, verplichtingen en deadlines. Daarnaast signaleer je risico’s en afwijkingen en adviseer je proactief de projectleiders.

Financieel beheer: Je stelt budgetten, kostenramingen en rapportages op en controleert en actualiseert deze. Je verwerkt gegevens in AFAS en andere administratieve systemen. Ook bewaak je dat contracturen en projectbudgetten niet worden overschreden. Inkoop en contractbeheer: Je coördineert inhuur- en inkooptrajecten, van offerteaanvraag tot contractbewaking. Je volgt interne procedures en zorgt voor tijdige verlenging of beëindiging van overeenkomsten. Projectovereenkomsten en decharge: Je beheert projectovereenkomsten en faciliteert de administratieve en financiële afronding van projecten, inclusief de voorbereiding van de decharge. Rapportage en advisering: Je verzorgt maandelijkse financiële overzichten en voortgangsrapportages, vertaalt cijfers naar bruikbare managementinformatie en draagt bij aan de periodieke verantwoording aan opdrachtgevers. Samenwerking en kennisdeling: Je onderhoudt contact met interne en externe partners en beantwoordt vragen van projectteams.
Jouw concrete resultaten zijn:

• De begroting is opgesteld.
• De projectstructuur en administratie zijn ingericht.
• Het proces van opdrachtverlening en contractvorming is afgerond.
• De opdrachtgever ontvangt maandelijks een (financiële) voortgangsrapportage.
• Het projectarchief is ingericht.
• De projectadministratie is opgezet en wordt uitgevoerd.

Aan het einde van de opdracht lever je de volgende eindresultaten op:

• De projectstructuur en administratie zijn afgerond.
• Het projectarchief is compleet en in beheer overgedragen.
• De (financiële) decharge heeft plaatsgevonden.

Voor deze opdracht is het belangrijk dat je beschikt over kennis en ervaring als projectsecretaris, met specifieke ervaring binnen het domein Openbaar Bestuur en Dienstverlening (OBD).
Jouw profiel
Je bent een bedrijfsvoerings-secretaris die financieel administratief support biedt aan meerdere projecten tegelijk. Je combineert denkkracht over financiën, inkoop en contractbeheer met daadkrachtig en behendig operationeel handelen. Je bent scherp op deadlines, werkt gestructureerd en hebt oog voor kwaliteit en samenwerking. Analytisch vermogen en een dienstverlenende houding kenmerken jou. Je vindt de balans tussen nauwkeurigheid en pragmatiek en floreert in een dynamische omgeving waarin samenwerking, overzicht en resultaatgericht werken centraal staan.
Competenties

• Samenwerking: Je onderhoudt contact met interne en externe partners en werkt effectief samen binnen projectteams.
• Resultaatgerichtheid: Je bent scherp op deadlines en levert deel- en eindresultaten conform afspraken.
• Analytisch vermogen: Je vertaalt cijfers naar bruikbare managementinformatie en adviseert over risico’s en afwijkingen.
• Nauwkeurigheid: Je werkt gestructureerd en hebt oog voor kwaliteit in administratie en rapportages.
• Organiseren: Je richt projectstructuren en administratie in en coördineert inkoop- en contractbeheer.
• Communicatieve vaardigheden: Je beantwoordt vragen, rapporteert en stemt af met stakeholders.

Organisatie
Projectbeheersing van een projectportfolio binnen het domein Openbaar Bestuur en Dienstverlening (OBD) bij ICTU. Deze opdracht omvat de projectbeheersing van zes projecten met een gezamenlijke looptijd tot eind 2027.

Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is vereist voor deze functie.