Document Controller WarmtelinQ project JP1405 Utrecht • Harvey Nash

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Document Controller - WarmtelinQ project JP1405

voor deze opdracht geen zzp

Gasunie zoekt een Document Controller voor WarmtelinQ project in Den Haag. WarmtelinQ is een duurzaam infrastructuurproject van Gasunie dat restwarmte uit de Rotterdamse haven via een ondergrondse leiding naar Zuid-Holland transporteert. Het project levert een belangrijke bijdrage aan de energietransitie door woningen en bedrijven te voorzien van milieuvriendelijke warmte. WarmtelinQ is technisch complex en vraagt om nauwe samenwerking tussen diverse partijen. We zoeken iemand die helpt om alle documenten goed te organiseren en bij te houden.

Als Document Controller ben je verantwoordelijk voor het beheer en de organisatie van projectdocumentatie gedurende de gehele levenscyclus van de documenten. Je zorgt ervoor dat alle documentatie correct wordt geïdentificeerd, geclassificeerd, opgeslagen en gedistribueerd volgens de kwaliteitsnormen en interne richtlijnen van Gasunie. Je speelt een cruciale rol in het waarborgen van de toegankelijkheid, integriteit en traceerbaarheid van alle projectdocumenten. Je zorgt voor de traceerbaarheid van documenten door het gebruik van metadata en voor tijdige distributie na een review cyclus. Daarnaast ga je als onderdeel van het Document Control team bijdragen aan het verder professionaliseren van het vakgebied.

Waar ga je werken?

Standplaats is Utrecht, werklocatie is Den Haag. Buiten je werklocatie zul je reizen in omgeving Den Haag en soms naar Groningen waar ons hoofdkantoor gevestigd is. Daarnaast is thuiswerken deels mogelijk

Leveranciers inhuur tarief

€ 67 tot € 80 afhankelijk van ervaring

Cao Gasunie Inschaling van de functie
Document en bestandbeheerder 55
Bruto Jaarsalaris 41:602 tot 60.891 excl vak geld en 13e maand

Voor deze opdracht staan wij open voor verschillende contractvormen:

✔ Loondienstverband - Inschaling conform de geldende CAO.

✔ Waadi geregistreerd - Inschaling conform de geldende CAO.

Inhuurtermijn

1 december 2025 tot 31-12-2026 (kans op verlenging)

Gevraagd aantal uur:

32-40 uur (max 1840 uur per jaar of evenredig bij gedeelte van een jaar)

Wat ga je doen?

Als Document Controller voer je de volgende werkzaamheden uit:

• Documentnummering en Identificatie: Toepassen van consistente documentnummering om documenten nauwkeurig te identificeren en te traceren. Beheren van de documentnummers om duplicatie en verwarring te voorkomen.
• Archivering en Organisatie: Digitaal organiseren en archiveren van projectdocumentatie in een voor Document Management ingerichte SharePoint (SharePoint DMP) omgeving zodat het eenvoudig toegankelijk is voor alle projectleden.
• Wijzigingscontrole en Distributie: Beheren van documentwijzigingen door het bijhouden van de metadata en zorgen voor tijdige correcte distributie en uitgifte. Waarborgen dat alle wijzigingen correct worden geregistreerd en gecommuniceerd.
• Correspondentie Afhandeling: Verwerken van inkomende en uitgaande correspondentie. Zorgen voor correcte registratie en opvolging van correspondentie.
• Master Document Register: Bijhouden en onderhouden van het Master Document Register door middel van onderhouden van de metadata. Controleren van Master Document Registers van externe partijen om consistentie en volledigheid te
• Kwaliteit en Compliance: Controleren van documenten op kwaliteit, integriteit en compliance volgens de voorgeschreven richtlijnen en vereisten om ervoor te zorgen dat alle documentatie aan de standaarden voldoet.
• Traceerbaarheid van Documenten: Waarborgen van de traceerbaarheid van documenten en de bijbehorende metadata. Zorgen dat documentinformatie op ieder moment actueel en toegankelijk is.
• Review en Distributie: Toezien op naleving van tijdsrichtlijnen voor documentdistributie na review cycli. Zorgen voor tijdige distributie van documenten en commentaren aan alle betrokken partijen.
• Voortgangsrapportage: Diverse voortgangsrapportages met betrekking tot de documentstatus beschikbaar maken (views creëren). Informeren van projectteams en management over de actuele status van documentatie.
• Bewustwording creëren: Informeren, uitleggen en adviseren van projectteams over document control procedures. Fungeren als centraal aanspreekpunt voor document control gerelateerde vragen en SharePoint DMP kwesties.
• Contact met Externe Partijen: Onderhouden van contact met contractors en leveranciers voor document control gerelateerde zaken. Bieden van informatie, uitleg en advies aan externe partijen over het gebruik van SharePoint DMP.
• Aanwezigheid bij Project Meetings: Aanwezig zijn bij projectvergaderingen om document control aspecten te bespreken en te beheren.
• Systeembeheer EDMS: Bijhouden en verlenen van toegangen tot gebruikte EDMS binnen Warmtelinq project.

