Bestuurs- en directiesecretaresse Leeuwarden • Masters in Public

Wij bieden een uitdagende functie als secretaresse, waarin je de kans krijgt om je organisatorische vaardigheden te benutten en verder te ontwikkelen. Je zult een cruciale rol spelen in het soepel laten verlopen van de activiteiten van onze directeuren, managers en bestuurders. Deze functie biedt je de mogelijkheid om te groeien en jezelf te ontwikkelen binnen een bestuurlijke omgeving.

Als secretaresse werk je in een dynamische en politieke omgeving, waar je nauw samenwerkt met veel collega’s binnen de organisatie. Je vermogen om overzicht te houden, prioriteiten te stellen en zorgvuldig, adequaat en snel te handelen zal hierbij van groot belang zijn. Wij bieden je de ruimte om bij te dragen en te groeien in deze veelzijdige omgeving.

• Beheer van de agenda’s van de directeuren, inclusief de voorbereiding van vergaderingen en de notulering daarvan, om ervoor te zorgen dat belangrijke inzichten en actiepunten worden vastgelegd.
• Beheren van telefoon- en e-mailverkeer en contact onderhouden met collega’s, managers en teamsecretaresses.
• Afhandelen van alle vormen van correspondentie (digitaal en fysiek).
• In samenwerking met je collega’s uit het secretariaat bijdragen aan een soepel lopende organisatie en inspringen waar nodig.
• Organiseren en bewaken van de B&W agenda: verwerken in IBABS, beheren van de mailbox, terugkoppeling verwerken, aanjagen van collega’s en signaleren wanneer stukken aangeleverd moeten worden en publicatie intranet + website.
• Afhandelen van Collegezaken: uitzetten van schriftelijke vragen (actuele vragen/moties), bijhouden van de lange termijn agenda (LTA): signalerings- en aanjaagfunctie en bijhouden van toezeggingen.