Projectsecretaris 2FTE Den Haag • Circle8

Let op!!! Het aanleveren van een toelichting op de eisen en de wensen is verplicht. Zonder deze toelichting kunnen wij het CV helaas niet meenemen in de procedure.

Helaas staat deze rol niet open voor ZZP'ers.

Context

ICTU is een dynamische projectorganisatie die al ruim 20 jaar werkt aan een betere digitale overheid. Vanuit Den Haag voeren we uiteenlopende opdrachten uit voor ministeries, uitvoeringsorganisaties en samenwerkingsverbanden binnen de overheid. Binnen ICTU ondersteunen we deze projecten met een sterke interne dienstverlening. De afdeling Project- en Managementondersteuning (PMO) levert daarbij ondersteuning in de vorm van projectondersteuners en projectsecretarissen.

Doel van de opdracht

We zoeken een projectsecretaris die meerdere projecten tegelijk ondersteunt. Je combineert denkkracht over financiën, inkoop en contractbeheer met daadkrachtig en behendig operationeel handelen. Je bent scherp op deadlines, werkt gestructureerd en hebt oog voor kwaliteit en samenwerking.

Werkzaamheden

• Projectbeheersing: Bewaken van voortgang, budgetten, verplichtingen en deadlines; signaleren van risico’s en afwijkingen en hierover proactief adviseren aan projectleiders.
• Financieel beheer: Opstellen, controleren en actualiseren van budgetten, kostenramingen en rapportages; verwerken van gegevens in AFAS en andere administratieve systemen; bewaken dat contracturen en projectbudgetten niet worden overschreden.
• Inkoop en contractbeheer: Coördineren van inhuur- en inkooptrajecten – van offerteaanvraag tot contractbewaking; naleven van interne procedures; zorgen voor tijdige verlenging of beëindiging van overeenkomsten.
• Projectovereenkomsten en decharge: Beheren van projectovereenkomsten; faciliteren van de administratieve en financiële afronding van projecten, inclusief voorbereiding van de decharge.
• Rapportage en advisering: Verzorgen van maandelijkse financiële overzichten en voortgangsrapportages; vertalen van cijfers naar bruikbare managementinformatie; bijdragen aan de periodieke verantwoording aan opdrachtgevers.
• Samenwerking en kennisdeling: Onderhouden van contact met interne en externe partners; beantwoorden van vragen van projectteams; bijdragen aan procesverbeteringen binnen de afdeling PMO.

Je combineert analytisch vermogen met een dienstverlenende houding en weet de balans te vinden tussen nauwkeurigheid en pragmatiek. Je floreert in een dynamische omgeving waarin samenwerking, overzicht en resultaatgericht werken centraal staan.

• Je hebt de afgelopen 7 jaar minimaal 5 jaar (aaneengesloten) aantoonbare ervaring in de functie van projectsecretaris/PMO, waarvan minimaal 3 jaar als senior projectsecretaris/PMO.
• Je bent minimaal 24 uur per week beschikbaar.
• Je bent per direct – doch uiterlijk per 1 december – beschikbaar

• Beschikking over een PMO-certificering (bijv. MSP P3O Practitioner/IPMA C-B-A PMO of soortgelijk; Foundation/IPMA D PMO als alternatief).
• Recente aantoonbare ervaring met projectbeheersing van meerdere projecten/programma’s tegelijk.
• Recente aantoonbare ervaring op het vlak van contractbeheer en inkoop (uitvoerende rol).
• Recente aantoonbare ervaring met beheer van financiële project/programma-administratie (uitvoerende rol).

• Analytisch vermogen.
• Dienstverlenende houding.
• Nauwkeurigheid en pragmatiek in balans.
• Samenwerken en resultaatgericht werken.

Interesse?

Stuur ons dan uiterlijk 12 november 2025, voor 10.00 uur je recente CV + motivatie voor deze rol, samen met je beschikbaarheid/geplande vakanties en je all-in uurtarief excl. BTW.

Voor vragen over deze procedure kunt u contact opnemen met Lisa Verheij

Extra toelichting:

• Het aanleveren van een toelichting op de eisen en de wensen is verplicht. Zonder deze toelichting kunnen wij het CV helaas niet meenemen in de procedure.
• CV in Word formaat
• Richttarief: €85
• 24-32 uur in de week