Wat vragen we van je?

We zoeken iemand die zorgvuldig werkt, goed kan samenwerken en energie krijgt van structuur aanbrengen. Om succesvol te zijn als Document Controller, breng je het volgende mee:

• Minimaal MBO-4 werk- en denkniveau
• Minimaal 5 jaar ervaring met Document Control en/of Informatie Management ( Must Have)
• Ervaring met het werken aan grote (technische) projecten. ( Must Have)
• Ervaring met Document Management Systemen zoals Sharepoint of vergelijkbare platforms.
• Kennis van documentbeheerprocessen zoals versiebeheer, archivering, metadata, reviewcycli, documenttypes, classificatie, distributiematrices en het Master Document Register (MDR). ( Must Have)
• Affiniteit met software zoals MS Office (Word, Excel, Outlook) of ben je in staat om nieuwe softwaretoepassingen snel te leren en deze kennis te delen met collega's.

Als persoon

• Beheers je de Nederlandse en Engelse taal goed, zowel mondeling als schriftelijk.
• Heb je een goed organisatorisch vermogen: je kunt verschillende betrokkenen herkennen, documentenstromen in kaart brengen en prioriteiten stellen.
• Werk je nauwkeurig en heb je oog voor detail: je controleert en verwerkt documenten met grote precisie.
• Heb je een proactieve houding: je werkt zelfstandig, denkt mee en draagt bij aan duurzame oplossingen.
• Ben je flexibel en kun je goed omgaan met veranderingen: je speelt snel en effectief in op nieuwe situaties.
• Werk je pragmatisch, gestructureerd en resultaatgericht.

Solliciteren? kan naar via de button "Solliciteer nu" op deze pagina.
Graag hierbij het volgende toevoegen:

LET OP AANBIEDINGEN ZONDER HET ONDERSTAANDE WORDEN NIET IN BEHANDELING GENOMEN

• Eerst mogelijke startdatum
• Beschikbaarheid in uren per week
• Tarief voor de leverancier all-in (incl. reis- en/of verblijfkosten, excl btw)
• Vakantieplanning binnen de komende 3 maanden
• Woonplaats

Over Gasunie en de afdeling

Gasunie is een netwerkbedrijf voor energie. In Nederland en Noord-Duitsland beheren en onderhouden we de infrastructuur voor grootschalig transport en opslag van aardgas. Dit zal met de energietransitie steeds verder verschuiven naar groen gas en waterstof. Daarnaast werken we mee aan de aanleg en het beheer van netwerken voor warmte en CO₂. Wij zorgen ervoor dat dit deel van de energievoorziening veilig, ongestoord en zo duurzaam mogelijk gebeurt. Zodat iedereen altijd over energie kan beschikken.

Over de afdeling

Onze afdeling Document Control for Large Projects bestaat uit ruim 15 collega's. We werken in de grote projecten en vormen samen een team van Document Controllers die met elkaar in verbinding staan en samen het vakgebied verder willen professionaliseren.