Directiesecretaresse Utrecht • Uitzendbureau IJsselmonde

Vacatureomschrijving

Waar kom je te werken
De twaalf Nederlandse provincies werken samen via het Interprovinciaal Overleg (IPO), dat hun gezamenlijke belangen behartigt in Den Haag en Brussel. BIJ12 is de uitvoeringsorganisatie van het IPO en ondersteunt provincies met kennis, data en uitvoering op het gebied van natuur, stikstof en leefomgeving. Samen zorgen ze voor krachtige provinciale samenwerking en effectieve uitvoering van taken.
Je komt te werken bij het PMT (programma managementteam). Het PMT bestaat uit 1 programmadirecteur, 3 programmamanagers, 1 programmasecretaris. Onder leiding van het programmamanagementteam (PMT) worden de hoofdactiviteiten aangestuurd door 8 opgavemanagers en ondersteunen de secretarissen van de ambtelijke commissie en de bestuurlijke commissie het besluitvormingsproces.

Wat ga je doen
In deze functie voer je zowel secretariële taken uit als werkzaamheden op het gebied van projectmanagementondersteuning. Je verzorgt het complexe agendabeheer van het programmamanagementteam. Ook ondersteun je de opgavemanagers bij het inplannen van afspraken. Je zorgt voor het inplannen en voorbereiden van (online) bijeenkomsten en ondersteunt bij het verzamelen en opstellen van stukken en documenten. Indien gewenst stel je de agenda op, ben je bij overleggen aanwezig en help je met het vastleggen van acties en het verslag. Je bewaakt de acties en processen, signaleert knelpunten en doet verbetervoorstellen. Je hebt bij deze werkzaamheden veelvuldig contact met het programmamanagementteam, de secretarissen van de ambtelijke en bestuurlijke commissie en de opgavemanagers. Daarnaast stem je af met collega’s vanuit de provincies/ ministeries op hoog ambtelijk niveau.

Gevraagd

Wie ben jij
Eisen

• Je hebt een afgeronde opleiding op minimaal HBO niveau in de richting van secretarieel/ officemanagement;
• Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in een vergelijkbare functie;
• Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer;
• Je hebt uitstekende kennis van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
• Je hebt kennis van Microsoft Office (Outlook, Word en Excel), MS Teams en SharePoint.

Wensen

• Je hebt ruime werkervaring in de afgelopen 15 jaar met directiesecretariaat;
• Je hebt ruime werkervaring in de afgelopen 15 jaar met complex agendabeheer;
• Je hebt ruime ervaring met vertrouwelijke informatie en integriteit in werkprocessen;
• Je hebt ervaring met communicatie en afstemming met externe partners (zoals ministeries, provincies, gemeenten);
• Je hebt ervaring met project- of programmamanagementondersteuning;
• Je hebt kennis van of affiniteit met thema’s in het landelijk gebied (zoals natuur, landbouw, stikstof, klimaat);
• Je hebt ervaring met het werken in dynamische en politiek-gevoelige omgevingen.

Aanbod

Wat bieden wij

• Een marktconform salaris;
• Een leuke uitdagende functie bij een dynamische organisatie;
• Reiskostenvergoeding obv OV, reizen met de auto wordt niet gestimuleerd;
• Eindejaarsuitkering van 8,3% van het bruto jaarsalaris excl. vakantiegeld.

Overige info
Startdatum is 1 december 2025 voor minimaal 13 maanden met optie om nog 2 keer 12 maanden te verlengen.
BIJ12 vraagt om 2 referenties.
Vanwege het integriteitsbeleid vraagt BIJ12 om een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG).
Gesprekken worden gepland in de week van 17 november 2025.
Reageren op deze vacature kan tot en met woensdag 12 november 2025 om 17.00 uur.

Salaris

Marktconform salaris